기즈번 지역 의회의 새로운 인트라넷은 Office 365 및 정보 리더십과의 커뮤니케이션을 향상시킵니다.

요약

기즈번 지방 의회(GDC)는 뉴질랜드 북섬에 본부를 둔 지방 정부 기관입니다. Information Leadership은 GDC와 제휴하여 기존 Office 365 플랫폼에 인트라넷을 제공했습니다. 이를 통해 Office 365 도구 집합을 활용하고 필요에 따라 클라우드 기술 향상 기능을 통합할 수 있습니다. 이 프로젝트의 목적은 의사소통을 개선하고 직원들을 하나로 모으는 것이었습니다.

도전

GDC의 기존 인트라넷 플랫폼은 맞춤형으로 제작되었으며 고도로 맞춤화되었으며 더 이상 지원되지 않습니다. 사용하기 어려운 관리 인터페이스로 인해 소수의 직원만이 업데이트를 완료할 수 있었기 때문에 콘텐츠가 최신 상태가 아니었습니다.

의회 직원들은 의사소통을 위해 다양한 기술을 사용했는데, 이를 모두 가져올 수 있는 '한 곳'이 없었습니다. 그들은 조직 전체에 소식을 전달하기 위해 이메일에 크게 의존했습니다. 게다가 최고경영자와 경영진이 조직 전반의 소식을 직원들과 쉽게 소통할 수도 없었다.

전략

GDC는 Office 365 라이선스를 최대한 활용하고자 했습니다. SharePoint를 기반으로 구축된 인트라넷은 이 접근 방식과 일치했습니다. 그들은 뉴질랜드의 주요 중심지에서 멀리 떨어져 있음에도 불구하고 Microsoft 플랫폼의 수명과 여러 파트너의 잠재적인 지원에 대해 확신을 갖고 있었습니다.

위원회는 이미 Skype for Business 및 Yammer와 같은 Microsoft 도구를 효과적으로 활용하고 있었습니다. 프로젝트 팀은 인트라넷 개발을 내부 및 외부 협업을 위해 Microsoft Teams를 테스트하는 기회로 삼았습니다. 그들은 화상 통화, 대화, 공유 문서 작업 영역, 모임 콘텐츠 추적을 위한 OneNote, 프로젝트 작업 추적을 위한 Planner 등의 기능을 활용했습니다.

프로젝트 시작의 일부로 개최된 설계 워크숍은 프로젝트 팀에게 SharePoint 플랫폼을 사용하여 무엇이 가능한지 교육하는 데 도움이 되었습니다. 기능과 정보 아키텍처에 동의합니다. 워크숍에는 청중의 요구 사항 조사, 기존 및 새로운 콘텐츠 목록 작성 방법, 와이어프레임 모형 및 탐색에 대한 토론이 포함되었습니다. 이 프로세스 전반에 걸쳐 주요 고려 사항은 사용자에게 콘텐츠와 상호 작용할 수 있는 많은 기회를 제공하는 사용하기 쉬운 콘텐츠 관리 및 기능을 제공하는 것이었습니다.

워크숍 이후의 다른 결과물에는 새로운 인트라넷의 모양과 느낌이 조직의 문화적 정체성을 정확하게 반영할 수 있도록 창의적인 개요와 디자인 모형 개발이 포함되었습니다.

정보 리더십(Information Leadership)은 변경 및 거버넌스 관리 워크숍을 주도하여 변경 관리, 커뮤니케이션 및 역할 정의에 대한 검증된 접근 방식을 전달하여 프로젝트 실행 후 지속적인 성공을 보장합니다.

자급자족을 보장하기 위해 콘텐츠 관리 책임을 분산화하고 인트라넷을 직원과 관련된 최신 상태로 유지하기 위해 '강사 교육' 프로그램을 시행했습니다.

결과

'나우마이' - 의미 '환영GDC의 새로운 인트라넷 이름은 마오리어로 선택되었습니다. 기즈번 인구 중 마오리족이 50% 이상인 이 이름은 인트라넷의 고유한 문화적 정체성과 조직 내 관련성을 강화합니다.

최고 경영자(CEO)는 정기적으로 블로그를 게시하여 직원들과 연결하여 '최우선 관심 사항'이 무엇인지 알려줍니다. 인트라넷은 직원들이 동료를 '칭찬'하고 사진을 게시하여 '사진 촬영 후'를 통해 커뮤니티를 구축하는 직원을 위한 소셜 허브입니다. 커뮤니티 감각 구축은 인기 있는 소셜 미디어 플랫폼과 유사하게 사용자가 자신이 보는 콘텐츠에 대해 "좋아요"를 표시하고 "댓글"을 달 수 있는 SharePoint의 기본 기능을 통해 강화됩니다.

인트라넷은 위원회의 모든 부서, 특히 인사 및 재무 부서에서 사용됩니다. 현재 다른 전자 시스템에 있는 엔터프라이즈 콘텐츠를 한 곳에 표시할 수 있으므로 사용자는 업무 수행에 필요한 정보를 빠르게 찾을 수 있습니다.

콘텐츠를 최신 상태로 유지하는 프로세스는 각 사업부의 직원에게 분산되어 있습니다. '콘텐츠 기고자'라고 불리는 이 사용자는 최신 SharePoint 목록 인터페이스를 사용하여 많은 콘텐츠를 작성함으로써 혜택을 누리고 있습니다(이는 자동으로 페이지에 표시됩니다). 그들은 콘텐츠 작성 과정이 최대한 직관적이고 간편하도록 보장하는 사용자 정의 레이아웃을 사용하여 페이지를 만들고 있습니다. 여기에는 페이지 콘텐츠 생성을 위한 1단계 프로세스를 제공하기 위해 페이지 편집 모드에서 편집 패널을 사용하는 것이 포함됩니다.

"슈퍼유저는 관리와 백엔드를 관리하지만 상대적으로 직관적인 관리 인터페이스로 인해 IT 직원은 아닙니다."
– Jason Derr, 비즈니스 솔루션 팀 리더

사용량을 모니터링하려면 Azure 'Application Insights'를 사용하여 트래픽을 측정합니다. 커뮤니케이션 담당자는 사용자 채택의 지속적인 개선을 위해 KPI를 설정했습니다. 페이지가 제대로 작동하지 않는 경우 사업부와 협력하여 가능한 경우 개선 제안과 사용자 피드백을 제공하여 해당 콘텐츠에 대한 사용자 경험을 개선합니다.

직원들은 Planner 및 One Note와 같은 Office 365 제품군의 다른 유용한 도구를 발견하고 있으며 직원들이 해당 도구가 업무에 어떻게 도움이 되는지 확인하면서 추진력이 커지고 있습니다.

전체 사례 연구 읽기