Khách hàng
Thực phẩm Arla
Arla Foods là một hợp tác xã sữa quốc tế thuộc sở hữu của 9.900 nông dân trên khắp Đan Mạch, Thụy Điển, Vương quốc Anh, Đức, Bỉ, Luxembourg và Hà Lan. Việc quản lý có trách nhiệm đối với tiền của các chủ nông dân cộng với chiến lược tăng trưởng và chất lượng đáp ứng và tôn trọng những thay đổi của khí hậu và thị trường đã đưa Arla Foods trở thành nhà sản xuất sữa hữu cơ lớn nhất thế giới.
Chăn nuôi bò sữa có vẻ giống như một ngành bảo thủ—và đúng như vậy theo nhiều cách. Tuy nhiên, về mặt kinh doanh, Arla cũng giống như bất kỳ công ty đa quốc gia nào khác có lực lượng lao động phân tán về mặt địa lý. Hợp tác xã sử dụng gần 20.000 người trên khắp thế giới và cần các công cụ để hỗ trợ họ. Đồng thời, Arla không phải là một công ty giao dịch công khai mà là một hợp tác xã, có trách nhiệm với các chủ nông dân là tiêu tiền của họ một cách khôn ngoan. Vì vậy, khi phần cứng và phần mềm máy chủ nội bộ Arla chạy mạng nội bộ của mình khi đã gần lỗi thời, hợp tác xã đã nhìn thấy cơ hội tiết kiệm tiền đồng thời cải thiện khả năng liên lạc, cộng tác và năng suất của lực lượng lao động của mình thông qua mạng nội bộ thông minh, hiện đại.
Hành trình (nhanh chóng) từ ý tưởng đến mạng nội bộ
Mạng nội bộ ban đầu của Arla là một trang web có mã hóa tùy chỉnh được xây dựng trên bản cài đặt tại chỗ của SharePoint. Phần cứng máy chủ nhanh chóng sắp hết tuổi thọ và hợp tác xã phải quyết định xem có nên mua phần cứng mới, gia hạn giấy phép phần mềm và nhờ nhà cung cấp bên thứ ba sửa lại mã tùy chỉnh hay không - một triển vọng đắt đỏ chứ không phải là một hợp tác xã. -op muốn tiêu tiền vào.
Như định mệnh đã sắp đặt, vào khoảng thời gian đó, Stig Thomsen, kiến trúc sư trưởng của My Digital Workspace tại Arla, đã tham dự buổi nói chuyện về mạng nội bộ thông minh tại Microsoft Ignite 2018. Những gì anh ấy học được đã dẫn đến hàng loạt ý tưởng ở Đan Mạch. “Này, chúng ta thực sự có thể làm gì đó với cái này!” anh ấy nói anh ấy đã nghĩ.
Thomsen đã chia sẻ ý tưởng này với đồng nghiệp của mình, Anna Kristensen, Giám đốc sản phẩm tại Không gian làm việc kỹ thuật số của tôi. Giữa họ, họ đã xác định được ba mục tiêu cho mạng nội bộ mới:
- Chỉ sử dụng các thành phần sẵn có mới nhất mà không cần phát triển tùy chỉnh.
- Thực hiện một cách tiếp cận có ý thức về chi phí.
- Thích ứng với cách làm việc mới (ví dụ: di động).
Trong sáu tháng tiếp theo, mạng nội bộ mới bắt đầu hình thành.
Tiết kiệm tiền bằng cách sống xanh
Arla, một khách hàng lâu năm của Microsoft, đã có các công cụ hỗ trợ cho tương lai hợp tác mà ban lãnh đạo hợp tác xã mong muốn. Thomsen và Kristensen muốn duy trì mức chi tiêu cho mạng nội bộ mới ở mức tối thiểu và thực hiện nhiều công việc nội bộ nhất có thể. Như Kristensen đã nói: “Đổi mới thật dễ dàng khi bạn có tất cả tiền trên thế giới. Sự đổi mới thực sự đến khi bạn gặp thử thách và thật khó để biện minh cho việc tài trợ cho những dự án như vậy.”
SharePoint Online cung cấp cho nhóm hầu hết những gì họ cần, giúp họ kiểm soát chặt chẽ chi phí và tránh bị ràng buộc bởi nhà cung cấp.
SharePoint đã mang lại cho co-op hai cải tiến lớn:
- Đặc điểm thường xanh. Hợp tác xã đã giảm đáng kể nỗ lực CNTT bằng cách sử dụng Microsoft 365 vì là giải pháp phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS), các tính năng của nó luôn được cập nhật.
- Truy cập di động. Nhân viên di động đã không thể truy cập mạng nội bộ. Khi ngày càng có nhiều nhân viên chuyển từ máy tính để bàn sang thiết bị di động, số lượt truy cập vào mạng nội bộ của nhân viên giảm, do đó, quyền truy cập từ thiết bị di động là một nhu cầu quan trọng đối với lực lượng lao động toàn cầu của Arla.
Thomsen nói: “Chúng tôi có thể thuyết phục lãnh đạo rằng vì mạng nội bộ không còn đáp ứng nhu cầu của nhân viên nữa và vì cần phải đầu tư vào cơ sở hạ tầng nên tốt hơn là nên chuyển sang nền tảng SaaS tiêu chuẩn, phù hợp với tương lai bằng cách sử dụng -kệ các thành phần.”
Khi nhóm kiểm tra các con số, rõ ràng là chi phí ban đầu của việc duy trì hệ thống tại chỗ so với việc chuyển sang mạng nội bộ thông minh là ngang nhau. Nhưng tính chất thường xanh của giải pháp SaaS cùng với việc sử dụng ngay các tính năng SharePoint sẽ giảm đáng kể chi phí hàng năm. Hợp tác xã sẽ không chỉ tiết kiệm chi phí bảo trì và định kỳ hàng tháng mà còn tiết kiệm chi phí liên quan đến nâng cấp hệ điều hành, phần mềm và phần cứng máy chủ. Như Kristensen nói, “Đó không phải là tiền của chúng tôi. Chúng tôi thuộc sở hữu của hàng ngàn nông dân. Đó là kế sinh nhai của họ. Chúng ta phải chịu trách nhiệm về cách chúng ta tiêu số tiền đó.”
Bỏ cái cũ, với sự mới
Một nguyên tắc mà Thomsen và Kristensen nhấn mạnh trong thiết kế mạng nội bộ mới của Arla là tính liên tục trong việc điều hướng và cấu trúc của mạng nội bộ cổ điển. Đó là lúc các tính năng menu mega cho trang chủ trong SharePoint xuất hiện. Với menu mega, mạng nội bộ mới có trải nghiệm điều hướng bắt chước mạng nội bộ cổ điển của Arla. Thomsen cho biết: “Chúng tôi có thể có được chức năng tương tự và tránh gây bất ngờ cho nhân viên của mình vì mạng nội bộ mới sử dụng cấu trúc của mạng nội bộ cũ”.
Khi nhóm thiết kế gặp phải những lỗ hổng về chức năng, họ đã tìm ra cách giải quyết dễ dàng. Ví dụ: yêu cầu quan trọng nhất của nhóm Truyền thông Doanh nghiệp là họ có thể lên lịch phát hành tin tức—một nhiệm vụ thiết yếu cho bất kỳ hoạt động toàn cầu nào. Tính năng SharePoint này đang được Microsoft phát triển nhưng thay vì chờ đợi hoặc chuyển sang mã tùy chỉnh, nhóm đã có thể tạo chức năng mong muốn trong vòng chưa đầy một ngày bằng cách sử dụng Microsoft Flow.
Thiết kế của địa điểm xây dựng cuối cùng đã được các nhân viên của hợp tác xã xác định một cách hiệu quả. Thomsen cười: “Về cơ bản, chúng tôi đưa mọi phần web có sẵn trong SharePoint lên trang chủ và sau đó hỏi nhóm người dùng của chúng tôi xem họ thích phần web nào”. Nhóm thử nghiệm bao gồm khoảng 50 người được rút ra từ khắp hợp tác xã, vì vậy kết quả đại diện cho toàn bộ Arla.
Trang đích này đóng vai trò vừa là trang chủ vừa là trang trung tâm, đồng thời nó bao gồm menu lớn, tin tức toàn cầu, tin tức khu vực và—cho đến nay, tính năng phổ biến nhất trong số các nhân viên—khối liên kết nhanh 3×3, giúp nhóm thiết kế đạt được mục tiêu chuyển đổi mạng nội bộ của Arla từ một trang web liên lạc.
thành một loại cổng thông tin tự phục vụ. Chức năng tìm kiếm tích hợp cung cấp cho nhân viên khả năng tìm kiếm thông tin họ cần trong toàn tổ chức và nhóm đã loại bỏ các thành phần của bên thứ ba khỏi mạng nội bộ bằng cách di chuyển một số quy trình công việc hiện có từ K2 sang các phần web PowerApps.
Kiểu tinh giản đó rất quan trọng vì sự đơn giản chính là chìa khóa.
Kristensen cho biết: “Mạng nội bộ cũ được gọi là Check-In,” và các nhân viên liên tục hỏi: 'Khi nào Check-In mới có hiệu lực?' Nhưng mạng nội bộ mới không phải là Check-In 2.0. Đó là một mạng nội bộ hoàn toàn mới… một triết lý hoàn toàn mới.”
Từ trang chủ, nhóm đã tạo các trang liên lạc về các lĩnh vực kinh doanh, thông tin công ty, từng quốc gia trong gia đình Arla, v.v. Chủ sở hữu được chỉ định cho từng site liên lạc trong lĩnh vực kinh doanh (ví dụ: Nhân sự, Truyền thông Công ty, Bán hàng) và họ có quyền cũng như trách nhiệm tạo nội dung cho các site của mình. Kristensen cho biết: “Khi bắt đầu dự án này, chúng tôi đã quyết định rằng chúng tôi sẽ không di chuyển gì từ Check-In sang mạng nội bộ mới. Mọi thứ phải được xây dựng từ đầu và điều này đảm bảo rằng chỉ những nội dung có liên quan mới được đưa vào mạng nội bộ mới.” Sự khác biệt về kiến trúc giữa phiên bản cũ và phiên bản mới của SharePoint khiến phương pháp này trở thành cách dễ dàng nhất, tiết kiệm chi phí nhất để đạt được mục tiêu của nhóm. Chủ sở hữu các trang web liên lạc cũng đánh giá cao cơ hội được dọn dẹp vào mùa xuân.
Tạo lực lượng lao động Arla hiện đại
Arla là một tổ chức đa quốc gia. Nhân viên làm việc khi đang di chuyển, thường từ thiết bị di động của họ thay vì từ bàn làm việc trong văn phòng. Mạng nội bộ cũ của Arla không thể đáp ứng khả năng truy cập di động và không thể tích hợp chức năng Office 365. Khi đó, thiết bị di động là động lực lớn cho mạng nội bộ mới. Như Kristensen lưu ý: “Điều quan trọng đối với Arla là trở thành người đi đầu trong các công nghệ cộng tác hiện đại để hỗ trợ cách làm việc mới này. Đồng thời, chúng tôi có thể điều chỉnh cách làm việc của mình để mọi người sử dụng những công nghệ và công cụ mới này theo cách chúng được sử dụng. Cả hai có thể song hành cùng nhau.”
Chiến thắng lớn cho cách tiếp cận có ý thức về chi phí
Mạng nội bộ mới của Arla, ra mắt vào ngày 1 tháng 10 năm 2019, là một phần của hệ sinh thái Microsoft 365 tích hợp. Giờ đây, nhân viên có một cách nhanh chóng và dễ dàng để bắt đầu ngày làm việc của mình: Họ có thể nhận tin tức mới nhất, xem điều gì đang xảy ra trong cộng đồng của mình và khởi chạy các ứng dụng họ cần để làm việc hiệu quả và cộng tác.
Nhân viên của Arla vẫn có thể truy cập mạng nội bộ cũ, nhưng nó sẽ ngoại tuyến vào cuối năm 2019. Để dễ dàng chuyển đổi, trang chủ mới là nơi nhân viên nhìn thấy khi họ khởi chạy trình duyệt mỗi ngày. Chủ sở hữu trang web liên lạc tải lên nhiều nội dung hơn mỗi ngày và khi các trang cộng đồng mới được thêm vào, mạng nội bộ sẽ mở rộng, thay đổi và cung cấp nhiều tùy chọn hơn cho cộng tác và cách làm việc mới.
Phản hồi cho đến nay vẫn rất tích cực và công ty đã đầu tư vào một chiến dịch tương tác cấp cơ sở nhằm trao quyền cho những người đứng đầu trang web cộng đồng nói với đồng nghiệp của họ điều gì khiến trang web của họ trở nên tuyệt vời. Những nhà tiên phong này có thể tạo các trang web họ muốn với các trang và bố cục họ muốn, nhưng Không gian làm việc kỹ thuật số của tôi duy trì mức độ kiểm soát, đảm bảo trải nghiệm thống nhất trên các trang web. Như Kristensen lưu ý, “Chúng tôi không muốn đây là một dự án CNTT. Chúng tôi muốn nó là một phong trào cơ sở, từ dưới lên. Chủ sở hữu cổng thông tin là người phát ngôn cho mạng nội bộ mới của chúng tôi.”
Đến nay, mạng nội bộ mới của hợp tác xã đã đạt được một số thành tựu đáng kể:
- Trong số 20.000 nhân viên truy cập mạng nội bộ mới, 12.000 là nhân viên văn phòng đã làm việc trên PC chuyên dụng và đang chuyển sang di động và 8.000 là nhân viên tuyến đầu hiện truy cập mạng nội bộ từ ki-ốt hoặc thiết bị di động cá nhân.
- Thời gian tải mạng nội bộ nhanh hơn đáng kể.
- Việc sử dụng các tính năng có sẵn có nghĩa là khoảng thời gian từ thiết kế đến triển khai rất ngắn.
- Nhóm đã loại bỏ chi phí kiểm tra và sửa lỗi, đồng thời có thể thực hiện các thay đổi nhanh chóng và dễ dàng mà không cần tùy chỉnh hoặc mã hóa của bên thứ ba, tránh sự ràng buộc của nhà cung cấp.
- Khả năng truy cập di động có nghĩa là lần đầu tiên, nhân viên tuyến đầu có thể truy cập mạng nội bộ.
Tương lai của Arla là sự hợp tác
Công việc không dừng lại chỉ vì mạng nội bộ mới được đưa vào hoạt động. Khi có nhiều trang web liên lạc đi vào hoạt động hơn, nhóm Không gian làm việc Kỹ thuật số của Tôi có kế hoạch thêm các bộ lọc để mang lại khả năng cá nhân hóa tốt hơn cho nhân viên. Thomsen đưa ra một ví dụ: “Chẳng hạn, chỉ khi bạn ở Phần Lan, bạn mới xem tin tức từ Phần Lan, viết bằng tiếng Phần Lan.” Anh và Kristensen dự đoán rằng ngày càng có nhiều hoạt động giao tiếp sẽ chuyển sang cộng đồng Yammer, với các nhóm cộng tác trong Teams. Một nhân viên bán hàng đến từ Thụy Điển tóm tắt mạng nội bộ thông minh của Arla như thế này: “Cuối cùng, tôi cũng có nó trong túi. Tôi có thể sử dụng nó ở nơi tôi đang ở.”
Arla Foods có được vị trí như vậy trên thị trường toàn cầu phần lớn là do họ quản lý cẩn thận số tiền mà hàng nghìn chủ nông dân giao phó cho họ. Nhưng khởi đầu là một dự án tiết kiệm tiền đã phát triển thành một mạng nội bộ thông minh sẽ giúp biến công ty thành nơi làm việc của tương lai—một nơi được xây dựng để hỗ trợ khả năng tiếp cận, liên lạc và cộng tác. Torben Fabrin, Phó chủ tịch cấp cao kiêm CIO của Arla cho biết: “Chúng tôi đã tiêu chuẩn hóa các công nghệ của Microsoft và nhân viên của chúng tôi đang làm việc với chúng. “Giờ đây, họ có thể làm việc hiệu quả ở bất cứ đâu trong khi cộng tác với các đồng nghiệp trên khắp lục địa. Đó là tương lai của Arla Foods.”
