Công ty dịch vụ và phân phối tự động hóa quy trình hóa đơn của họ với SharePoint và Ephesoft

Bản tóm tắt

DH Pace là một công ty quốc gia đã cung cấp các sản phẩm và dịch vụ liên quan đến cửa, bến tàu và cửa cho các chủ nhà và doanh nghiệp kể từ năm 1926. Họ có hơn 2.200 nhân viên tại 45 địa điểm với đội xe hơn 1.200 xe và luôn sẵn sàng trợ giúp khách hàng lắp đặt, bảo trì và bảo trì tất cả các loại hệ thống cửa, bến tàu và kiểm soát truy cập. DH Pace đã tìm đến Zia Consulting và Ephesoft để giúp họ hợp lý hóa quy trình thanh toán tài khoản và sử dụng tốt hơn nền tảng SharePoint hiện có của họ.

Thử thách

Mỗi tháng, DH Pace xử lý hàng nghìn hóa đơn từ hàng trăm nhà cung cấp, mỗi nhà cung cấp có định dạng khác nhau. Điều này đòi hỏi nhân viên của DH Pace phải tốn nhiều công sức nhập dữ liệu. Ngoài ra, họ còn phân loại và lập chỉ mục các tài liệu theo cách thủ công, điều này dễ xảy ra lỗi của con người. Họ cần một cách để hợp lý hóa quy trình của mình, cải thiện chất lượng, cải thiện sự hài lòng của khách hàng và tăng hiệu quả.

Chiến lược

Là khách hàng của Zia Consulting, đối tác cấp bạch kim của Ephesoft, DH Pace đã nhận được trợ giúp về tự động hóa để tạo ra quy trình tài khoản phải trả hiệu quả hơn. Sau cuộc họp khám phá, Zia Consulting đã đề xuất họ triển khai nền tảng Ephesoft Smart Capture® để tự động hóa quá trình xử lý hóa đơn của mình. Hệ thống thu thập tài liệu thông minh của Ephesoft được hỗ trợ bởi công nghệ máy học có giám sát để thu thập, phân loại, trích xuất, xác thực và xuất siêu dữ liệu. DH Pace đã tích hợp Ephesoft với nền tảng Microsoft SharePoint hiện có của họ để xử lý xuyên suốt, truyền dữ liệu trực tiếp vào hệ thống quản lý nội dung của họ.

 

“SharePoint đã giúp chúng tôi tăng tốc các quy trình làm việc nội bộ theo nhiều cách khác nhau—bao gồm quản lý tài liệu, phê duyệt hợp đồng và bảo trì tòa nhà/hệ thống. Với SharePoint làm hệ thống quản lý nội dung, chúng tôi có thể dễ dàng giao nhiệm vụ riêng lẻ cho người dùng, thiết kế các cấp độ phê duyệt cho các loại tài liệu và dễ dàng báo cáo chi tiết về từng loại tài liệu. SharePoint đã giúp tổ chức của chúng tôi hoạt động hiệu quả hơn,” Robbie Carlson, nhà phân tích kinh doanh tại DH Pace cho biết.

Kết quả

Giải pháp tổng thể giúp giảm thiểu sai sót và đẩy nhanh thời gian xử lý. Zia Consulting hiện đang trong quá trình tự động hóa thêm hai bộ phận phụ trách tài khoản phải trả. Các lớp hàng loạt mới này sẽ xử lý thêm 1.000 hóa đơn mỗi tháng. Zia sẽ chỉ mất 11 tuần để thực hiện dự án.

Kevin Dunn, trợ lý giám đốc cải tiến quy trình nhận xét: “Ephesoft và Zia đã cung cấp giải pháp trọn gói với một mức giá duy nhất và mang lại cho chúng tôi sự linh hoạt mà chúng tôi cần…mà không phải lo lắng về các chi phí bổ sung.”

Đọc nghiên cứu trường hợp đầy đủ