Công ty dịch vụ chuyên nghiệp và kỹ thuật, Aurecon, đơn giản hóa việc gắn thẻ và khám phá tài liệu với Microsoft Syntex

Bản tóm tắt

Aurecon là một công ty tư vấn, thiết kế và kỹ thuật có trụ sở tại Melbourne, Australia. Với sự cộng tác là cốt lõi trong hoạt động kinh doanh của mình, công ty nhấn mạnh việc đưa các ý tưởng vào cuộc sống nhằm tạo ra một tương lai tốt đẹp hơn cho con người và hành tinh. Được xếp hạng là công ty dịch vụ chuyên nghiệp hàng đầu tại Úc vào năm 2021, Aurecon có cách tiếp cận kinh doanh sáng tạo, từng đoạt giải thưởng.

Aurecon đặt giá trị cao vào thông tin—đến mức Aurecon đã triển khai Tiêu chuẩn quản lý thông tin dự án Aurecon (APIMS), tiêu chuẩn này cung cấp khuôn khổ để thiết lập cơ sở thông tin nhất quán trong toàn tổ chức của mình. Mục đích của tiêu chuẩn là cung cấp khả năng tiếp cận và độ tin cậy cao hơn về thông tin. Để đảm bảo thông tin chính xác, siêu dữ liệu được áp dụng đúng cách là chìa khóa và là cốt lõi trong cách thức hoạt động của tổ chức.

Thử thách

Khi chuyển sang phương pháp giàu siêu dữ liệu này, nhiều thách thức khác nhau đã nảy sinh xung quanh việc áp dụng siêu dữ liệu vào các phiên bản tệp gốc, chẳng hạn như tệp PDF và thông tin được chia sẻ từ các hệ thống quản lý tài liệu không phải của Microsoft. Quá trình áp dụng siêu dữ liệu cho các loại thông tin này rất thủ công và thường khiến các thành viên trong nhóm phải nỗ lực gấp đôi và mất thời gian quý báu. Điều này đặc biệt phổ biến trong các dự án kỹ thuật quy mô lớn, nơi việc sản xuất hàng loạt các bản vẽ thiết kế có độ phức tạp cao đòi hỏi phải được mã hóa duy nhất.

James Black, Hiệu trưởng, Quản lý thông tin và rủi ro kỹ thuật số tại Aurecon cho biết: “Việc tự mình thực hiện mọi thứ không phải là cách tuyệt vời để kinh doanh”. “Nếu bạn đã tải lên tất cả các bản vẽ, bạn sẽ có thể tìm kiếm chúng bằng từ khóa.” Việc gắn thẻ thông tin để dễ dàng khám phá hơn cũng vượt xa những lợi ích nội bộ dành cho Aurecon. Các khách hàng của công ty đã bắt đầu chú trọng hơn vào việc đảm bảo rằng nội dung trực quan như bản vẽ được quản lý bằng các tiêu chuẩn thông tin của tổ chức họ. Các chuyên gia tư vấn của Aurecon cần phải đáp ứng các tiêu chuẩn đó để đảm bảo kết quả có chất lượng.

Chiến lược

Để tối đa hóa hiệu quả trong APIMS, nhóm Aurecon đã tìm kiếm một giải pháp tự động để gán siêu dữ liệu, dẫn dắt các thành viên nhóm tại công ty tới Microsoft Syntex. Dựa trên các khuôn khổ quản lý thông tin của mình, Aurecon bắt đầu triển khai Microsoft Syntex để nâng cao chất lượng thu thập siêu dữ liệu đồng thời đơn giản hóa trải nghiệm người dùng. Với quy mô là động lực chính, nhóm đã xác định cơ hội sử dụng các mô hình trong Microsoft Syntex để đọc và tự động hóa việc trích xuất thẻ siêu dữ liệu từ các bộ bản vẽ lớn một cách thông minh khi chúng được thêm vào các địa điểm dự án SharePoint.

Microsoft Syntex hiện thực hóa cách tiếp cận dựa trên tiêu chuẩn của Aurecon—bước nền tảng để đảm bảo mọi người có quyền truy cập vào thông tin đáng tin cậy có thể được chia sẻ và sử dụng trong các dự án. Nó cũng giải phóng thời gian của các thành viên trong nhóm dự án dành cho việc phân loại và gắn thẻ thông tin theo cách thủ công.

Kết quả

Việc dễ dàng xây dựng và đào tạo lại các mô hình để Aurecon triển khai ISO 19650 thông qua khung cung cấp thông tin được tiêu chuẩn hóa đã mở ra các cơ hội trong tương lai để sử dụng các mô hình thông minh đáp ứng nhu cầu thông tin khách hàng của Aurecon một cách nhất quán và có cấu trúc, đồng thời mang lại giá trị cho khách hàng của công ty.

Với Microsoft Syntex, Aurecon giờ đây có thể dễ dàng đáp ứng các yêu cầu về quản trị và tuân thủ hơn. Thay vì là một nhiệm vụ khó khăn, tốn thời gian, nó đơn giản như việc tải một tập tin lên thư viện SharePoint của công ty và yêu cầu hệ thống thêm các thẻ liên quan. Quá trình này cho phép các nhóm dự án sử dụng thông tin trong tương lai và việc tiết kiệm thời gian từ việc sử dụng Microsoft Syntex mỗi ngày giúp nhân viên tập trung vào việc mang lại giá trị cho khách hàng.

Khi được hỏi về những điều công ty mong muốn từ việc sử dụng Microsoft Syntex trong tương lai, Aurecon coi dữ liệu được thu thập là nền tảng cho các công cụ cải tiến mới có thể cung cấp thông tin chi tiết trên toàn doanh nghiệp và rất cần thiết để phát triển và duy trì bản sao kỹ thuật số. Để bắt đầu sử dụng bản sao kỹ thuật số, tổ chức cần có cấu trúc hợp lý để thu thập thông tin thông minh. Giúp xây dựng nền tảng, Microsoft Syntex cho phép Aurecon sử dụng những công cụ này và tiếp tục tạo ra một hoạt động kinh doanh mạnh mẽ và hiệu quả hơn.

Đọc nghiên cứu trường hợp đầy đủ