Yarra Valley Water hỗ trợ lực lượng lao động di động của họ với PowerApps và SharePoint Online

Bản tóm tắt

Yarra Valley Water là công ty lớn nhất trong ba tập đoàn nước của Melbourne, có trụ sở tại phía đông Melbourne. Họ quản lý cơ sở hạ tầng và tài sản trị giá hơn $4 tỷ đồng và tuyển dụng gần 600 người. Mỗi ngày, hơn 1,9 triệu người và 50.000 doanh nghiệp phụ thuộc vào các dịch vụ nước và vệ sinh của họ.

Lực lượng lao động di động lớn của Yarra Valley Water cần một giải pháp an toàn di động mà nhân viên có thể sử dụng tại hiện trường để tiến hành kiểm tra an toàn và báo cáo sự cố kịp thời, đáng tin cậy và chính xác. Họ cũng cần quyền truy cập vào thông tin và cảnh báo an toàn cập nhật để đưa ra quyết định nhanh chóng trong công việc.

Engage Squared đã sử dụng PowerApps để tạo và triển khai ứng dụng thử nghiệm trong hai tuần. Sự thành công của chương trình thí điểm đã dẫn đến việc tạo ra một giải pháp hoàn chỉnh, hiện có tính năng tự động hóa hàng ngày các nhiệm vụ an toàn cũng như quản lý và lưu trữ báo cáo – tất cả đều được cung cấp trên SharePoint Online, Microsoft Flow và PowerApps.

Thử thách

Lực lượng lao động di động của Yarra Valley Water không có các công cụ hiện đại cần thiết để hoàn thành các hoạt động an toàn quan trọng tại chỗ—họ phải dựa vào các biểu mẫu giấy và gửi email hoặc gọi điện đến trụ sở chính. Những tập tài liệu chứa đầy các quy trình an toàn quan trọng giúp nhân viên được thông báo về cách chính xác để hoàn thành một hoạt động an toàn, nhưng thời gian phân phối và cập nhật tài liệu khiến việc duy trì tuân thủ an toàn trở nên khó khăn.

Mặc dù Microsoft 365 đã được sử dụng để cộng tác nhóm bằng các công cụ như SharePoint Online và Skype for Business, các ứng dụng kinh doanh hiện có vẫn ở trong môi trường tại chỗ như SharePoint 2013. Biểu mẫu InfoPath được sử dụng để hoàn thành báo cáo trong văn phòng và được lưu trữ trong danh sách SharePoint 2013 , tuy nhiên, khoảng cách về thời gian giữa sự cố và việc hoàn thành báo cáo biểu mẫu InfoPath có thể khá dài.

Các công cụ và quy trình hiện có đã dẫn đến lỗi của con người, xử lý dữ liệu hai lần và lãng phí thời gian. Các đánh giá về độ mệt mỏi được điền trên giấy dẫn đến trải nghiệm kém cho nhân viên cũng như báo cáo không nhất quán về các sự cố và mối nguy hiểm từ hiện trường. Việc nhanh chóng truyền đạt các cảnh báo an toàn quan trọng tới lực lượng lao động của họ cũng là một thách thức vì email có thể bị bỏ sót trong hộp thư đến của nhân viên.

Những thách thức này đã tạo cơ hội cho Yarra Valley Water xem xét và đơn giản hóa các quy trình an toàn hiện có. Họ biết rằng họ cần một nền tảng cho phép phát triển và phân phối di động nhanh chóng cho lực lượng lao động của mình – không chỉ cho các tình huống an toàn mà còn cho các trường hợp kinh doanh khác. Điều họ không biết là nền tảng nào sẽ hỗ trợ tốt nhất cho việc này. Trước khi liên hệ với Engage Squared, Yarra Valley Water đã dành một năm rưỡi để xác định phạm vi giải pháp nhưng vẫn chưa quyết định được kế hoạch sắp tới.

 

Chiến lược

Yarra Valley Water tìm cách đạt được hai mục tiêu chính:

• Xác định nền tảng nào sẽ cho phép họ phát triển nhanh chóng các giải pháp di động mà họ có thể dễ dàng phân phối cho lực lượng lao động của mình.
• Tạo một ứng dụng an toàn trên thiết bị di động mang lại trải nghiệm chất lượng cho người dùng cuối, cập nhật thông tin hàng ngày cho lực lượng lao động của họ và cung cấp báo cáo theo thời gian

Engage Squared đã làm việc với Yarra Valley Water để tổ chức các hội thảo giới thiệu cho nhân viên về các khả năng của PowerApps–từ thiết kế giao diện người dùng, đọc và ghi đến vị trí lưu trữ dữ liệu cho đến quản lý vòng đời của ứng dụng. Ba hoạt động an toàn đã được chọn để xây dựng thành ứng dụng thí điểm: kiểm tra an toàn trước khi làm việc, truy cập tài liệu quy trình an toàn và truy cập vào các cảnh báo an toàn quan trọng.

Trong hai tuần, ứng dụng đã được tạo, thử nghiệm và triển khai cho một nhóm thử nghiệm. Phản hồi tích cực từ nhóm thử nghiệm đã mang lại cho Yarra Valley Water niềm tin rằng PowerApps là nền tảng phù hợp với nhu cầu của họ vì họ có thể nhanh chóng kiểm tra và xác thực các yêu cầu của mình. Việc tạo ra giải pháp đầy đủ đã bắt đầu.

PowerApp cung cấp cảnh báo theo thời gian thực, chấm điểm đánh giá tình trạng mệt mỏi tự động dẫn đến các hành động tiếp theo bắt buộc, báo cáo mối nguy và sự cố, thư viện quy trình làm việc an toàn trong ứng dụng và kiểm tra an toàn trước khi làm việc với các hướng dẫn động. Nhân viên có thể sử dụng điện thoại để chụp ảnh khi họ điền báo cáo mà không cần phải viết email riêng và tìm kiếm tệp đính kèm, trong khi GPS của họ ghi lại vị trí của bất kỳ vấn đề nào. Điều này có nghĩa là văn phòng chính có thể ngay lập tức xem các bức ảnh và nơi chúng được chụp mà không cần cử người đến xem lại chi tiết sau này.

Microsoft Flow kết nối với các hoạt động trong SharePoint. Khi một báo cáo an toàn, mối nguy hiểm hoặc sự cố mới được tạo, Flow sẽ kiểm tra danh sách SharePoint rồi gửi email để thông báo cho đúng nhóm hành động theo yêu cầu gửi. Nếu có bất kỳ bức ảnh nào được chụp, chúng sẽ tự động được đính kèm vào email để đảm bảo nhóm có thể xem thông tin nhanh nhất có thể.

Trong khi đó, tất cả dữ liệu được lưu trữ trong danh sách SharePoint Online, cho phép nhóm an toàn tạo báo cáo trong Excel và Power BI. Nhóm an toàn có thể dễ dàng tạo các cảnh báo an toàn trong ứng dụng trong danh sách, giúp giảm thời gian cần thiết để đưa ra thông báo nhạy cảm về thời gian và cung cấp giao diện người dùng nhất quán trong ứng dụng cho người dùng. Điều này có nghĩa là nhóm an toàn có thể ở bất cứ đâu trong khi tạo và phân tích dữ liệu mà không cần sử dụng máy tính để bàn ảo để truy cập vào môi trường SharePoint 2013 tại chỗ của họ

Kết quả

Kết quả cuối cùng là một ứng dụng an toàn di động sản xuất giúp cải thiện đáng kể các quy trình an toàn và tuân thủ, đồng thời là nền tảng chiến lược để cung cấp các giải pháp ứng dụng kinh doanh trong tương lai.

Với ứng dụng mới, các quy trình an toàn được hoàn thành nhanh hơn và nhất quán hơn, chi phí tuân thủ giảm đáng kể, tổ chức đã đạt được báo cáo chỉ số an toàn và tuân thủ được cải thiện, dữ liệu an toàn nhất quán hơn và phân tích sâu hơn về các quy trình an toàn của họ.