Microsoft Adoption
Tính năng Cộng đồng trong Microsoft Teams tích hợp trải nghiệm cộng đồng Engage vào quy trình làm việc, giúp nhân viên dễ dàng khám phá các cộng đồng, cập nhật thông tin về các cuộc thảo luận và tham gia mà không cần chuyển đổi ứng dụng.
Hãy sử dụng hướng dẫn này để giúp nhân viên hiểu Cộng đồng trong Teams là gì, khi nào nên sử dụng và làm thế nào để tận dụng tối đa Engage như một phần trong trải nghiệm Teams hàng ngày của họ.
Cộng đồng trong Teams giúp giảm bớt sự cản trở giữa việc hợp tác tập trung và kết nối rộng rãi giữa các nhân viên. Mục tiêu không phải là thay thế không gian làm việc Teams hay ứng dụng Viva Engage; mà là giúp việc khám phá, đọc, trả lời và tham gia cộng đồng trở nên dễ dàng hơn ngay trong luồng làm việc của Teams.
Engage được thiết kế để tạo sự kết nối rộng rãi, cởi mở giữa các nhân viên trong toàn tổ chức. Trong khi các cuộc trò chuyện và kênh của Teams phù hợp nhất cho công việc tập trung với những cộng tác viên quen thuộc, cộng đồng Engage giúp nhân viên khám phá kiến thức, đặt câu hỏi, tham gia các cuộc trò chuyện và kết nối xung quanh vai trò, sở thích, sáng kiến và thông tin liên lạc từ lãnh đạo.
Hãy sử dụng ứng dụng Viva Engage khi bạn cần trải nghiệm đầy đủ cho các chiến dịch, sự kiện, phân tích, quản lý cộng đồng nâng cao hoặc khám phá nội dung phong phú hơn.
Bạn cần thêm trợ giúp? Hãy tham gia cùng chúng tôi hàng quý Hội thảo trực tuyến "Điểm khởi đầu". Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu những kiến thức cơ bản để thiết lập và vận hành mạng lưới của bạn một cách nhanh chóng.
Lập kế hoạch ra mắt
Hãy sử dụng cẩm nang này để củng cố câu chuyện trong việc lập kế hoạch ra mắt sản phẩm, sự đồng thuận của các bên liên quan và việc tạo điều kiện cho nhân viên phát triển.
Hiểu
Tìm hiểu cách Cộng đồng trong Nhóm kết nối nhân viên với các cuộc trò chuyện trên Engage ngay từ nơi họ đang làm việc.
Sử dụng
Hướng dẫn nhân viên cách tìm các cộng đồng trong Teams và cách duyệt, tham gia, trả lời, bày tỏ cảm xúc, sắp xếp và quản lý thông báo.
Phát triển
Hãy sử dụng quyền sở hữu rõ ràng, cộng đồng chính thức, quy trình kiểm duyệt và tín hiệu chấp nhận để duy trì tính hữu ích của cộng đồng theo thời gian.
Điểm chứng minh của khách hàng
“Việc tích hợp cộng đồng Viva Engage của chúng tôi vào Teams là một thắng lợi tức thì cho tổ chức. Bằng cách chuẩn hóa giao diện duy nhất trong Teams, chúng tôi đã giúp nhân viên giao tiếp với nhau dễ dàng và thú vị hơn bằng một công cụ đáng tin cậy mà không cần thêm bất kỳ chi phí thiết lập nào.”
Kiểm tra lại chính xác nội dung đã được khách hàng phê duyệt trước khi công bố ra bên ngoài.
Định vị
Cộng đồng trong Teams hoạt động hiệu quả nhất khi được định vị là nơi khám phá và tham gia, chứ không phải là một không gian làm việc dự án khác.
Không. Cộng đồng trong Teams cung cấp quyền truy cập dễ dàng vào các cộng đồng trong quy trình làm việc của Teams. Ứng dụng Viva Engage trong Teams vẫn giữ nguyên đầy đủ các tính năng cho các quy trình làm việc nâng cao như chiến dịch, sự kiện, phân tích và quản trị chuyên sâu.
Cho phép xem trước, xác nhận quyền quản trị, xác định các cộng đồng chính thức và dọn dẹp các không gian cũ.
Thông báo ngắn gọn cho quản trị viên và những người tiên phong, công bố thông tin liên lạc nội bộ, khơi gợi các cuộc thảo luận hữu ích và chuyển tiếp phản hồi.
Xem xét lại các chủ đề về sự tham gia, tiếng ồn, kiểm duyệt và hỗ trợ; điều chỉnh cấu trúc cộng đồng và hướng dẫn.
Sức khỏe cộng đồng và quản trị
Nếu muốn cộng đồng trở nên nổi bật hơn trong Teams, mục đích, quyền sở hữu và việc kiểm duyệt cần phải được làm rõ trước khi quảng bá rộng rãi.
Phối hợp với quản trị viên Teams để xác nhận sự sẵn sàng của người dùng, đối tượng người dùng khi ra mắt, thời gian, kênh truyền thông và các chỉ số đánh giá thành công.
Lưu trữ các cộng đồng cũ, đánh dấu các cộng đồng có giá trị cao là cộng đồng chính thức, cập nhật mô tả và xác nhận chủ sở hữu tích cực khi mức độ hiển thị tăng lên.
Cung cấp cho các quản trị viên và người nội bộ một kịch bản thuyết trình ngắn gọn, các tài liệu mẫu, lộ trình giờ làm việc và cách thức thu thập phản hồi.
Danh sách kiểm tra thiết lập lại toàn công ty
Mô hình quản lý tiếng ồn
Các biện pháp tốt nhất trong 30 ngày đầu tiên
| Chốc lát | Mục tiêu | Người sở hữu | Ví dụ |
|---|---|---|---|
| Trước khi ra mắt | Xác định cơ cấu quản trị trước thời hạn. | CNTT + Truyền thông doanh nghiệp | Công bố mô hình chủ sở hữu và lộ trình leo thang. |
| Khi thúc đẩy nhận thức | Sử dụng toàn bộ công ty một cách chiến lược | Truyền thông doanh nghiệp | Đăng một thông báo rõ ràng và đường dẫn để được trợ giúp. |
| Khi thúc đẩy nhận thức | Tránh lạm dụng thông báo. | Chủ sở hữu cộng đồng | Hãy sử dụng các bài đăng thảo luận để đưa ra phản hồi và câu hỏi. |
| Tuần 2 | Liên lạc với quản trị viên cộng đồng | Thu hút quản trị viên | Gửi danh sách kiểm tra và lời mời tham dự giờ làm việc. |
| Tuần 3-4 | Chính thức của cộng đồng Mark | Thu hút quản trị viên | Ưu tiên tất cả các cộng đồng thuộc công ty và có lưu lượng truy cập cao. |
| Đang diễn ra | Hãy biến điều đó thành hiện thực | Nhà vô địch | Gợi mở cuộc trò chuyện và nhanh chóng trả lời câu hỏi. |
Bộ công cụ nâng cao nhận thức và năng lực
Chia nhỏ nội dung hướng dẫn ra mắt sản phẩm theo từng đối tượng để quản trị viên, người tiên phong và nhân viên chỉ nhận được hướng dẫn cần thiết.
Danh sách kiểm tra quản trị cộng đồng
Mẫu thông báo tuyển dụng
Giờ đây, bạn có thể tìm và tham gia vào các cộng đồng Viva Engage trực tiếp từ Microsoft Teams. Việc cập nhật thông tin, tham gia vào các cuộc thảo luận và khám phá các cộng đồng phù hợp với công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn.
loa phóng thanh
Biểu ngữ ra mắt
Sử dụng trong toàn bộ công ty, mạng nội bộ hoặc bản tin. Tin nhắn: Việc tìm kiếm cộng đồng dễ dàng hơn trong Teams.
bóng đèn
Thẻ hướng dẫn
Sử dụng trong giao tiếp nội bộ với nhân viên. Tin nhắn: Tìm cộng đồng ở đâu và cách quản lý thông báo.
trò chuyện
Tiêu đề quản trị
Dùng cho các bài đăng của quản trị viên/người chơi giỏi. Tin nhắn: Hãy chuẩn bị cộng đồng của bạn trước khi triển khai rộng rãi.
Bắt đầu sử dụng Cộng đồng trong Teams
Nội dung dành cho nhân viên nên được thiết kế sao cho buổi hướng dẫn đầu tiên trở nên dễ hiểu: cần đi đâu, nhấp vào đâu và làm thế nào để duy trì sự gắn kết của cộng đồng.
Bạn mới sử dụng Viva Engage?
Chỉ sử dụng phần này khi các bên liên quan cần bối cảnh về cách Engage hỗ trợ kết nối rộng rãi vượt ra ngoài phạm vi cộng tác dự án Teams.
Tiếp cận đông đảo khán giả thông qua các thông báo, kết nối lãnh đạo, chiến dịch và sự kiện.
Khuyến khích đặt câu hỏi, thảo luận, phản hồi và sự tham gia giữa các học viên.
Giúp nhân viên tìm ra câu trả lời, chuyên gia và cộng đồng ngoài phạm vi nhóm làm việc trực tiếp của họ.
Các trường hợp sử dụng tương tác
Khối xây dựng
Những vai trò góp phần giữ gìn sức khỏe cộng đồng
Mô hình vận hành đơn giản giúp tránh việc chiến dịch ra mắt sản phẩm trở thành một chiến dịch chỉ diễn ra một lần rồi biến mất sau ngày đầu tiên.
Vai trò và trách nhiệm
| Vai trò | Trách nhiệm | Người sở hữu | Ví dụ |
|---|---|---|---|
| Quản trị viên CNTT/Teams | Cho phép xem trước, quản lý chính sách Nhóm, hỗ trợ truy cập | NÓ | Xác nhận sự sẵn sàng của người thuê và lộ trình hỗ trợ |
| Thu hút quản trị viên | Quản lý cài đặt mạng và cộng đồng chính thức | Chủ sở hữu nền tảng tương tác | Đánh dấu các cộng đồng chính thức và quản lý vai trò quản trị viên. |
| Truyền thông doanh nghiệp | Sở hữu toàn bộ công ty và ra mắt thông điệp | Trưởng nhóm truyền thông | Công bố thông báo và tiêu chuẩn nội dung |
| Chủ sở hữu cộng đồng | Quản lý mục đích, bài đăng, kiểm duyệt và trải nghiệm thành viên. | Chủ doanh nghiệp/cộng đồng | Hướng dẫn bằng ghim và gieo mầm các cuộc trò chuyện |
| Nhà vô địch | Mô hình hành vi và thu thập phản hồi | Trưởng nhóm nhận con nuôi | Tổ chức giờ tư vấn và chia sẻ ví dụ. |
Hãy bắt đầu với toàn bộ công ty, làm rõ mục đích và quy tắc đăng bài, sau đó mở rộng sang các cộng đồng chính thức, tư cách thành viên năng động và việc dọn dẹp/hợp nhất kho lưu trữ.
Sử dụng tư cách thành viên động khi tư cách thành viên cộng đồng tuân theo các thuộc tính như phòng ban, khu vực hoặc vai trò. Xác thực các thuộc tính ID Entra và thời gian đồng bộ trước khi ra mắt.
Sử dụng các công cụ quản trị, tín hiệu hỗ trợ bởi AI, báo cáo, giáo dục về thông báo, tắt tiếng và các quy trình dành cho chủ sở hữu cộng đồng để bảo vệ sức khỏe mạng lưới.
Tham chiếu vai trò quản trị
| Vai trò | Phạm vi | Chủ sở hữu tiềm năng | Ví dụ về nhiệm vụ |
|---|---|---|---|
| Quản trị viên toàn cầu M365 | Cấu hình và quyền hạn cho toàn bộ người thuê | NÓ | Phân công vai trò quản trị và xác thực chính sách |
| Quản trị viên tương tác | Quản trị Viva Engage cấp mạng | Chủ sở hữu nền tảng tương tác | Quản lý cài đặt và quyền điều hành mạng. |
| Quản trị viên đã được xác minh | Các nhiệm vụ hành chính trên toàn mạng lưới Engage. | Quản trị viên được chỉ định | Hỗ trợ các nhu cầu tuân thủ và kiểm duyệt |
| Quản trị mạng | Hỗ trợ mạng lưới và cộng đồng | Đội ngũ quản trị | Hỗ trợ quản lý cộng đồng và khắc phục sự cố. |
Danh sách kiểm tra áp dụng và tối ưu hóa
Tài nguyên
nhấp chuột
băng hình
nhóm thẻ liên hệ
dòng dữ liệu
thiết lập liên kết điện thoại
