TECE số hóa các quy trình dựa trên tài liệu với d.velop và Office 365

Bản tóm tắt

TECE là một công ty gia đình cỡ trung bình có trụ sở tại Đức chuyên sản xuất hệ thống lắp đặt và vệ sinh đã nhận được nhiều chứng chỉ và giải thưởng. Với các văn phòng, công ty con và đối tác bán hàng trên toàn thế giới, công ty được hưởng lợi từ mức độ sản xuất theo chiều dọc cao và việc tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng khắt khe.

TECE muốn thiết lập một hệ thống quản lý thông tin làm kho lưu trữ dữ liệu trung tâm. Mục đích là để phù hợp với chiến lược đám mây của họ và tích hợp liền mạch với các ứng dụng CRM và ERP, đồng thời đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Làm việc với d.velop, TECE đã triển khai giải pháp cung cấp quyền truy cập vào các tài liệu kinh doanh quan trọng trong Office 365 và SharePoint trong bối cảnh thông tin đối tượng kinh doanh có liên quan (khách hàng, nhà cung cấp, nhân sự, sản phẩm, dự án, đơn đặt hàng, trường hợp). Điều này đạt được thông qua quy trình tự động và tiêu chuẩn hóa dựa trên dữ liệu CRM/ERP hiện có. Tất cả thông tin đều có thể truy cập được mà không cần rời khỏi ứng dụng chính, thiết lập tính minh bạch về thông tin và tài liệu đầy đủ trên tất cả các công ty con và phòng ban. Người dùng có thể dễ dàng và nhanh chóng tìm thấy tài liệu và có được cái nhìn toàn diện về mọi thông tin. Khi thông tin có sẵn một cách dễ dàng, người dùng có thể tự do tập trung vào những gì cần thiết.

Thử thách

TECE là một công ty quốc tế có tốc độ phát triển năng động. Với hơn 22 công ty con và địa điểm sản xuất tại 5 địa điểm ở nhiều quốc gia khác nhau, kho chứa thông tin là một phần trong cuộc sống hàng ngày của nhân viên. Thông tin chỉ được chia sẻ giữa các bộ phận và chỉ với những nhân viên bị ảnh hưởng trực tiếp, hạn chế khả năng cung cấp thông tin quan trọng trong toàn tổ chức. Việc liên lạc theo chiều dọc trong các kho thông tin này khiến không thể tạo điều kiện minh bạch hoàn toàn, dẫn đến việc tìm kiếm tốn thời gian, nỗ lực trùng lặp và thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận khác nhau, cuối cùng dẫn đến bỏ lỡ cơ hội. Một ví dụ lặp đi lặp lại xảy ra ở các công trường xây dựng, khi thông tin không có sẵn trong quá trình liên lạc quan trọng với các đối tác kinh doanh. TECE muốn và cần truy cập thông tin nhanh chóng và dễ dàng - bất kể ở đâu và khi nào.

Dựa trên các vấn đề về tính khả dụng khi truy cập di động cũng như việc sử dụng giữa các công ty con, công ty đã theo đuổi chiến lược ưu tiên đám mây. Cuối cùng, mục tiêu là cho phép số hóa hoàn chỉnh, tuân thủ pháp luật và minh bạch tất cả các tài liệu cũng như việc lưu trữ chúng. Sự liên kết của chiến lược đám mây với các mục tiêu này cho phép mở rộng quy mô, phối hợp dễ dàng và giảm chi phí nhờ cung cấp các dịch vụ được quản lý. Các quy trình và quy trình làm việc, chẳng hạn như quy trình mua hàng để thanh toán, có thể được cải thiện hơn nữa vì thông tin có thể truy cập dễ dàng. Ngoài ra, các kho chứa thông tin có thể được loại bỏ một cách bền vững. Sự minh bạch hoàn toàn mang lại kết quả cụ thể giúp tiết kiệm thời gian và công sức, bằng cách cải thiện sự phối hợp giữa các phòng ban và địa điểm thực tế, cũng như đảm bảo rằng các quyết định được đưa ra dựa trên các phiên bản tài liệu chính xác.

Thử thách lớn nhất trong dự án là di chuyển giải pháp hiện có nơi thông tin được lưu trữ trong SAP, Salesforce và các hệ thống tệp sang Office 365 làm vị trí trung tâm, toàn diện cho thông tin. Ngoài ra, thông tin được lưu trữ tập trung đó cần phải có sẵn trực tiếp thông qua tích hợp trong SAP và Salesforce.

Chiến lược

TECE phụ thuộc một cách chiến lược vào SharePoint. Yêu cầu thiết lập hệ thống quản lý thông tin làm kho lưu trữ tài liệu trung tâm đã được đáp ứng với sự ra đời của d.velop cho Office 365. Kho lưu trữ đó tổ chức các tài liệu trong các thư mục tệp dựa trên tiêu chí kinh doanh (theo khách hàng, nhà cung cấp, đơn đặt hàng, v.v.) và cả lưu trữ các bảng dữ liệu kỹ thuật và cung cấp tất cả những thứ này, trong ngữ cảnh phù hợp, trực tiếp trong quy trình SAP hoặc Salesforce. Nền tảng mà d.velop tạo ra cũng cho phép lưu trữ và lưu giữ tuân thủ pháp luật.

Về mặt chiến lược, việc sử dụng Office 365 cho phép trao đổi và cộng tác trực tuyến, chẳng hạn như trong các dự án có yêu cầu thay đổi liên tục đòi hỏi phải quản lý thông tin giữa các địa điểm và đơn vị kinh doanh. Với sự tích hợp đầy đủ của tất cả các hệ thống, các quy trình của TECE có thể được sắp xếp hợp lý và các vấn đề về tuân thủ và quản trị có thể được giải quyết một cách toàn diện, mang tính chiến lược.

Kết quả

Bằng cách giới thiệu một hệ thống quản lý thông tin, TECE đã có thể giảm bớt sự thiếu hiệu quả liên quan đến việc có nhiều giải pháp riêng biệt. Thay vào đó, d.velop dành cho Office 365 được sử dụng để biến Office 365 thành trung tâm thu thập thông tin bắt nguồn từ các ứng dụng quan trọng về mặt chiến lược, bao gồm SAP với tư cách là ERP và Salesforce với tư cách là CRM. Lợi ích lớn nhất đối với TECE là giờ đây mọi nhân viên đều có quyền truy cập vào tất cả các tài liệu liên quan, mọi lúc, mọi nơi. Với hơn 1,5 triệu tài liệu số hóa mỗi năm, TECE hiện có thể truy cập thông tin của mình ngay lập tức – bất kể thông tin đó được lưu trữ trong tệp khách hàng, đơn đặt hàng hay nhà cung cấp.

Đọc nghiên cứu trường hợp đầy đủ