Microsoft Adoption
Lập kế hoạch cho chu kỳ triển khai Microsoft Copilot kéo dài 30 ngày với hướng dẫn khởi động, trình diễn các trường hợp sử dụng,
Các gợi ý khởi đầu, giờ làm việc và công cụ đo lường.
Việc chuẩn bị ra mắt Copilot là một cột mốc thú vị, nhưng cơ hội thực sự nằm ở việc biến quyền truy cập thành những cách thức làm việc mới đầy ý nghĩa. Chương trình Copilot Activation Sprint kéo dài 30 ngày giúp các nhóm thử nghiệm Copilot trong công việc thực tế, xây dựng thói quen có thể lặp lại và tìm hiểu những gì cần mở rộng tiếp theo.
Thay vì trình bày mọi tính năng của Copilot, mục tiêu là giúp mọi người sử dụng Copilot trong công việc thực tế đủ thường xuyên để hiểu được nó giúp tiết kiệm thời gian, cải thiện chất lượng hoặc thay đổi cách thức thực hiện một nhiệm vụ ở đâu. Đến cuối sprint, nhóm cần biết những trường hợp nào đang được đón nhận tích cực, những trở ngại nào cần được chú ý và những việc cần làm tiếp theo là gì.
Bước một
Hãy bắt đầu với một mô hình làm việc quen thuộc mà nhóm của bạn có thể cải thiện bằng Copilot. Một chủ đề cụ thể giúp các thành viên trong nhóm hiểu được những gì cần thử, cung cấp cho người dẫn đầu một bản demo rõ ràng để thực hiện và tạo ra một cách thức nhất quán để nhóm xây dựng thói quen mới.
Hãy chọn một công việc thường ngày mà bạn muốn các thành viên trong nhóm thực hiện theo cách khác trong suốt quá trình chạy nước rút. Ví dụ:
| Chủ đề | Phù hợp nhất |
| Cải thiện việc theo dõi cuộc họp | Sử dụng Copilot Chat để tóm tắt nội dung cuộc họp, xác định các quyết định, soạn thảo tin nhắn tiếp theo và biến các câu hỏi chưa được giải đáp thành các bước tiếp theo. |
| Thông tin cập nhật cho các bên liên quan mạnh mẽ hơn | Hãy sử dụng Cowork hoặc một người đại diện để thu thập thông tin từ ghi chú dự án, cập nhật trạng thái hoặc tài liệu nhóm, sau đó soạn thảo một bản cập nhật ngắn gọn để người khác có thể xem xét, chỉnh sửa và chia sẻ. |
Chủ đề sprint tốt nhất là chủ đề đủ cụ thể để mọi người có thể thử ngay lập tức và đủ ý nghĩa để tạo ra sự khác biệt trong công việc hàng ngày của họ.
Bước hai
Hãy giữ kế hoạch đơn giản. Ưu tiên các hoạt động giúp các thành viên trong nhóm sử dụng Copilot trong công việc thực tế, đồng thời cung cấp cho các chuyên gia những thông tin cần thiết về hỗ trợ mà nhóm cần tiếp theo.
| Tuần | Chuyện gì sẽ xảy ra? | Các định dạng có thể | Kết quả |
| Tuần 1 | Khởi đầu và kịch bản đầu tiên | Buổi khai mạc trực tiếp, bài đăng không đồng bộ hoặc phân đoạn cuộc họp nhóm | Giới thiệu chủ đề, đặt ra kỳ vọng, chia sẻ hai hoặc ba tình huống khởi đầu và giải thích nơi để đặt câu hỏi. |
| Tuần 2 | Trình diễn và thực hành quy trình làm việc | Bản demo 15 phút, video hướng dẫn hoặc bài đăng trên Teams | Trình bày một ví dụ về quy trình làm việc, chia sẻ các gợi ý ban đầu và yêu cầu người tham gia áp dụng một tình huống vào công việc của chính họ. |
| Tuần 3 | Hỗ trợ và khắc phục sự cố | Giờ tư vấn, nhóm chat Teams hoặc hỏi đáp trực tiếp. | Tổ chức các buổi tư vấn trực tuyến, thu thập các vấn đề gây cản trở, làm rõ việc sử dụng có trách nhiệm và chia sẻ các ví dụ về những gì đang hiệu quả. |
| Tuần 4 | Chia sẻ và quyết định | Khảo sát, bài tóm tắt hoặc báo cáo nhóm. | Tóm tắt những bài học kinh nghiệm, ghi nhận những thành công ban đầu, xác định những gì cần mở rộng quy mô và đề xuất trọng tâm áp dụng tiếp theo. |
Trong suốt giai đoạn nước rút, hãy tập trung vào công việc thực tế. Giao cho các thành viên trong nhóm một nhiệm vụ cụ thể để thực hiện mỗi tuần.,
Một nơi để nhận được sự hỗ trợ và một cách để chia sẻ những gì họ học được.
Bước ba
Cách trình diễn thuyết phục nhất bắt đầu với một nhiệm vụ quen thuộc. Hãy cho thấy điểm xuất phát, lời nhắc hoặc chỉ dẫn, phản hồi của Copilot và quá trình xem xét của con người cần thiết để làm cho kết quả đầu ra hữu ích. Điều này củng cố thêm rằng Copilot hỗ trợ khả năng phán đoán của con người đồng thời giúp các thành viên trong nhóm hoàn thành nhiệm vụ mà họ vẫn đang chịu trách nhiệm.
Bước bốn
Các gợi ý khởi đầu giúp giảm thiểu tình trạng "trang trắng" và làm cho lần thử đầu tiên bớt đáng sợ hơn. Hãy đảm bảo chúng gắn liền với chủ đề kích hoạt.
| Lĩnh vực trọng tâm | Lời nhắc ban đầu |
| Cải thiện việc theo dõi cuộc họp | Sử dụng tính năng trò chuyện: “Tóm tắt các quyết định chính, những câu hỏi còn bỏ ngỏ và các bước tiếp theo từ cuộc họp này. Soạn thảo một tin nhắn tiếp theo mà tôi có thể gửi cho nhóm, và đánh dấu bất kỳ điều gì cần sự xác nhận của người phụ trách.” |
| Thông tin cập nhật cho các bên liên quan mạnh mẽ hơn | Sử dụng phương pháp làm việc nhóm: “Xem xét lại các ghi chú dự án, cập nhật trạng thái và các tài liệu liên quan. Xác định những tiến bộ, rủi ro và quyết định quan trọng nhất, sau đó soạn thảo một bản cập nhật ngắn gọn cho các bên liên quan với yêu cầu hoặc bước tiếp theo rõ ràng.” |
Khuyến khích các thành viên trong nhóm điều chỉnh các gợi ý cho phù hợp với bối cảnh, đối tượng và kết quả mong muốn của riêng họ. Mục tiêu là xây dựng sự tự tin khi sử dụng Copilot trong quy trình làm việc quen thuộc, sau đó lặp lại và cải thiện quy trình đó theo thời gian.
Bước năm
Giờ làm việc không nên là những buổi huấn luyện không giới hạn thời gian. Hãy tạo cấu trúc cho chúng để các chuyên gia có thể xác định những gì đồng đội đã thử, những điểm mà Copilot đã hỗ trợ và những vấn đề cần theo dõi.
Hãy đặt những câu hỏi như sau:
Bước sáu
Sau 30 ngày, hãy thu thập đủ bằng chứng để quyết định điều gì nên tiếp tục, thay đổi hoặc mở rộng. Hãy hỏi mọi người đã thử những gì, những gợi ý hoặc quy trình làm việc nào họ đã sử dụng lại, họ mất tự tin ở điểm nào và sự hỗ trợ nào sẽ giúp họ tiếp tục.
Hãy tập trung đánh giá vào những gì mà sprint đã tiết lộ: những mô hình làm việc nào đang trở nên dễ dàng hơn, những ví dụ nào các nhóm khác có thể sao chép và những trở ngại nào mà người quản lý chương trình cần loại bỏ. Bằng chứng đó sẽ cung cấp cho các nhà vô địch một cơ sở vững chắc hơn để lập kế hoạch cho sprint kích hoạt tiếp theo.
Một chu kỳ sprint thành công là chu kỳ có thể lặp lại và dựa trên công việc thực tế. Các thành viên trong nhóm biết cần thử gì, những người dẫn đầu biết cách hỗ trợ họ, và các nhà lãnh đạo có thể thấy những thói quen Copilot nào đang bắt đầu được hình thành. Đó là cách một sản phẩm ra mắt trở thành sản phẩm được chấp nhận: một quy trình làm việc tập trung, một nhóm và một tháng thực hành có hướng dẫn tại một thời điểm.
Ví dụ về lời nhắc
Hãy tạo một bài thuyết trình PowerPoint cho chu kỳ kích hoạt Microsoft Copilot kéo dài 30 ngày. Bài thuyết trình này nên giúp các Nhà vô địch lập kế hoạch và thực hiện một chu kỳ tập trung, giúp các thành viên trong nhóm thực hành một cách làm việc hữu ích với Copilot.
Hãy sử dụng ngữ cảnh này:
Nếu thiếu bất kỳ thông tin nào, hãy thêm một văn bản giữ chỗ rõ ràng.
Hãy xây dựng bộ slide thuyết trình với những hình ảnh sau:
Hãy giữ giọng điệu thực tế, khích lệ và dễ dàng để các Chuyên gia có thể tùy chỉnh. Tập trung vào việc giúp mọi người sử dụng Copilot trong công việc thực tế.,
Xây dựng sự tự tin và lặp lại quy trình làm việc sau khi sprint kết thúc.
Tìm hiểu hướng dẫn thực tiễn, công cụ và tài nguyên để giúp bạn thúc đẩy việc áp dụng Copilot và thu hút đội ngũ của mình.
