AHRC triển khai EDRMS hoàn toàn tự động trên SharePoint bằng AI và học máy

Bản tóm tắt

Ủy ban Nhân quyền Úc (Ủy ban) là tổ chức nhân quyền quốc gia của Úc, một tổ chức theo luật định độc lập trong danh mục đầu tư của Bộ trưởng Tư pháp nhằm thúc đẩy và bảo vệ nhân quyền. Mặc dù là một cơ quan nhỏ nhưng AHRC nổi tiếng về việc sớm áp dụng chiến lược các công nghệ mới. Trong những năm gần đây, AHRC đã dẫn đầu trong chính phủ trong việc chuyển sang Microsoft Office 365 và Azure. 

Theo Cơ quan Lưu trữ Quốc gia Úc (NAA), Ủy ban hiện là cơ quan lãnh đạo tư tưởng về quản lý hồ sơ trong Chính phủ Úc. Thông qua quan hệ đối tác doanh nghiệp với RecordPoint, Ủy ban đã triển khai hệ thống quản lý hồ sơ và tài liệu điện tử (EDRMS) trên SharePoint với RecordPoint Records365, sử dụng công nghệ máy học và AI của RecordPoint để phân loại hồ sơ mà không cần nhân viên nhập liệu. 

Thử thách

Trước giải pháp EDRMS mới này, được đưa vào sản xuất từ tháng 2 năm 2019, Ủy ban đã chìm trong biển các bản sao, bị vướng vào các thư mục lồng nhau và bối rối vì tài liệu bị mất. Sự thiếu hụt kinh phí và những thách thức khác khiến Ủy ban không thể triển khai giải pháp EDRMS khả thi. 

Khi nghiên cứu các phương án, Ủy ban do Ron McLay, Giám đốc Thông tin đứng đầu và Ryan McConville, Giám đốc Thông tin, đã kết hợp nghiên cứu của Bộ Tài chính vào những nhược điểm của EDRMS truyền thống. Đặc biệt, báo cáo đề xuất rằng việc quản lý hồ sơ nên được tự động hóa, thay vì trở thành một công việc thủ công đối với công chức. Lấy cảm hứng từ báo cáo, Ủy ban đã bắt đầu triển khai EDRMS hoàn toàn tự động, sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy. Điều này sẽ tạo thành nền tảng của RADICAL – Đổi mới & ghi lại hồ sơ và tài liệu – Học tập nhân tạo. 

Việc triển khai EDRMS bằng AI giải quyết các vấn đề chính gặp phải khi vận hành EDRMS hiệu quả. AI giảm phạm vi lỗi của con người, đồng thời tăng khối lượng, độ chính xác và tính nhất quán của việc phân loại hồ sơ. Giao diện người dùng đơn giản đã thúc đẩy mức độ thu hút người dùng cao và được nhân viên coi là một công cụ hữu ích hơn là một gánh nặng. 

Ủy ban đã tránh việc tùy chỉnh và các tiện ích bổ sung cho RecordPoint và SharePoint mà thay vào đó tập trung vào cấu hình. Một vấn đề phổ biến mà các cơ quan đã gặp phải là việc tùy chỉnh và sử dụng các phần bổ trợ của bên thứ ba để phù hợp với các quy trình kinh doanh hiện có hoặc lỗi thời. Điều này thường dẫn đến các hệ thống khó sử dụng, kém hiệu quả và không đáng tin cậy, đồng thời khó nâng cấp khiến người dùng phải chịu thiệt hại tương ứng. 

Khai thác chức năng gốc của RecordPoint và SharePoint giúp cải thiện quy trình kinh doanh. Ủy ban cũng kết hợp điều hướng đơn giản để dễ dàng duyệt hồ sơ, được hỗ trợ bởi tính năng tìm kiếm mạnh mẽ trong Records365. Giải pháp RADICAL đã được sản xuất từ tháng 2 năm 2019 và hiện đang trong giai đoạn triển khai trên toàn tổ chức 

Chiến lược

Cách tiếp cận của Ủy ban là 'cấu hình thay vì tùy chỉnh' theo khuyến nghị của DTA, tập trung vào thiết kế lấy con người làm trung tâm. Nhân viên đã được tư vấn rộng rãi về nhu cầu hiện tại và những điểm khó khăn. Khi có thể, chức năng gốc của Records365 và SharePoint sẽ được giữ nguyên, hạn chế nhu cầu đào tạo người dùng cuối và quản lý thay đổi nặng nề. 

Khi lập kế hoạch RADICAL, mục tiêu chính là loại bỏ các quyết định quản lý hồ sơ khỏi nhân viên và cho phép họ tập trung vào công việc cốt lõi của mình. RADICAL cần thiết để cung cấp 'quản lý hồ sơ minh bạch' và hạn chế khả năng phân loại không chính xác hoặc không nhất quán. 

Theo truyền thống, quá trình phân loại được thực hiện thủ công bởi các nhân viên hồ sơ. Yếu tố phân loại thủ công có thể tốn thời gian, có thể dẫn đến sự thiếu chính xác và có thể gây phiền toái cho nhân viên. Các phương pháp trước đây để tự động hóa việc phân loại bản ghi sử dụng cây quy tắc để phân loại bản ghi dựa trên siêu dữ liệu và vị trí đã lưu của chúng. Tuy nhiên, cây quy tắc cần được xây dựng và duy trì bởi những người quản lý hồ sơ có kinh nghiệm và dựa vào người dùng cuối để áp dụng siêu dữ liệu chính xác và lưu vào các vị trí cụ thể. 

Việc tận dụng AI trong quá trình này sẽ giải quyết được nhiều vấn đề này bằng cách kết hợp cây quy tắc tối thiểu với mô hình học máy. Nếu một bản ghi không thể được phân loại theo quy tắc thì mô hình học máy sẽ phân loại bản ghi dựa trên nội dung của nó. Hệ thống này loại bỏ nhu cầu duy trì các cây quy tắc phức tạp, sự phụ thuộc vào siêu dữ liệu và vị trí bản ghi. 

Nhóm dự án RADICAL đã làm việc với các nhà phát triển AI của RecordPoint để tạo ra một mô hình thống kê có thể phân loại hồ sơ theo AFDA Express và cơ quan xử lý hồ sơ dành riêng cho cơ quan của Ủy ban. 

Mô hình thống kê được phát triển bằng cách lấy tập hợp các bản ghi đã được phân loại thủ công và áp dụng kỹ thuật Xử lý ngôn ngữ tự nhiên để chuẩn hóa nội dung tài liệu thành vectơ. Mô hình sau đó được đào tạo bằng thuật toán. 

Sau giai đoạn đào tạo ban đầu, mô hình thống kê RADICAL có thể phân loại các bản ghi riêng lẻ với độ chính xác 80%. Ủy ban hy vọng độ chính xác này sẽ tăng theo thời gian. RADICAL cũng phân loại lại các bản ghi mỗi khi chúng được chỉnh sửa, đảm bảo phân loại luôn cập nhật. 

Mặc dù mô hình học máy ban đầu sẽ hoạt động cùng với cây quy tắc, nhưng khi độ chính xác của mô hình tăng lên, các quy tắc sẽ dần bị loại bỏ và Ủy ban sẽ chỉ dựa vào học máy để quản lý hồ sơ công ty của họ. 

Giai đoạn thực hiện bao gồm: 

• thực hiện phân tích chi tiết về các hệ thống hiện có và lưu giữ hồ sơ 
• phát triển khuôn khổ quản trị thông tin mới và quyền xử lý hồ sơ cụ thể của cơ quan 
• phát triển và thực hiện chiến lược di chuyển hồ sơ 
• cộng tác và thử nghiệm rộng rãi với các nhà phát triển RecordPoint AI 
• phát triển và thử nghiệm nền tảng SharePoint mà Records365 quản lý 
• làm việc với chuyên gia hỗ trợ quản lý thay đổi 
• đào tạo người dùng cuối và cung cấp hỗ trợ liên tục khi đi vào hoạt động 
• triển khai mô hình bảo mật đã được thống nhất 
• đạt được sự chấp thuận của toàn cơ quan đối với hệ thống, bao gồm các quy tắc kinh doanh và việc sử dụng thuật toán học máy 
• đào tạo các thuật toán học máy 
• triển khai và triển khai hệ thống 

Kết quả

Vì hầu hết các cơ quan của Chính phủ Úc đều có chung các yêu cầu quản lý hồ sơ nên Ủy ban cảm thấy rằng mô hình học máy do RecordPoint cung cấp và được RADICAL sử dụng là 'công cụ thay đổi cuộc chơi thực sự' và sẽ cho phép các cơ quan khác trải nghiệm 'những lợi ích tương đương về hiệu quả, năng suất và giảm chi phí.' Ủy ban tự coi mình là những người tiên phong trong chính phủ trong việc sử dụng AI trong quản lý hồ sơ và rất vui được chia sẻ kinh nghiệm của họ với tư cách là những nhà lãnh đạo tư tưởng hiện tại về quản lý hồ sơ của Chính phủ Úc. 

RADICAL cung cấp nhiều lợi ích hữu hình cho Ủy ban như: 

• quản lý hồ sơ tự động chính xác, nhất quán và tuân thủ 
• tuân thủ DC2020 
• phiên bản tài liệu, giúp giảm sự trùng lặp 
• tăng cường hợp tác và chia sẻ 
• xử lý hợp lý các yêu cầu Tự do Thông tin (FOI) 
• Báo cáo Power BI cho giám đốc điều hành cấp cao 
• giảm thời gian nhân viên dành cho việc quản lý hồ sơ 
• tìm kiếm và truy xuất hồ sơ hiệu quả và hiệu quả 
• phiên âm video thời gian thực 
• danh mục hình ảnh tự động 

RADICAL đã có tác động tích cực đến Ủy ban và các bên liên quan bằng cách: 

• thực hiện mục tiêu 'quản lý hồ sơ minh bạch' 
• tăng tính chính xác và tuân thủ các biện pháp quản lý thông tin bằng cách giảm phạm vi lỗi của con người 
• giảm thời gian và chi phí liên quan đến việc đáp ứng các yêu cầu FOI thông qua việc tìm kiếm và truy xuất được cải thiện 
• giảm dần chi phí lưu trữ vật lý, hiện ở mức trung bình $17.000AUD mỗi năm 
• giảm chi phí lưu trữ kỹ thuật số 
• tăng cường hợp tác giữa các đơn vị kinh doanh của Ủy ban thông qua các thư viện tài liệu dùng chung và thiết lập chính sách truy cập thông tin 'mở theo mặc định', trong đó quyền truy cập vào hồ sơ chỉ bị hạn chế để bảo vệ quyền riêng tư cá nhân hoặc thông tin nhạy cảm 
• cải thiện quy trình kinh doanh thông qua quy trình làm việc điện tử, phiên bản tài liệu và gắn thẻ siêu dữ liệu tự động 
• giảm thiểu tác động của các vi phạm dữ liệu tiềm ẩn thông qua việc xử lý hồ sơ theo lịch trình thường xuyên 

Ước tính ban đầu của Ủy ban cho thấy rằng nhân viên sử dụng RADICAL đang nhận thấy năng suất tăng ít nhất là 5%. Ngoài ra, độ chính xác của việc thu thập và phân loại theo thuật toán đang được cải thiện và theo ước tính 'nó đã vượt quá độ chính xác trong phân loại thủ công của chúng tôi'. 

Cuối cùng, Ủy ban chứng minh rằng giải pháp công nghệ tiên tiến có thể được thực hiện mà không tốn nhiều chi phí. 'Chúng tôi ước tính rằng một EDRMS truyền thống sẽ có chi phí hoa hồng gấp 3 hoặc 4 lần so với RADICAL.'