Northumbrian Water sử dụng SharePoint Syntex và Microsoft Viva Topics để cung cấp kiến thức

Bản tóm tắt

Nước là nguồn tài nguyên thiết yếu cho sự sống và theo Nước Anh, một người trung bình chỉ riêng ở Anh sử dụng gần 142 lít nước mỗi ngày. Để dễ hình dung, lượng chất lỏng đó gấp khoảng 3,5 lần lượng chất lỏng trong cơ thể người bình thường. Nhưng nguồn nước mà chúng ta sử dụng không xuất hiện một cách kỳ diệu trong ly uống nước hoặc chảy qua vòi hoa sen của chúng ta - nó được phân phối thông qua đường ống và đường thủy được lên kế hoạch, bảo trì và giám sát phức tạp. Nó đòi hỏi sự suy nghĩ, lập kế hoạch và cơ sở hạ tầng phong phú của con người. Việc cung cấp nước sạch đòi hỏi sự quan tâm và làm việc chăm chỉ của các công ty như Northumbrian Water.

Phục vụ hơn 4,4 triệu người ở Vương quốc Anh, Nước Northumbria cung cấp dịch vụ nước và nước thải trên khắp các quận phía bắc nước Anh như Northumberland, Tyne and Wear, Durham và một phần Bắc Yorkshire. Tận tâm cung cấp các dịch vụ nước đáng tin cậy, linh hoạt, quan trọng đối với sức khỏe cộng đồng, đồng thời mang lại trải nghiệm vượt trội cho khách hàng, Northumbrian Water đã trở thành công ty dẫn đầu trong lĩnh vực của họ, tận dụng sự đổi mới và công nghệ mới để thực hiện những lời hứa của mình.

Thử thách

Giống như các ngành dịch vụ khác, vệ sinh, lọc và phân phối nước thường dựa vào các quy trình truyền thống lỗi thời – bao gồm lập bản đồ và tài liệu bằng giấy, ghi dữ liệu thủ công, v.v. Nhưng trong những năm qua, Northumbrian Water đã bắt đầu thực hiện một cách tiếp cận khác, tìm cách sử dụng công nghệ và đổi mới để đơn giản hóa các quy trình và quản lý kiến thức của tổ chức, cuối cùng là đảm bảo họ cung cấp sản phẩm tốt nhất và trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

Để phục vụ lượng dân số khổng lồ trong khu vực, Northumbrian Water quản lý mạng lưới nước và nước thải dài hàng nghìn km, đảm bảo rằng mạng lưới này được bảo trì đầy đủ. Làm như vậy đòi hỏi phải có tài liệu chi tiết về mọi tài sản trong mạng, dẫn đến số lượng tài liệu hiện lên tới khoảng 20 triệu tài liệu. Làm cách nào để sắp xếp kho lưu trữ khổng lồ này để tìm một tài liệu cụ thể? Và có cách nào để nhân viên có thể nhanh chóng kết nối với các chuyên gia khác về một nội dung, địa điểm hoặc quy trình nhất định không? Làm thế nào họ có thể tiếp cận những kiến thức nội tại được lưu trữ trong tâm trí của lực lượng lao động lớn tuổi hoặc những người có kinh nghiệm địa phương?

Với mong muốn phá bỏ các rào cản ngăn cản tổ chức nhanh chóng tìm kiếm và sử dụng kiến thức quan trọng của tổ chức, Northumbrian Water đã thuê đối tác ClearPeople của Microsoft Gold để giúp giải quyết nhu cầu khám phá và nắm bắt kiến thức của họ bằng cách triển khai và tận dụng các công nghệ Microsoft 365 mới nhất.

Chiến lược

Để bắt đầu hành trình chuyển đổi kiến thức, Northumbrian Water đã di chuyển tất cả 20 triệu tài liệu, được lưu trữ trên nhiều hệ thống khác nhau, sang Microsoft SharePoint – để chúng có thể truy cập được trong một kho lưu trữ trung tâm. Northumbrian Water ước tính rằng trong năm tới số lượng tài liệu này có thể sẽ tăng hơn gấp đôi - lên tới 50 triệu tài liệu.

Sau quá trình di chuyển, ClearPeople đã làm việc với Microsoft để cung cấp cho Northumbrian Hội thảo Khám phá Tri thức – một hội thảo do Microsoft tài trợ, nơi các đối tác đánh giá nguồn nội dung, loại nội dung cũng như hành trình và kịch bản của người dùng để phát triển thí điểm các giải pháp Dịch vụ Nội dung và Tri thức của Microsoft kết hợp với giải pháp riêng của họ. Là một phần của chương trình thí điểm này, ClearPeople đã triển khai giải pháp Microsoft 365 của họ, Atlas, kết hợp các công cụ Microsoft 365 như Microsoft Teams, SharePoint, Outlook, Microsoft Viva Topics và SharePoint Syntex thành một nền tảng hợp nhất để có trải nghiệm liền mạch.

Tận dụng Microsoft Viva Topics và SharePoint Syntex, Northumbrian Water nhanh chóng phát hiện ra sức mạnh và khả năng của các giải pháp tri thức mới nhất của Microsoft. “Nội dung của chúng tôi trước đây được chia sẻ rộng rãi trong các hệ thống chia sẻ tệp và các hệ thống kế thừa khác hiện đã tập trung ở một nơi. Và bây giờ chúng ta có thể bắt đầu làm những việc mà trước đây rất khó làm. Tôi rất vui mừng vì lần đầu tiên chúng tôi hiểu rõ hơn về tất cả nội dung chúng tôi có và chúng tôi có thể bắt đầu xây dựng dựa trên nội dung đó và thực hiện một số điều rất thú vị với nó.” Craig Stanley, Chuyên gia tư vấn về Hợp tác và Năng suất Nước của Northumbrian, cho biết.

Với Microsoft Viva Topics, nhân viên tại Northumbrian Water giờ đây có thể xác định tài sản, dự án xây dựng và thậm chí cả quy trình cho công việc họ làm mà không cần rời khỏi ứng dụng họ đang làm việc hoặc chạy truy vấn tìm kiếm quy mô lớn. Nếu nhân viên biết máy bơm cần được thay thế, họ có thể di chuột qua từ được đánh dấu trong SharePoint và xem thẻ chủ đề liên quan, giới thiệu các chuyên gia về máy bơm cụ thể đó, đọc mô tả và truy cập các tài liệu phù hợp nhất. Với Viva Topics, nhân viên tại Northumbrian nhanh chóng có được thông tin cập nhật về chủ đề họ cần để hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Trò chơi thậm chí còn có khả năng thay đổi nhiều hơn nữa là việc Northumbrian Water sử dụng SharePoint Syntex – phần bổ sung mới nhất cho Dịch vụ Nội dung của Microsoft. SharePoint Syntex sử dụng công nghệ giảng dạy bằng máy và AI tiên tiến để nâng cao kiến thức chuyên môn của con người, tự động hóa quá trình xử lý nội dung và chuyển đổi nội dung thành kiến thức. Sử dụng mô hình AI không mã, người dùng có thể nắm bắt kiến thức chuyên môn để phân loại và trích xuất thông tin, đồng thời tự động áp dụng siêu dữ liệu, giúp chia sẻ và khám phá nội dung dễ dàng hơn.

Kết quả

Bằng sức mạnh của AI, Northumbrian Water đang dạy SharePoint Syntex cách nhận biết các bản vẽ cụ thể – bao gồm cả bản đồ cơ sở hạ tầng – để họ có thể nắm bắt thông tin chính từ bản vẽ, ghi lại và giúp các chuyên gia trong tổ chức dễ dàng tìm thấy hơn.

Một ví dụ mà Northumbrian Water có thể thấy SharePoint Syntex trở nên cực kỳ có giá trị đối với tổ chức là trong việc nắm bắt kiến thức được nắm giữ bởi lực lượng lao động già - chẳng hạn như bản đồ vẽ tay - áp dụng mô hình AI vào đó để nhận dạng các thành phần chính khác nhau, đồng thời tự động thu thập và ghi lại các thành phần đó để cung cấp kiến thức cho các chuyên gia mới khi họ tham gia.

Craig Stanley đã chia sẻ ví dụ sau:

“Chúng tôi có một thành viên giàu kinh nghiệm làm việc ở vùng nông thôn sử dụng một chiếc xe tải rất cũ để vận chuyển. Chiếc xe tải đã đến hạn phải thay thế, nhưng anh ấy không cho chúng tôi thay nó. Cuối cùng, nhóm thiết bị đã biết được lý do. Khi lái xe đến các khu vực khác nhau, anh ấy đang vẽ lên trần nhà nơi có nguồn điện chính và một số tài sản nhất định.”

Với những công nghệ này, Northumbrian Water đang giải quyết những thách thức trong việc chuyển đổi kiến thức từ lực lượng lao động già, giúp kiến thức dễ được khám phá hơn và rút ngắn quy trình truy vấn. bang Stanley, “Với SharePoint Syntex và Microsoft Viva Topics, giờ đây chúng tôi đã tìm ra cách, trên quy mô lớn, để tập hợp tất cả thông tin và con người của chúng tôi, đồng thời xác định những loại chuyên gia đó trong doanh nghiệp của chúng tôi, đồng thời xác định và quản lý thông tin theo các chủ đề dễ quản lý hơn.” Bằng cách đó, Northumbrian Water sẽ có thể phát huy di sản của mình với tư cách là công ty dẫn đầu về đổi mới trong các dịch vụ nước và nước thải, đồng thời vượt ra khỏi các quy trình cũ, lỗi thời. Bằng cách tiết kiệm thời gian thông qua trải nghiệm tìm kiếm được cải thiện, loại bỏ một loạt tác vụ thủ công, tự động hóa việc khám phá tài liệu và cải thiện phương pháp cộng tác với SharePoint Syntex và Microsoft Viva Topics, Northumbrian Water ước tính rằng họ sẽ có thể tiết kiệm 50 triệu bảng Anh trong 36 tháng tới.

Đọc nghiên cứu trường hợp đầy đủ