Bản tóm tắt
Đối với cơ quan chính phủ liên bang Hoa Kỳ này, quản lý hồ sơ và thông tin (RIM) là một phần không thể thiếu trong công việc hàng ngày. Họ phải tuân thủ các biên bản ghi nhớ và chỉ thị về phân loại và lưu giữ hồ sơ. Điều này một phần giúp họ có thể đáp ứng các yêu cầu liên tục của Đạo luật Tự do Thông tin (FOIA) mà nhiều cơ quan Liên bang nhận được. Khi nhận được yêu cầu FOIA, cơ quan phải có khả năng xuất trình tất cả hồ sơ liên quan đến vấn đề được đề cập. Nhiều trong số này là hồ sơ email. Để cho phép kiểm soát và truy cập thông tin rộng rãi dễ dàng hơn, cơ quan này đã tìm đến NEOSTEK và Colligo để tìm giải pháp tự động hóa việc di chuyển các tệp đến kho lưu trữ SharePoint của họ.
Thử thách
Đối với Cơ quan, các biện pháp của RIM nhằm đảm bảo tuân thủ M-12-18 và khả năng đáp ứng các yêu cầu của FOIA liên quan đến các quy trình phức tạp vốn là gánh nặng đối với từng nhân viên. Nhân viên được giao nhiệm vụ thiết lập các thư mục cụ thể trong hộp thư đến lưu trữ, nơi họ lưu trữ các bản ghi—được nhúng trong tệp Outlook PST. Cách tiếp cận này khiến việc phản hồi các yêu cầu của FOIA gặp khó khăn và dễ xảy ra lỗi vì một số lý do:
- Tốn thời gian xử lý thủ công
- Vấn đề về khả năng tìm kiếm khi mọi người không có mặt ở văn phòng
- Thiếu siêu dữ liệu email
- Thông tin rải rác
- Thiếu niềm tin của công chúng
Chiến lược
Để giải quyết các yêu cầu của M-12-18, Cơ quan đã làm việc với NEOSTEK để xác định và triển khai giải pháp quản lý hồ sơ từ đầu đến cuối nhằm tự động hóa quy trình chuyển đổi email thành bản ghi SharePoint có thể tìm kiếm được. Giải pháp này không chỉ giúp Cơ quan tuân thủ mà còn hợp lý hóa nhiều quy trình liên quan đến việc hoàn thành các yêu cầu FOIA.
Colligo được Agency giao nhiệm vụ đưa ra giải pháp tự động đẩy email vào SharePoint dưới dạng hồ sơ. Colligo đã triển khai Trình quản lý email Colligo của họ, một plug-in Outlook tích hợp liền mạch SharePoint với Outlook trong giao diện Outlook gốc. Các quy trình quản lý hồ sơ cơ bản không cần thay đổi và không cần đào tạo chuyên sâu. Điều này cho phép Colligo triển khai giải pháp Trình quản lý Email của họ một cách nhanh chóng. Với Trình quản lý Email, nhân viên có thể làm quen ngay lập tức. Giải pháp này giúp nhân viên có thể xem bản ghi SharePoint từ trong giao diện Outlook quen thuộc.
Kết quả
Kể từ khi triển khai giải pháp mới, Cơ quan đã giảm đáng kể thời gian cần thiết để đáp ứng các yêu cầu của FOIA, cũng như chi phí liên quan đến hoạt động kém hiệu quả. Hơn nữa, Cơ quan đã cải thiện các phương pháp quản lý hồ sơ của mình phù hợp với mô hình hoàn thiện của liên bang, tăng cường tuân thủ, nhận ra sự chấp nhận của người dùng 100% và cải thiện sự cộng tác giữa các nhân viên.
Tiết kiệm thời gian và chi phí
Trước đây, các yêu cầu FOIA phức tạp có thể yêu cầu 40 nhân viên trở lên, mỗi người dành 3-5 giờ để tìm thông tin. Giờ đây, việc tìm kiếm này có thể được thực hiện bởi một người trong vòng chưa đầy một giờ. Với tốc độ $150/giờ trong bốn giờ cho mỗi nhân viên, điều này thể hiện mức tiết kiệm $23.850 cho mỗi yêu cầu phức tạp. Mỗi năm, Cơ quan nhận được hơn 175 yêu cầu phức tạp, tiết kiệm được hơn $4 triệu mỗi năm. Tỷ lệ áp dụng của nhân viên đạt 100% trong thời gian ngắn, cho phép đại lý nhận ra hiệu quả khác nhờ giải pháp Colligo.
Thực hành quản lý hồ sơ cao cấp
Việc triển khai Colligo Email Manager đã cải thiện nhiều quy trình quản lý hồ sơ. Bản ghi email không còn bị trùng lặp vì hệ thống sẽ gắn cờ các email đã được người dùng khác lưu. Các bản ghi được gắn thẻ với siêu dữ liệu phong phú cho phép tìm kiếm tốt hơn. Lịch trình lưu giữ được tự động hóa dựa trên việc phân loại hồ sơ ngay khi chúng được ghi lại. Với Trình quản lý Email, nhân viên chỉ cần kéo và thả các email đủ điều kiện làm bản ghi vào thư mục SharePoint dùng chung. Quá trình tương tự này cũng có thể được sử dụng cho các tệp không phải email được kéo vào ngăn điều hướng Outlook. Nhân viên có thể duy trì sự tuân thủ tất cả các biên bản ghi nhớ và chỉ thị hiện hành nhờ các quy trình được sắp xếp hợp lý và có sẵn chức năng tìm kiếm tốt hơn.
Lợi nhuận của mô hình trưởng thành NARA
NEOSTEK và Colligo Email Manager đảm bảo rằng Cơ quan đáp ứng các tiêu chí thành công được xác định bởi Mô hình trưởng thành của Chương trình RIM Liên bang4, đây là công cụ phân tích toàn chính phủ do NARA thiết kế để đánh giá hiệu quả của chương trình quản lý hồ sơ của cơ quan. Với Trình quản lý email Colligo, NEOSTEK đã hỗ trợ Đại lý theo đuổi mức độ trưởng thành cao nhất (Cấp 4— “Được nhúng”), đạt được bằng cách nhúng và tích hợp giải pháp email trong Đại lý.
