Quest ช่วยให้ NHS Arden และ GEM โยกย้ายไปยัง Office 365 ได้อย่างราบรื่น

สรุป

NHS (บริการสุขภาพแห่งชาติ) Arden และ GEM (AGEM) Commissioning Support Unit (CSU) ให้บริการที่หลากหลายแก่ NHS England (NHSE) และเป็นหนึ่งใน CSU ที่ใหญ่ที่สุดในประเทศ พวกเขาทำหน้าที่เป็นพันธมิตรที่มีคุณค่าและไว้วางใจได้สำหรับคณะกรรมาธิการ หน่วยงานท้องถิ่น และผู้ให้บริการ เพื่อรับมือกับความท้าทายที่พวกเขาเผชิญในการสร้างบริการแบบบูรณาการ คุณภาพสูง และคุ้มค่า ซึ่งนำไปสู่ผลลัพธ์ด้านสุขภาพที่ดีขึ้นสำหรับทุกคน

ทีมไอทีขนาดเล็กของ AGEM มีทรัพยากรที่จำกัดในการย้ายจาก SharePoint 2010 ไปยัง Office 365 เพื่อช่วยบรรลุเป้าหมายที่เน้นระบบคลาวด์เป็นอันดับแรกสำหรับตนเองและลูกค้า รวมถึงกลุ่มการว่าจ้างทางคลินิก (CCG) 60 กลุ่ม NHSE ความไว้วางใจของผู้ให้บริการ และหน่วยงานท้องถิ่น

พวกเขามองหา Quest และ Metalogix เพื่อช่วยพวกเขาในการโยกย้ายจากตำแหน่งเดิมที่แตกต่างกันไปเป็นโซลูชันอัจฉริยะที่ผสานรวมเป็นหนึ่งเดียวซึ่งใช้ Office 365

ท้าทาย

ด้วยทีมไอทีสามคน AGEM มีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดการผู้ใช้ 1,500 รายทั่วทุกภูมิภาค ในฐานะส่วนหนึ่งของขอบเขต พวกเขามองหาการประหยัดต่อขนาดทั่วทั้งกระดาน

ในปี 2013 AGEM ได้สรุปแนวทางสำหรับตนเองและลูกค้าไว้ก่อน นโยบายเน้นระบบคลาวด์เป็นอันดับแรกของรัฐบาลสหราชอาณาจักร- พวกเขาเริ่มการเดินทางโดยเผชิญหน้ากับ ซึ่งส่งผลให้เกิดความซ้ำซ้อนและการสูญเสียความพยายาม พวกเขารู้ว่าพวกเขาไม่มีเวลาที่จะเสียไปหากต้องการลดจำนวนไซโลของระบบและปรับปรุงความสามารถของทีมในการสนับสนุนผู้ใช้ปลายทาง

ทีมไอทีต้องการย้าย SharePoint 2007 และ SharePoint 2010 เพื่อใช้ประโยชน์จากความยืดหยุ่นและความสามารถในการปรับขนาด พวกเขาเลือก Office 365 เป็นแพลตฟอร์มเนื่องจากชุดเครื่องมือมอบ "มีด Swiss Army" ให้พวกเขา เป็นโซลูชันที่ปรับขนาดได้ ยืดหยุ่น และมีประสิทธิภาพ พร้อมด้วยฟีเจอร์และฟังก์ชันการทำงานที่พัฒนาอย่างต่อเนื่อง นอกจากนี้ AGEM ชอบที่ผู้ใช้มีประสบการณ์ที่คุ้นเคยไหลผ่านเครื่องมือต่างๆ ซึ่งช่วยในการนำไปใช้ของผู้ใช้ปลายทาง

ด้วยทรัพยากรที่จำกัดของทีม พวกเขาจึงเริ่มกระบวนการย้ายจากตำแหน่งเดิมที่แตกต่างกันไปเป็นโซลูชันอัจฉริยะที่ครบวงจรด้วยตนเอง อย่างไรก็ตาม กระบวนการนี้มีความเสี่ยงที่สำคัญต่อข้อผิดพลาดของมนุษย์ เนื่องจากสมาชิกในทีมย้ายเนื้อหาระหว่างระบบด้วยตนเอง นอกจากนี้ยังใช้ภาระงานประจำวันของทีมเป็นส่วนใหญ่ และทำให้ทีมไม่สามารถมุ่งเน้นไปที่หน้าที่หลักอื่นๆ ของตนได้

งานแรกๆ ประการหนึ่งของ AGEM คือการค้นหาโซลูชันที่สามารถลบกระบวนการที่ต้องทำด้วยตนเองออกไป และยังพิสูจน์ได้ว่าพวกเขาสามารถย้ายฟาร์ม SharePoint เดิมในท้องถิ่นของตนได้อย่างถูกต้องและราบรื่น รวมถึงบัญชีการจัดการทางการเงินด้วย สิ่งสำคัญคือพวกเขาจะต้องสามารถแสดงให้เห็นผ่านการตรวจสอบในอนาคตว่าข้อมูลไม่มีการเปลี่ยนแปลงในทางใดทางหนึ่งและปลอดภัย

“ก่อนที่จะมีส่วนร่วมกับ Metalogix [ส่วนหนึ่งของ Quest] เราติดอยู่ในกระบวนการที่ต้องทำด้วยตนเองและจัดการกับการขาดแคลนตัวเลือกที่พร้อมใช้งานทันทีในการดำเนินงาน” Chris Reynolds หัวหน้าฝ่ายนวัตกรรมและการพัฒนาผลิตภัณฑ์กล่าว . “นั่นหมายความว่า เราไม่สามารถกู้คืนเอกสารหรือไลบรารีโดยละเอียดได้อย่างง่ายดาย และมั่นใจว่าจะทำได้อย่างถูกต้อง”

กลยุทธ์

“เมื่อเราเริ่มดู Metalogix เราทึ่งมากว่าเราจะทำให้การโยกย้ายเกิดขึ้นได้อย่างไร” Reynolds กล่าว Metalogix มีส่วนร่วมอย่างแข็งขันกับ AGEM และใช้เวลาฟังสิ่งที่พวกเขาพยายามทำให้สำเร็จ และวิธีที่พวกเขาต้องการไปให้ถึงจุดนั้น Metalogix นำความรู้นั้นมานำเสนอโซลูชัน Essentials สำหรับ Office 365 และแสดงแผนงานสู่ความสำเร็จให้กับ AGEM

“Metalogix แสดงให้เราเห็นว่าพวกเขาสามารถช่วยให้เราบรรลุเป้าหมายได้อย่างไร แทนที่จะแค่พยายามขายใบอนุญาตให้เรา และไม่บอกแผนเหมือนกับคู่แข่งบางราย” Reynolds รับทราบ “แล้วมันก็เปลี่ยนแนวทางทั้งหมดของเรา”

AGEM เริ่มย้ายข้อมูลจำนวนเล็กน้อยในตอนแรกเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาปฏิบัติตาม NHS ทั้งหมดเมื่อย้ายเนื้อหาทางการเงินที่ละเอียดอ่อนจากข้อมูลในองค์กรไปยังคลาวด์ พวกเขารู้สึกตื่นเต้นมากที่สามารถรักษาการควบคุมเวอร์ชันได้ และสามารถดูเนื้อหาภายในองค์กรและในระบบคลาวด์ได้ นั่นทำให้พวกเขาสบายใจเมื่อรู้ว่าพวกเขาพร้อมสำหรับการตรวจสอบทุกประเภททุกเมื่อ

นอกจากนี้ AGEM ยังสามารถใช้ประโยชน์จากระบบอัตโนมัติของเครื่องมือ ทำให้พวกเขาสามารถมุ่งเน้นไปที่ส่วนอื่นๆ ของธุรกิจได้ ด้วย Metalogix พวกเขาสามารถทำงานให้สำเร็จได้มากขึ้นและลดระดับความเครียดลงได้ เนื่องจากไม่ต้องเผชิญกับกระบวนการที่ต้องทำด้วยตนเองหรือต้องกังวลเกี่ยวกับข้อผิดพลาดของมนุษย์อีกต่อไป

Metalogix ยังจัดการฝึกอบรมและการสนับสนุน AGEM ผ่านทาง Metalogix Academy เพื่อช่วยให้พวกเขาเริ่มต้นและดำเนินการได้รวดเร็วยิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น พวกเขามีอักขระพิเศษที่ใช้ รวมถึงสัญลักษณ์รูปแม่กุญแจที่แสดงไม่ถูกต้องในอินเทอร์เฟซ Metalogix ทีมสนับสนุนได้แก้ไขปัญหานี้ในการอัพเดตรายสัปดาห์ครั้งถัดไป

“เราเห็นผลตอบแทนจากการลงทุนได้ทันทีด้วยการลดชั่วโมงทำงานที่จำเป็นสำหรับการย้ายข้อมูลลงอย่างมาก และเราไม่ต้องกังวลกับความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับข้อผิดพลาดของผู้ใช้อีกต่อไป” Reynolds กล่าว

ขณะนี้ AGEM ใช้ Office 365 พวกเขากำลังใช้งาน SharePoint ในเชิงรุก และสร้างบริการที่พวกเขาใช้ การนำ Microsoft Teams มาใช้เป็นการบูรณาการประสบการณ์ผู้ใช้ทั่วทั้งชุดเครื่องมือ และได้สร้างการเปลี่ยนแปลงขั้นตอนในการทำงาน ช่วยให้พวกเขาทำงานเป็นทีมจากหลายสาขากับลูกค้าและห่วงโซ่อุปทานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลดความล่าช้าและปรับปรุงการบริการที่มอบให้

พวกเขายังใช้โหนด Power BI เฉพาะเพื่อมอบข้อมูลเชิงลึกที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลที่รวมแหล่งข้อมูลที่สิ้นหวังหลายแห่ง งานนี้ครอบคลุมถึงเส้นทางของผู้ป่วย บุคลากร การเงิน และการจัดการเหตุการณ์ ช่วยให้ AGEM เปิดเผยสิ่งที่ไม่ทราบและแสดงข้อมูลสำคัญที่สำคัญ

นอกจากนี้ ด้วย Microsoft Forms และ Power Automate พวกเขาใช้แผนผังการตัดสินใจและการแจ้งเตือนเพื่อเสริมศักยภาพผู้ใช้ด้วยข้อมูลที่พวกเขาต้องการในเวลาที่เหมาะสม

“เราอยากให้ทุกคนมองเราเพื่อหาแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด ด้วยการสนับสนุนและความช่วยเหลืออย่างต่อเนื่องของ Metalogix เรารู้ว่าเราจะสามารถสรุปทั้งหมดนี้ให้เป็นบริการเพื่อช่วยเหลือลูกค้าของเราและหน่วยธุรกิจอื่นๆ ของ NHS ได้” Reynolds กล่าว

ผลลัพธ์

“ถ้าฉันไม่มี Metalogix ฉันจะไม่สามารถทำสิ่งที่ฉันสามารถทำได้ ข้อมูลทางการเงินที่เราย้ายจะยังคงอยู่บนเซิร์ฟเวอร์ที่แทบจะไม่ทำงาน ถ้าฉันจะต้องย้ายข้อมูลจำนวนนั้นด้วยจำนวนโฟลเดอร์และโครงสร้างย่อย เราสองคนก็คงจะทำงานได้หนึ่งเดือน”

“เครื่องมือที่เหมาะสมจะจ่ายผลตอบแทนเองภายในไม่กี่สัปดาห์ คุณไม่จำเป็นต้องให้คนนั่งและหมุนที่จับเพื่อให้แน่ใจว่าใช้งานได้ Metalogix มีความยืดหยุ่นอย่างไม่น่าเชื่อในการพัฒนาตามพื้นที่ที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลา และเรารู้ว่า Metalogix สามารถส่งมอบครั้งแล้วครั้งเล่า และเราสามารถเห็นการตรวจสอบได้ตลอดเวลา เรามีความไว้วางใจและศรัทธา” เรย์โนลด์สกล่าว

ขณะที่พวกเขาเดินทางต่อไปยังระบบคลาวด์ AGEM กำลังมองหาอนาคตและกำลังลงทุนในทีม Office 365 ที่ต้องพบปะกับลูกค้า เพื่อปรับใช้โซลูชันสำหรับลูกค้า เพื่อให้พวกเขาสามารถเริ่มต้นและทำงานได้อย่างรวดเร็ว

พวกเขาต้องการยกระดับประสบการณ์ของพวกเขากับ Metalogix และสรุปเป็นบริการสำหรับลูกค้าของพวกเขา ตอนนี้พวกเขาสามารถหาเหตุผลเข้าข้างตนเองของข้อมูล ค้นหาขยะที่เป็นอยู่ และย้ายเฉพาะสิ่งที่จำเป็นเท่านั้น ทีมงาน AGEM Office 365 มีความคล่องตัวมากขึ้นและสามารถตอบสนองต่อสิ่งต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น ทำให้พวกเขามุ่งเน้นไปที่บทบาทหลักของตนได้

“ขณะนี้เรากำลังพิจารณาวิธีการอื่นๆ มากมายที่เราสามารถใช้โซลูชัน Metalogix ได้ เรากำลังกระจายข่าวและต้องการให้ผู้อื่นได้รับผลตอบแทนจากการลงทุนแบบเดียวกับที่เรามี” Reynolds กล่าว “ฉันเชื่อใน Essentials สำหรับ Office 365 จริงๆ มันทำงานได้ดีและยังคงทำงานได้ดีอยู่”

การใช้ชุดเครื่องมือ Microsoft 365 ทำให้ AGEM สามารถทำงานร่วมกันและให้บริการได้อย่างมีประสิทธิภาพทั่วทั้งพื้นที่ที่กระจัดกระจาย

การใช้ผู้เชี่ยวชาญด้านเทคนิคของ Teams สามารถใช้ประโยชน์ได้เมื่อจำเป็น ณ จุดที่ให้ผลตอบแทนดีที่สุด

อ่านกรณีศึกษาฉบับเต็ม