布兰普顿市通过 Office 365 和 SharePoint 增强云中的记录合规性和内容治理

概括

作为加拿大第九大城市的所在地，宾顿市（安大略省）的内容和记录管理解决方案不再满足日益增长的合规性和治理要求。纽约市的员工感受到了这种影响，他们试图尽可能地优化他们过时的解决方案。

很明显，纽约市必须通过数字化转型。虽然这是今天的常见情况，但他们的情况却绝非如此。纽约市接连处理了两个重大项目——一个是从 SharePoint 2007 升级到 SharePoint Online，第二个是实施电子文档和记录管理系统。

挑战

为了快速启动数字化转型，纽约市需要迁移到云端。此外，纽约市还需要一个更强大的文档管理系统，可以在他们的 SharePoint 环境之上运行。纽约市的记录管理团队使用他们的 SharePoint 2007 实例进行一些管理，但最终还是依靠物理记录来跟踪文件。信息管理团队也参与其中，并与记录管理团队合作评估治理和合规流程。很明显，他们的政策存在漏洞。在所有这一切进行的同时，纽约市也处于众多人事变动之中，经理们接连不断地来来去去。

战略

为了将现有文件迁移到 SharePoint Online 并实施补充记录管理解决方案，纽约市选择与 Gimmal 合作。凭借其记录管理和治理解决方案，Gimmal 成为满足纽约市信息管理需求的最佳选择。纽约市对全面记录管理和内容治理解决方案的愿景与 Gimmal 的软件能力和专业知识密切相关。

Gimmal 能够通过在 SharePoint 上运行的软件解决方案满足纽约市的记录和信息管理需求。随着 City 过渡到 SharePoint Online，Gimmal 能够实施他们的内容治理软件以在其上运行。 SharePoint 体系结构是实施治理和记录管理解决方案的好地方。这些关键业务解决方案成为该市名为 BRiMS（布兰普顿记录和信息管理系统）的个性化 ECM 系统的基础。解决方案到位后，纽约市能够更好地控制所有部门的信息。 Gimmal 能够支持 BRiMS 的启动，为该市的员工提供培训和知识转移。

结果

通过为组织范围的信息管理构建和实施 BRiMS，该市设置了针对其确切需求的特定解决方案。在迁移过程中，超过 200 万个文档成功地从 SharePoint Server 迁移到 SharePoint Online。这还包括将 3,500 名用户迁移到运行在 Azure 上的 Office 365。通过对 SharePoint Online 的访问，团队现在可以使用他们的移动设备。 Gimmal 的记录管理和治理解决方案使该市的员工更容易找到他们需要的东西。使用 Gimmal 解决方案，内容类型和元数据在上传时就被分配。团队内部网站也是由纽约市创建的，Gimmal 软件提出的结构有助于保持网站井井有条且易于查找。员工采用率很高，这得益于熟悉的 SharePoint 界面和与 Gimmal 的紧密集成。

纽约市着手完成这些项目，以在未来证明其运营，并通过该组织实现创新。项目完成后，纽约市准备为宾顿市人民提供最好的服务。