L'organizzazione di conservazione porta il lavoro con le informazioni a un nuovo livello con Office 365 e Information Leadership

Pubblicato il 16 aprile 2020

Riepilogo

Forest & Bird è la principale organizzazione di conservazione indipendente della Nuova Zelanda, che protegge la fauna selvatica e i luoghi selvaggi, sulla terraferma e nel mare. Per quasi un secolo sono stati la voce della natura nelle comunità, nelle città, nei consigli, nel governo centrale e nei tribunali della Nuova Zelanda. Sono un ente di beneficenza registrato, con un team diversificato di personale e un gran numero di volontari.

Insieme a Information Leadership, hanno implementato un conveniente portale di informazioni e collaborazione di Office 365 chiamato "The Nest". Questa soluzione è incentrata sull'aumento della coerenza, della visibilità e della sicurezza dei contenuti, rendendo al contempo disponibili le informazioni in tutta la Nuova Zelanda, ovunque il personale lavori.

Sfida

In qualità di ente di beneficenza registrato, Forest & Bird dà la priorità alla spesa che va a beneficio diretto del lavoro di conservazione. Ciò significa che non hanno accesso a un budget elevato per i progetti di trasformazione interna.

Forest & Bird non disponeva di un approccio chiaramente definito per l'archiviazione delle informazioni e il loro personale utilizzava diverse piattaforme e unità diverse per archiviare i documenti. Questa disparità ha fatto sì che i lavoratori faticassero a trovare le informazioni di cui avevano bisogno, nonché le versioni più aggiornate dei documenti.
I tentativi precedenti di modificare i sistemi utilizzati per l'archiviazione delle informazioni si sono bloccati perché il personale non ha percepito un impatto positivo immediato sul proprio lavoro. Questo progetto doveva coinvolgere il personale di Forest & Bird, in modo da convincerlo a sfruttare i vantaggi di un approccio coerente, che richiedeva una formazione aggiuntiva.

Poiché il personale di Forest & Bird lavora da molte aree remote della Nuova Zelanda, deve essere in grado di accedere alle informazioni da qualsiasi luogo garantendo al contempo modalità di sincronizzazione offline facili e sicure a causa della mancanza di copertura del servizio in località remote.

Strategia

Forest & Bird ha collaborato con Information Leadership per creare un approccio definito per l'archiviazione delle informazioni e sviluppare un portale di informazioni e collaborazione di Office 365 chiamato "The Nest". Utilizzando Office 365, l'organizzazione sta sfruttando le licenze scontate che Microsoft offre alle organizzazioni di beneficenza.

Per ottenere fiducia e accettazione, Forest & Bird ha lanciato "The Nest" in diverse fasi con l'obiettivo di massimizzare il coinvolgimento del personale. Il team ha completato i primi spazi di lavoro digitali per i team delle risorse umane, del marketing e della comunicazione. Hanno inoltre fornito formazione pratica e assistenza al personale di supporto nella transizione dai flussi di lavoro ad hoc nella gestione delle informazioni.

Il team ha progettato gli spazi di lavoro "The Nest" in modo che fossero semplici, facili da usare e sostenibili sulla base di strutture informative coerenti e intuitive. Uno dei principali vantaggi del sistema di reporting di Office 365 è che le tendenze di adozione e collaborazione sono misurabili. Il risultato è che Forest & Bird può migliorare e sviluppare ulteriormente questi spazi di lavoro nel tempo in base alle tendenze di utilizzo e ai miglioramenti aziendali che sono in grado di identificare.

L'uso di app sul posto di lavoro basate su Azure consente la classificazione automatizzata dei metadati. Questa capacità significa che, in molte circostanze, il personale non ha bisogno di inserire i metadati, ottenendo anche il vantaggio di facilitare la ricerca e l'accesso alle informazioni. Un'altra app sul posto di lavoro, Smart Case Files, semplifica la gestione dei contenuti e offre al personale amministrativo l'accesso a funzionalità di autorizzazione di sicurezza granulare, senza disporre dei diritti di amministratore di sistema. Queste caratteristiche sono particolarmente utili per gestire i rischi associati a un'ampia base di volontari e all'ampia gamma di iniziative in corso presso Forest & Bird.

Inoltre, il team utilizza le tecnologie di streaming Microsoft per rendere disponibili video e altri file di grandi dimensioni.

Una delle sfide era che ognuno utilizzava luoghi diversi per archiviare le informazioni. Stavamo usando molte unità diverse. Quindi, le persone non saprebbero dove trovare informazioni, quali informazioni sono più aggiornate. È stato fantastico per me perché invio solo collegamenti, nessun allegato. Sto cercando di creare una cultura in cui le persone trovano ciò di cui hanno bisogno online.

Natalia Kovaleff (Amministratore delle risorse umane, Forest & Bird)

Risultati

I team che si sono già trasferiti nei loro nuovi luoghi di lavoro "Nest" stanno vedendo i vantaggi e stanno assistendo con il roll-out ad altri team. Questo personale sta iniziando a creare una cultura per essere in grado di trovare ciò di cui ha bisogno online: fiducia e controllo e nessun attaccamento!

Il lancio a livello di organizzazione di "The Nest" è ancora in corso, consentendo un programma flessibile di aggiornamenti e aggiunte. In una partnership continua, Information Leadership reagisce alle esigenze e alla disponibilità di ciascun team.

Inoltre, per le persone che lavorano spesso in parti della Nuova Zelanda che non hanno accesso a Internet, le funzionalità offline e di sincronizzazione di Office 365 sono un punto di svolta. I membri del team remoto si sentono più sicuri di avere i file più recenti e che le loro modifiche verranno sincronizzate ogni volta che hanno accesso a Internet.

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