Thành phố Bellevue tối đa hóa việc quản lý hồ sơ với SharePoint và Gimmal

Bản tóm tắt

Thành phố Bellevue (WA) đang trải qua sự tăng trưởng thông tin không kiểm soát được trong toàn tổ chức của họ. Kết quả là môi trường tuân thủ của họ bị căng thẳng quá mức. CNTT đang xử lý nhiều giải pháp nội dung và kho lưu trữ đã có sẵn. Số lượng các hệ thống tách rời đã làm tăng chi phí CNTT của Thành phố trong quản lý và bảo trì cơ sở hạ tầng, đồng thời nguy cơ không thể tìm thấy nội dung và khả năng quản lý yếu kém đang ngày càng gây lo ngại.

Thử thách

Với yêu cầu quản lý hồ sơ ngày càng tăng, Thành phố cần trợ giúp trong việc thiết lập giải pháp công nghệ để đáp ứng yêu cầu quản lý thông tin của họ. Họ cũng cần đảm bảo khả năng mở rộng trong vòng 5 đến 10 năm tới. Để vượt qua những trở ngại này, Thành phố cần hỗ trợ trong việc tạo cơ sở hạ tầng quản trị cho tất cả các tài liệu, nội dung và hồ sơ nhằm đáp ứng nhu cầu thay đổi, đảm bảo tuân thủ, giảm khối lượng công việc của CNTT và giảm chi phí ngày càng tăng.

Chiến lược

Thành phố đã sử dụng Quản lý hồ sơ Gimmal kết hợp với các dịch vụ triển khai Gimmal để xây dựng trên nền tảng SharePoint nhằm tạo ra giải pháp quản lý hồ sơ tuân thủ Bộ Quốc phòng (DoD) 5015.2 đầy đủ tính năng. Giải pháp này cung cấp khả năng tạo và quản lý tập trung các chính sách lưu giữ bản ghi cho nội dung được lưu trữ trên các Trung tâm Bản ghi SharePoint. Thành phố cũng triển khai Quản trị nội dung Gimmal cho SharePoint để chủ động quản lý và kiểm soát. Với các dịch vụ Gimmal, Thành phố có thể tận hưởng việc triển khai và áp dụng hệ thống mới với tốc độ nhanh chóng.

Gimmal tập trung vào việc giúp Thành phố sử dụng SharePoint làm tiêu chuẩn giải pháp để cộng tác và quản lý hồ sơ tuân thủ. Gimmal Records Management là sản phẩm được sử dụng để đảm bảo quản lý an toàn những thông tin quan trọng và có giá trị nhất của tổ chức. Chuyển hướng chi phí hỗ trợ và bảo trì cao của hệ thống Oracle Stelent hiện tại sang việc triển khai quản lý hồ sơ trong SharePoint, Gimmal đã giúp Thành phố giảm chi phí và cung cấp giải pháp phù hợp hơn với nhu cầu của họ về quản lý nội dung và hồ sơ. Giải pháp này ngay lập tức cải thiện khả năng truy cập và quản trị thông qua quản lý hồ sơ tập trung trong SharePoint của Thành phố.

Mặc dù Thành phố không mới đối với SharePoint nhưng họ chưa bao giờ sử dụng ứng dụng này theo cách có cấu trúc cho nội dung và cộng tác. Vì vậy, việc chuyển giao kiến thức tỏ ra rất quan trọng đối với sự thành công của giải pháp. Là Đối tác được chứng nhận Vàng của Microsoft với chuyên môn sâu về SharePoint, Gimmal đảm bảo rằng Thành phố hiểu tất cả các khái niệm, danh pháp chính và những cân nhắc về thiết kế tạo nên giải pháp.

Kết quả

Kyle Stannert, Trợ lý Giám đốc Thành phố của Thành phố Bellevue cho biết: “Gimmal có thể giảm rủi ro tổ chức của Thành phố thông qua quản lý tập trung và quản lý hồ sơ — tất cả với chi phí thấp hơn khoản thanh toán bảo trì hệ thống kế thừa của Bellevue”. Thành phố đã được hưởng lợi từ sự gia tăng năng suất tổng thể khi nhân viên chuyển đổi từ các hệ thống cũ và trải nghiệm sự tự do khỏi những rắc rối khi sử dụng nhiều hệ thống. Tất cả các nguồn dữ liệu trong Thành phố sẽ sớm được kết nối, tạo thành một hệ thống quản lý chính sách thống nhất duy nhất. Hệ thống quản lý hồ sơ được chứng nhận, dựa trên SharePoint đóng vai trò là sự thay thế thành công, chi phí thấp hơn cho các hệ thống cũ của Thành phố. Hệ thống cũng cho phép nhân viên của Thành phố trải nghiệm tìm kiếm và truy cập được cải thiện thông qua các loại nội dung được quản lý SharePoint và các trường siêu dữ liệu bắt buộc đối với nội dung được tạo và lưu trong môi trường được quản lý.

Đọc nghiên cứu trường hợp đầy đủ