Doanh nghiệp Fortune 100 vượt qua cuộc kiểm toán và đạt được sự tuân thủ với giải pháp quản lý hồ sơ cho SharePoint với Collabware

Bản tóm tắt

Một doanh nghiệp Fortune 100 trong một ngành được quản lý chặt chẽ (“Doanh nghiệp”) có yêu cầu tuân thủ các chính sách quản lý lưu giữ nghiêm ngặt và phải được kiểm toán thường xuyên. Tuy nhiên, Doanh nghiệp đang thiếu các biện pháp kiểm soát hồ sơ để đáp ứng yêu cầu pháp lý này. Họ đã triển khai giải pháp quản lý hồ sơ cho SharePoint để thu thập hồ sơ và hiển thị các quy trình quản lý hồ sơ có thể bảo vệ.

Thử thách

Với các cuộc kiểm toán đang chờ xử lý, Doanh nghiệp cần đảm bảo tuân thủ quy định. Doanh nghiệp đã có một chương trình quản lý hồ sơ hoàn thiện. Tuy nhiên, do không có hệ thống hoặc quy trình quản lý hồ sơ tự động nên Doanh nghiệp phải thực hiện những việc sau:

• Thiết lập sự tuân thủ quản lý hồ sơ trong môi trường SharePoint
• Tự động hủy tài liệu dựa trên yêu cầu pháp lý
• Giảm chi phí lưu trữ bằng cách thêm chính sách lưu giữ tài liệu với ngày hủy cho tất cả các thư viện

Chiến lược

Doanh nghiệp đã chọn mở rộng chức năng của khoản đầu tư SharePoint mà họ đang sử dụng để cộng tác và bắt đầu sử dụng để quản lý nội dung. Doanh nghiệp quyết định triển khai giải pháp Collabware CLM, giải pháp tự động hóa quy trình quản lý hồ sơ trong khi vẫn duy trì tính tuân thủ đối với tài liệu. Với sự hỗ trợ từ Collabware, giải pháp Collabware CLM của Doanh nghiệp đã đi vào hoạt động trong vòng chưa đầy năm tháng - bao gồm đào tạo người quản lý hồ sơ và thử nghiệm chấp nhận của người dùng.

Trong suốt quá trình, Collabware đã cung cấp chương trình đào tạo tại chỗ, dịch vụ tư vấn từ xa và người quản lý tương tác với khách hàng tận tâm để hỗ trợ nhóm nội bộ. Đại diện Doanh nghiệp cho biết: “Đào tạo diễn ra kỹ lưỡng và hiệu quả và Collabware luôn sẵn sàng hỗ trợ điều hướng trong quá trình triển khai kỹ thuật. Nhóm Collabware đã làm việc cùng với chúng tôi để nhanh chóng giải quyết mọi vấn đề phát sinh và nhìn chung thật tuyệt vời khi được làm việc cùng!”

Kết quả

Một bộ phận được quản lý chặt chẽ của doanh nghiệp hiện đã hoàn toàn tuân thủ các cơ quan quản lý của mình. Do khả năng của giải pháp trong việc thu thập hồ sơ một cách hợp pháp và hiển thị các quy trình quản lý hồ sơ có thể bảo vệ, Doanh nghiệp đã vượt qua cuộc kiểm toán bên ngoài quy mô lớn gần đây – một cột mốc quan trọng và xác nhận việc triển khai giải pháp.

Việc triển khai Collabware CLM ban đầu là lần đầu tiên trong số nhiều triển khai được triển khai ở các bộ phận khác nhau trong Doanh nghiệp. Nhân viên đã nhận thức rõ hơn nhiều về Chương trình quản lý hồ sơ và Doanh nghiệp dự kiến chi phí lưu trữ sẽ giảm đáng kể.