Orion Registrar ปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจและการเข้าถึงเอกสารด้วย SharePoint และ K2

เผยแพร่เมื่อ สิงหาคม 1, 2019

สรุป

Orion Registrar Inc. ให้บริการตรวจสอบและรับรองสำหรับบริษัทที่อยู่ในอุตสาหกรรมต่างๆ พวกเขาเป็นผู้เชี่ยวชาญในมาตรฐานอุตสาหกรรมต่างๆ รวมถึงการบินและอวกาศ การแพทย์ โทรคมนาคม สุขภาพและความปลอดภัย การจัดการสิ่งแวดล้อม การรีไซเคิล ความยั่งยืน การจัดการพลังงาน และการจัดการบริการไอที

การใช้เลเยอร์ SmartObject data-abstraction ของ K2 ทำให้โซลูชันใหม่ของ Orion Registrar ผสานรวมข้อมูลลูกค้าในสายงานธุรกิจที่ซับซ้อนซึ่งจัดเก็บไว้ในฐานข้อมูล SQL เชิงสัมพันธ์ที่สร้างขึ้นแบบกำหนดเอง โซลูชันนี้ใช้เซิร์ฟเวอร์ K2 blackpearl เพื่อเข้าถึงข้อมูลที่สามารถดูได้ใน SharePoint Online ผ่านทางสมาร์ทฟอร์ม K2 ที่ฝังไว้ ด้วยเหตุนี้ Orion จึงมีโซลูชันแบบครบวงจรสำหรับกระบวนการทางธุรกิจและการจัดการเอกสาร

ท้าทาย

ISO 9001…TL 9000…OHSAS 18001…นี่คือมาตรฐานระบบบางส่วนจากหลายมาตรฐานที่บริษัทต่างๆ จะต้องได้รับการรับรองเพื่อนำโซลูชันออกสู่ตลาด ในฐานะหน่วยรับรอง Orion Registrar เป็นผู้ให้บริการตรวจสอบบัญชีชั้นนำที่ได้รับการรับรองในระดับสากล และเป็นเพียงบริษัทที่สามารถตอบสนองความต้องการเหล่านี้ได้ Paul Burck ประธานของ Orion Registrar อธิบายว่า "บริษัทต่างๆ ต้องการการยอมรับว่าตนมีระบบการจัดการที่ได้รับการตรวจสอบความถูกต้องครบถ้วนแล้ว และ Orion ก็จัดหาผู้ตรวจสอบด้านเทคนิคตลอดจนการบริหารโครงการสำหรับเรื่องนี้ เราต้องอำนวยความสะดวกในการตรวจสอบและถ่วงดุลทั้งหมด ดังนั้นเมื่อเราบอกว่าบริษัทมีคุณสมบัติตรงตามมาตรฐาน พวกเขาก็ปฏิบัติตามมาตรฐานนั้นจริงๆ”

เดิมทีบริษัทจัดการกระบวนการรับรองแบบ end-to-end โดยใช้ฐานข้อมูล Microsoft Access รวมถึงระบบ CRM แบบกำหนดเองสำหรับการจัดการเอกสาร เห็นได้ชัดว่าหากบริษัทยังคงรักษาเส้นทางการเติบโตไว้ได้ พวกเขาก็จะต้องพังทลายลงในการที่จะให้บริการคุณภาพสูงต่อไปได้ หลังจากค้นคว้าข้อมูลเล็กน้อย พวกเขาได้ข้อสรุปว่าจำเป็นต้องค้นหาโซลูชันการจัดการกระบวนการทางธุรกิจที่ใช้โค้ดน้อยซึ่งจะมีความยืดหยุ่น ปรับขนาดได้ อัปเดตได้ง่าย และสามารถรองรับได้ในปีต่อๆ ไป กุญแจสำคัญของระบบใหม่คือการมองเห็นลูกค้าในกระบวนการตรวจสอบและรับรอง ซึ่งอำนวยความสะดวกในการสื่อสารที่ดีขึ้นโดยทำให้ผู้ใช้สามารถทำงานกับเอกสารและข้อมูลทั้งหมดในที่เดียว

เพื่อให้บรรลุวิสัยทัศน์เกี่ยวกับโซลูชันที่เปิดใช้งานขั้นตอนการทำงานที่ปรับขนาดได้ Orion จึงหันไปหาบริษัทที่ปรึกษาทางธุรกิจและเทคโนโลยีชั้นนำ Catalyte เพื่อให้คำแนะนำด้านเทคโนโลยีตลอดจนพัฒนาและบำรุงรักษาระบบ “เป้าหมายของเราคือการพัฒนาโซลูชันแบบครบวงจร” Clark Pope ผู้อำนวยการของ Catalyte กล่าว “ระบบจะต้องต้อนรับลูกค้าใหม่ ร่างสัญญา อำนวยความสะดวกในการเซ็นชื่อผ่าน DocuSign และเก็บข้อมูลไว้ในไลบรารี SharePoint Online ”

นอกจากจะแนะนำ K2 เป็นหัวใจของระบบแล้ว Catalyte ยังแนะนำให้โครงสร้างพื้นฐานส่วนใหญ่เป็นแบบคลาวด์โดยใช้ Microsoft SharePoint และ Exchange Online Burck กล่าวต่อไปว่า “ข้อเสนอเพื่อใช้ประโยชน์จากบริการบนระบบคลาวด์ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของโซลูชัน BPM โดยรวมของเรานั้นดูสมเหตุสมผลสำหรับเรามาก เนื่องจากเราต้องการลดพื้นที่ในองค์กรเพื่อลดค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการ” ภายในสิ้นปี 2562 Orion วางแผนที่จะเป็น 100% ในระบบคลาวด์

กลยุทธ์

ผลลัพธ์สุดท้ายของโครงการ Orion Registrar/Catalyte คือแอปพลิเคชันเวิร์กโฟลว์การรับรองแบบ end-to-end ที่บริษัทเรียกว่า Hunter ซึ่งไม่เพียงแต่ให้กระบวนการภายในเพื่อจัดการการตรวจสอบเท่านั้น แต่ยังรวมถึงพอร์ทัลภายนอกที่ลูกค้าและผู้ตรวจสอบสามารถรับข้อมูลจริงได้ - เวลาดูสถานะและปัญหาเกี่ยวกับการรับรองที่รอดำเนินการ “นี่คือระบบที่ครอบคลุมอย่างน่าทึ่งที่เกี่ยวข้องกับโครงสร้างพื้นฐานคลาวด์ ระบบการจัดการเนื้อหา สภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกัน การจัดการเอกสารที่ครอบคลุม และการบูรณาการแอปพลิเคชันทางธุรกิจ” Pope กล่าว

การใช้เลเยอร์ SmartObject data-abstraction ของ K2 ทำให้โซลูชันดังกล่าวผสานรวมข้อมูลลูกค้า LOB (สายธุรกิจ) ที่ซับซ้อนของ Orion Registrar ที่จัดเก็บไว้ในฐานข้อมูล SQL เชิงสัมพันธ์ที่สร้างขึ้นแบบกำหนดเอง โซลูชันนี้ใช้เซิร์ฟเวอร์ K2 เพื่อเข้าถึงข้อมูลที่สามารถดูได้ใน SharePoint ผ่านทาง K2 SmartForms ที่ฝังไว้

ขั้นตอนการทำงานตั้งแต่ต้นจนจบของ Hunter มีดังนี้:

  • การเริ่มต้นเริ่มต้นขึ้นเมื่อลูกค้าร้องขอการตรวจสอบ หรือหากการรับรองของพวกเขานั้นอยู่สำหรับการต่ออายุ ตามที่กำหนดโดยเวิร์กเบนช์ตัวจัดกำหนดการ ซึ่งจะติดตามความจำเป็นในการรับรองใหม่ประจำปี
  • ผู้จัดกำหนดการพูดคุยกับลูกค้าเกี่ยวกับความพร้อมและจับคู่ความต้องการกับผู้ตรวจสอบที่มีศักยภาพตามประเภทของการรับรอง ส่วนหนึ่งของ Hunter คือปฏิทินที่ผู้ตรวจสอบจำเป็นต้องติดตามให้ทันสมัยอยู่เสมอ เพื่อให้ผู้กำหนดเวลาสามารถจับคู่ความพร้อมของลูกค้าและผู้ตรวจสอบบัญชีได้
  • เมื่อเลือกผู้ตรวจสอบที่เหมาะสมตามความเชี่ยวชาญและความพร้อมแล้ว DocuSign จะถูกนำมาใช้เพื่อจัดการกระบวนการเอกสารของการลงนามในวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดของโครงการที่ตกลงกันไว้ เพื่อให้สามารถจัดทำสัญญาที่ถูกต้องได้
  • จากนั้นการเตรียมผู้ตรวจสอบจะเริ่มต้นผ่านเวิร์กโฟลว์ที่เปิดเอกสารที่เหมาะสมที่จัดเก็บไว้ใน SharePoint สำหรับโปรเจ็กต์ของลูกค้า โดยให้รายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมด
  • เมื่อการตรวจสอบเสร็จสิ้น ระบบจะอัปโหลดรายงานเพื่อให้ทุกฝ่ายตรวจสอบ
  • หากพบความไม่สอดคล้องระหว่างการตรวจสอบ ก็จะมีขั้นตอนการทำงานที่ชัดเจนในการติดตามและรายงานปัญหาเฉพาะกลับไปให้ลูกค้าทราบ เมื่อปัญหาได้รับการแก้ไขแล้ว ผู้ตรวจสอบสามารถตรวจสอบปัญหาการปฏิบัติตามกฎระเบียบได้ในขณะที่ได้รับการแก้ไข

เมื่อการตรวจสอบเริ่มต้นขึ้น ระบบจะแจ้งการเรียกเก็บเงินให้เรียกเก็บเงินจากลูกค้า เมื่อเอกสารทั้งหมดเสร็จสิ้น ผู้ตรวจสอบของ Orion จะตรวจสอบเอกสาร ปัญหาความไม่สอดคล้อง และตัดสินใจว่าบริษัทควรได้รับการรับรองหรือไม่ หากพวกเขาตัดสินใจว่าบริษัทควรได้รับการรับรอง (และเมื่อลูกค้าชำระเงินตามใบแจ้งหนี้แล้ว) ระบบจะไปที่โปรแกรมย่อยเพื่อจัดทำใบรับรองและทำให้ลูกค้าพร้อมสำหรับการบันทึก

ผลลัพธ์

Orion Registrar ประหยัดเวลาและต้นทุนได้อย่างมากด้วยการนำระบบการปฏิบัติตามข้อกำหนดการรับรองที่ใช้ K2 ไปใช้ วัตถุประสงค์หลักคือเพื่อลดเวลาที่ใช้ในงานตรวจสอบชุดหนึ่งจากสามชั่วโมงเหลือ 1.5 ชั่วโมง จริงๆ แล้ว จำนวนเงินที่ใช้ไปกับงานเหล่านั้นตอนนี้เหลือเพียงหนึ่งชั่วโมงเท่านั้น นอกจากนี้ K2 ยังช่วยให้ Orion ลดการจัดการและค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการเก่า ซึ่งส่งผลให้ประหยัดต้นทุนทรัพยากรได้ 25 เปอร์เซ็นต์ พวกเขายังสามารถลดต้นทุนการส่งไปรษณีย์ได้อย่างมากในขณะนี้เนื่องจากเอกสารทั้งหมดเป็นแบบดิจิทัล

ท้ายที่สุดแล้ว Paul Burck มองว่านี่เป็นจุดเริ่มต้นของการเปลี่ยนแปลงพื้นฐานในการทำงานของพวกเขาในฐานะธุรกิจ “เป้าหมายประการหนึ่งของเราคือการเปลี่ยน Orion จากบริษัทที่ขับเคลื่อนด้วยอารมณ์มาเป็นบริษัทที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล ถ้าเราไม่มีเวิร์กโฟลว์และถ้าเราไม่มี SQL Server และ K2 เราก็จะยังคงถูกขับเคลื่อนทางอารมณ์ต่อไป” เพื่อให้ทราบว่า Orion กำลังวางแผนที่จะใช้ Microsoft Power BI ตลอดหลายปีที่ผ่านมา บริษัทได้รวบรวมข้อมูลจำนวนมหาศาลเกี่ยวกับที่ปรึกษาด้านการตรวจสอบและลูกค้า และด้วยการใช้ประโยชน์จากการวิเคราะห์เชิงลึก จะสามารถดำเนินการคาดการณ์และติดตามงานได้อย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้น เพื่อปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้าให้ดียิ่งขึ้น

ในปัจจุบัน ด้วย K2 ที่เป็นแกนหลักของแอปพลิเคชัน Hunter Orion จึงมีโซลูชันเวิร์กโฟลว์ที่คาดการณ์ได้ พึ่งพาได้ และปรับขนาดได้ และด้วย Catalyte ซึ่งเป็นพันธมิตร พวกเขาก็จะมีทรัพยากรที่พร้อมสำหรับการขยายระบบในขณะที่บริษัทก้าวไปสู่ระดับถัดไป

อ่านกรณีศึกษาฉบับเต็ม