Tập đoàn Bühler tập trung quyền truy cập và phân phối nội dung với Microsoft 365 và MondayCoffee

Bản tóm tắt

Bühler là công ty dẫn đầu thị trường toàn cầu trong việc cung cấp các nhà máy sản xuất bột mì, dây chuyền sản xuất mì ống và sô cô la, cơ sở sản xuất thức ăn chăn nuôi và hệ thống đúc khuôn nhôm. Là một tổ chức toàn cầu với 13.000 nhân viên hoạt động tại 140 quốc gia, Bühler cần một nền tảng duy nhất cho thông tin, liên lạc và cộng tác giữa các nhân viên và các bên liên quan bên ngoài.

Phần mềm đám mây của MondayCoffee kết hợp thông minh các công nghệ chính của Microsoft trên nền tảng tiêu chuẩn hóa và thân thiện với người dùng, cho phép tổ chức truy cập, chia sẻ và phân phối tất cả thông tin cũng như kiến thức liên quan ở bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào. Các nhóm toàn cầu có thể làm việc hiệu quả hơn và cải thiện sự hợp tác với khách hàng, đối tác và nhà cung cấp.

Bühler đã có thể tạo ra một môi trường làm việc phù hợp với tương lai cho một tổ chức hiệu quả về mặt kỹ thuật số.

Thử thách

Khi dự án bắt đầu vào năm 2015, Bühler có nhiều nền tảng và công cụ (Lync, Outlook, Oracle, Jive, File Shares, SharePoint, Enterprise Social Network) để lưu trữ và chia sẻ nội dung – để cộng tác, giao tiếp và làm việc trong các nhóm địa phương và toàn cầu cũng như cũng như cùng với khách hàng, đối tác hoặc nhà cung cấp. Điều này đã tạo ra sự thiếu hiệu quả, cản trở việc quản lý kiến thức và ảnh hưởng đến năng suất của cá nhân và tổ chức. Trên thực tế, nhân viên không có điểm truy cập duy nhất để truy cập thông tin công ty một cách nhanh chóng và trên mọi thiết bị; chia sẻ nội dung với các bên bên ngoài một cách an toàn, hiệu quả và thân thiện với người dùng; hoặc sử dụng phòng ảo để cộng tác hiệu quả trong các nhóm toàn cầu.

Bühler đã phải thay thế mạng nội bộ cũ và muốn hợp nhất bối cảnh công cụ cộng tác, liên lạc và quản lý nội dung hiện tại trên một nền tảng duy nhất, có thể sử dụng ngay – dựa trên Microsoft 365 – để có môi trường làm việc tích hợp và trải nghiệm người dùng. Bühler đã là người dùng Microsoft 365 nhưng vẫn chưa nắm bắt cơ hội để tận dụng tối đa nó và kết hợp tất cả các công nghệ và ứng dụng trên một nền tảng duy nhất – theo cách thuận tiện, dựa trên kịch bản làm việc.

Với giải pháp mới, khách hàng muốn sử dụng toàn bộ tiềm năng của công nghệ Microsoft 365 và tạo ra một nguồn thông tin đáng tin cậy duy nhất cho toàn bộ tổ chức của mình. Đối với Bühler, điều cần thiết là các nhóm của họ bên ngoài Châu Âu cũng có khả năng truy cập thông tin dễ dàng và nhanh chóng, đồng thời các nhóm toàn cầu làm việc trong các dự án toàn cầu phải có cơ sở hạ tầng cần thiết để cộng tác cùng nhau.

Chiến lược

Tập đoàn Bühler đã chọn một giải pháp có thể sử dụng ngay, dựa trên Microsoft 365, kết hợp giao tiếp, quản lý tài liệu và cộng tác trên một nền tảng duy nhất. Môi trường làm việc kỹ thuật số mới phải hoạt động như một điểm truy cập duy nhất để toàn bộ tổ chức truy cập thông tin của công ty, bao gồm các công cụ và hệ thống khác, cũng như để làm việc hiệu quả như một nhóm toàn cầu. Hiệu suất của giải pháp về tốc độ, bảo mật và hiệu quả trong việc duy trì và vận hành nền tảng là yếu tố then chốt.

Bühler chọn giải pháp đám mây của MondayCoffee vì nó sử dụng toàn bộ tiềm năng của công nghệ Microsoft Office 365 và cung cấp nền tảng thân thiện với người dùng, có phương pháp thực hành tốt nhất để kết hợp quản lý thông tin, quản lý nội dung, giao tiếp và cộng tác.

Nhóm thực hiện dự án theo hai giai đoạn. Trong giai đoạn một, Bühler đã thiết lập một nền tảng thông tin toàn cầu với một trang khởi đầu thống nhất để sử dụng thông tin mục tiêu của công ty, để tương tác với CEO trong blog của toàn công ty và truy cập các trang kiến thức chứa các tài liệu quy chuẩn của công ty, dữ liệu sản phẩm, v.v. Nhóm đã xây dựng giao diện với các hệ thống dữ liệu khác (ví dụ: SAP ERP, Hybris PCM) để đảm bảo truyền và gắn thẻ dữ liệu tự động giữa các hệ thống hiện có và nền tảng thông tin toàn cầu mới, đồng thời cung cấp cho người dùng quyền truy cập nhanh vào thông tin cho tổ chức. Ví dụ, ngày nay, chỉ với một vài cú nhấp chuột, nhân viên có thể gọi ra các định mức phù hợp với sự trợ giúp của tìm kiếm toàn văn với các công cụ tinh chỉnh mở rộng từ hơn 25.000 định mức.

Trong giai đoạn hai, Bühler đang mở rộng việc sử dụng nền tảng theo hướng cộng tác. Bằng cách sử dụng các chức năng và bố cục được tiêu chuẩn hóa, thực hành tốt nhất, các nhóm sẽ có thể tạo các trang web cộng tác chỉ bằng một cú nhấp chuột và bắt đầu cộng tác trong không gian làm việc ảo được xác định trước. Nhóm đang đánh giá các giao diện với các công nghệ khác (ví dụ: SAP) để nâng cao hơn nữa hiệu quả cũng như năng suất của cá nhân và tổ chức.

Bản thân Phòng Quy trình và CNTT đã sử dụng các địa điểm của dự án. Trong trang dự án, họ có thể thêm thành viên, lưu trữ tất cả thông tin dự án, tương tác với nhau (qua trò chuyện, viết blog hoặc gọi Skype for Business), chia sẻ sổ tay chung và thêm trình quản lý tác vụ hoặc lịch. Đối với mỗi địa điểm dự án, bộ phận ITP cũng bổ sung thông tin trạng thái được tổng hợp theo thời gian thực trong bảng điều khiển văn phòng dự án trung tâm để luôn có cái nhìn tổng quan về tất cả các dự án. Việc có sẵn các mẫu không gian làm việc ảo và được xác định trước cho các dự án, nhóm làm việc, phòng ban, khu vực và địa điểm cũng như các sản phẩm và dịch vụ khiến giải pháp MondayCoffee không chỉ là nguồn thông tin đáng tin cậy duy nhất mà còn là nơi lý tưởng để cộng tác trong tổ chức.

Việc triển khai môi trường làm việc kỹ thuật số của MondayCoffee chủ yếu được thực hiện bằng hệ thống trực tiếp. Vì giải pháp của MondayCoffee là sẵn dùng nên sau một giai đoạn phân tích và lên ý tưởng ngắn, hệ thống 'chưa trống' mới đã hoạt động và có thể chứa đầy nội dung cùng với nhóm dự án. Phương pháp này cho phép người dùng làm quen với hệ thống ngay từ đầu và phát hiện các vấn đề trước khi đi vào hoạt động. Một nhóm cốt lõi gồm các đại diện của MondayCoffee và Bühler đã hợp tác chặt chẽ với dự án ngay từ đầu, họp hàng tuần để thúc đẩy dự án phát triển và hỗ trợ người dùng thí điểm cũng như chủ sở hữu trang web. Các thành viên của nhóm cốt lõi tiếp tục là điểm tham chiếu cho tổ chức trong việc triển khai thêm các trang cộng tác bao gồm Microsoft Teams.

Kết quả

Cơ sở hạ tầng:

• Thay đổi từ nhiều nền tảng sang Microsoft 365 bao gồm giao tiếp, quản lý tài liệu và cộng tác
• Thay đổi từ cơ sở hạ tầng tại chỗ sang đám mây mạnh mẽ của Microsoft cho phép phân phối dữ liệu nhanh hơn trên toàn thế giới

Người dùng:

• Một nền tảng duy nhất để tất cả nhân viên trên toàn thế giới cộng tác và dễ dàng truy cập dữ liệu của công ty mọi lúc, mọi nơi và trên mọi thiết bị

Công ty:

• Tăng hiệu quả và năng suất nhờ nền tảng độc đáo; chức năng tìm kiếm mạnh mẽ (gắn thẻ); giao diện thông minh; trình bày thông tin tiêu chuẩn và thống nhất và các phòng cộng tác ảo được xác định trước

Việc hợp nhất việc lưu trữ và trình bày thông tin cho nội dung từ nhiều hệ thống đã ngừng hoạt động (một số hệ thống tại chỗ) trên một nền tảng duy nhất dẫn đến khả năng truy cập tốt hơn và giảm nỗ lực bảo trì cũng như giảm sự dư thừa dữ liệu tiềm ẩn.

Cổng tìm kiếm nâng cao đảm bảo khả năng truy cập dễ dàng và ngay lập tức vào thông tin cần thiết, giúp tăng hiệu quả và kết quả chất lượng cao hơn.

Chức năng tìm kiếm và truy cập trực tiếp vào nội dung từ các hệ thống chuyên dụng như d.3, hybris và Simplex hỗ trợ và đơn giản hóa nhiều quy trình làm việc.

Việc trình bày có cấu trúc và thống nhất tất cả thông tin theo vị trí cụ thể giúp đơn giản hóa việc lập kế hoạch du lịch và tương tác với các đồng nghiệp có trách nhiệm.

Đọc nghiên cứu trường hợp đầy đủ