Khách hàng
Thành Phố Brampton
Bản tóm tắt
Là nơi có thành phố lớn thứ chín của Canada, các giải pháp quản lý hồ sơ và nội dung của Thành phố Brampton (Ontario) không còn đáp ứng các yêu cầu ngày càng tăng về tuân thủ và quản trị. Các nhân viên của Thành phố đã cảm nhận được những ảnh hưởng này, những người đã cố gắng tối ưu hóa giải pháp lỗi thời của họ một cách tốt nhất có thể.
Rõ ràng là Thành phố phải thực hiện chuyển đổi kỹ thuật số. Mặc dù đây là một kịch bản phổ biến ngày nay, nhưng hoàn cảnh của họ lại không như vậy. Thành phố đã nhanh chóng xử lý hai dự án quan trọng—một là nâng cấp từ SharePoint 2007 lên SharePoint Trực tuyến, dự án thứ hai là triển khai hệ thống quản lý hồ sơ và tài liệu điện tử.
Thử thách
Để khởi động quá trình chuyển đổi kỹ thuật số, Thành phố cần chuyển sang đám mây. Ngoài ra, Thành phố cũng cần một hệ thống quản lý tài liệu quan trọng hơn có thể hoạt động trên môi trường SharePoint của họ. Nhóm quản lý hồ sơ tại Thành phố đã sử dụng phiên bản SharePoint 2007 của họ cho một số hoạt động quản lý nhưng cuối cùng lại dựa vào hồ sơ vật lý để theo dõi tài liệu. Đội ngũ quản lý thông tin cũng tham gia và hợp tác với đội ngũ quản lý hồ sơ để đánh giá các quy trình quản trị và tuân thủ. Rõ ràng là có những lỗ hổng trong chính sách của họ. Trong khi tất cả những điều này đang diễn ra, Thành phố cũng đang trải qua nhiều đợt thay đổi nhân sự khiến các nhà quản lý đến và đi liên tiếp trong thời gian ngắn.
Chiến lược
Để di chuyển các tệp hiện có của họ sang SharePoint Trực tuyến và triển khai giải pháp quản lý hồ sơ bổ sung, Thành phố đã chọn hợp tác với Gimmal. Với các giải pháp quản lý và quản lý hồ sơ, Gimmal là lựa chọn tốt nhất cho nhu cầu quản lý thông tin của Thành phố. Tầm nhìn của Thành phố về giải pháp quản lý nội dung và quản lý hồ sơ toàn diện phù hợp chặt chẽ với khả năng và chuyên môn về phần mềm của Gimmal.
Gimmal đã có thể đáp ứng nhu cầu quản lý thông tin và hồ sơ của Thành phố bằng các giải pháp phần mềm hoạt động trên SharePoint của họ. Khi Thành phố chuyển sang SharePoint Trực tuyến, Gimmal đã có thể triển khai phần mềm quản trị nội dung của họ để chạy trên đó. Kiến trúc SharePoint đóng vai trò là nơi tuyệt vời để triển khai các giải pháp quản trị và quản lý hồ sơ. Những giải pháp quan trọng trong kinh doanh này đã trở thành nền tảng cho hệ thống ECM được cá nhân hóa của Thành phố được gọi là BRiMS (Hệ thống quản lý thông tin và hồ sơ Brampton). Với giải pháp này, Thành phố có thể giành được nhiều quyền kiểm soát hơn đối với thông tin của mình ở tất cả các phòng ban. Gimmal đã có thể hỗ trợ triển khai BRiMS, cung cấp đào tạo và chuyển giao kiến thức cho nhân viên của Thành phố.
Kết quả
Với BRiMS được kiến trúc và triển khai để quản lý thông tin trên toàn tổ chức, Thành phố đã đặt ra một giải pháp cụ thể được thực hiện cho nhu cầu chính xác của họ. Trong quá trình di chuyển, hơn hai triệu tài liệu đã được chuyển thành công từ Máy chủ SharePoint sang SharePoint Trực tuyến. Điều này cũng bao gồm việc chuyển 3.500 người dùng sang Office 365, chạy trên Azure. Với khả năng truy cập SharePoint Online, giờ đây các nhóm có thể làm việc với thiết bị di động của mình. Các giải pháp quản lý và quản lý hồ sơ của Gimmal đã giúp nhân viên của Thành phố dễ dàng tìm thấy thứ họ cần hơn. Với giải pháp Gimmal, loại nội dung và siêu dữ liệu được chỉ định ngay khi chúng được tải lên. Các trang web mạng nội bộ của nhóm cũng được Thành phố tạo ra và cấu trúc do phần mềm của Gimmal đặt ra giúp sắp xếp các trang web một cách ngăn nắp và dễ tìm. Tỷ lệ chấp nhận của nhân viên rất cao nhờ giao diện SharePoint quen thuộc và khả năng tích hợp chặt chẽ với Gimmal.
Thành phố đặt mục tiêu hoàn thành các dự án này để chứng minh hoạt động của họ trong tương lai, cũng như tạo điều kiện cho sự đổi mới thông qua tổ chức. Sau khi các dự án hoàn thành, Thành phố cảm thấy sẵn sàng cung cấp dịch vụ tốt nhất có thể cho người dân Brampton.
