สรุป
องค์กรเอกสารสำคัญของรัฐบาลนี้เป็นเอกสารสำคัญและผู้จัดพิมพ์อย่างเป็นทางการของรัฐบาล พวกเขาเก็บบันทึกอย่างเป็นทางการและเป็นผู้ดูแลเอกสารสำคัญของประเทศ บทบาทของพวกเขาคือการรวบรวมและรักษาอนาคตของบันทึกของรัฐบาล ทั้งในรูปแบบดิจิทัลและทางกายภาพ เพื่อรักษาไว้สำหรับคนรุ่นต่อ ๆ ไป และเพื่อให้สาธารณชนเข้าถึงและเข้าถึงได้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
มีความต้องการภายในองค์กรเพื่อใช้สิทธิ์การใช้งานข้อตกลงองค์กรของ Microsoft ที่มีอยู่และแปลงเป็นสิทธิ์การใช้งาน Office 365 องค์กรยังตัดสินใจว่าพวกเขาต้องการใช้ RecordPoint Records365 เพื่อขยายขีดความสามารถของ Office 365 เพื่อให้ตรงตามข้อกำหนดการจัดการบันทึกขั้นสูง
ท้าทาย
ทั่วทั้งภาครัฐ องค์กรต่างต้องการปรับปรุงวิธีการทำงานร่วมกันในทีมและทั่วทั้งองค์กร พวกเขายังตั้งคำถามถึงคุณค่าของการใช้งาน EDRM ที่มีอยู่ และกำลังสำรวจวิธีการใหม่ๆ ในการปรับปรุงการควบคุม ผลผลิต และการประหยัดต้นทุน
มีการระบุข้อกำหนดหลักสี่ประการสำหรับโซลูชัน:
- การโยกย้ายที่สอดคล้องจาก Objective ไปยัง SharePoint
- การปฏิบัติตามกฎหมายการจัดการบันทึก
- การปรับใช้บนคลาวด์สอดคล้องกับแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดของ Government Digital Service (GDS) และกลยุทธ์ด้านไอทีขององค์กร
- ปรับปรุงประสบการณ์ผู้ใช้ปลายทาง ทำให้มั่นใจถึงการยอมรับของผู้ใช้และประสิทธิภาพการผลิต
ความทันสมัย ถือเป็นข้อพิจารณาที่สำคัญสำหรับองค์กรเก็บเอกสารของรัฐบาล
สิ่งสำคัญคือต้องดำเนินการนี้ในราคาที่ไม่เกินค่าบำรุงรักษา 3 ปีของโซลูชัน EDRMS เดิม
“RecordPoint เป็นผู้ให้บริการเพียงรายเดียวที่ตรงตามเกณฑ์ทั้งหมดของเรา เป็นเรื่องดีที่ได้ร่วมงานกับผู้จำหน่ายที่สามารถส่งมอบการยกระดับและการย้ายกะที่เป็นไปตามข้อกำหนด และหลังจากนั้นช่วยให้เราประหยัด 60% ต่อปีสำหรับโซลูชัน EDRMS ที่ทันสมัย” - ผู้สนับสนุนโครงการ
กลยุทธ์
การโยกย้ายที่สอดคล้องจาก Objective ไปยัง SharePoint
ขั้นตอนแรกของการส่งมอบเกี่ยวข้องกับการโยกย้ายจาก Objective ไปยัง SharePoint Online ผ่าน RecordPoint ส่งมอบ Compliant Migration as a Service (CMaaS) เนื่องจากองค์กรเก็บถาวรของรัฐบาลทำงานได้อย่างดีเยี่ยมในการรักษาแผนไฟล์ที่มีอยู่ การโยกย้ายไปยัง SharePoint จะใช้ประโยชน์จากงานที่มีอยู่ที่ทำในสภาพแวดล้อมวัตถุประสงค์ เพื่อเป็นมูลค่าเพิ่ม เมื่อองค์กรเติบโตด้วยการใช้ Office 365 Records365 จะสามารถจัดการปริมาณงานเพิ่มเติมจากส่วนกลาง เช่น Microsoft Teams, Groups, Exchange และอื่นๆ อีกมากมาย
SharePoint ช่วยให้องค์กรสามารถสร้างไซต์ที่มีโครงสร้างเพื่อรวบรวม จัดการ และแสดงข้อมูลองค์กร จากนั้น Records365 จะจัดการเนื้อหาโดยไม่รบกวนผู้ใช้ และใช้การควบคุมบันทึกในเบื้องหลัง
การปฏิบัติตามกฎหมายการจัดการบันทึก
Records365 เป็นโซลูชั่นที่สมบูรณ์แบบขององค์กรจัดเก็บข้อมูลของรัฐบาลสำหรับความต้องการที่จะปฏิบัติตามกฎหมายการจัดการบันทึกอย่างเข้มงวด ได้รับการออกแบบเพื่อให้สอดคล้องกับมาตรฐานยุโรป, ISO15489, ISO16175 และอื่นๆ Records365 นำเสนอแพลตฟอร์มในอุดมคติสำหรับองค์กรภาครัฐเพื่อจัดการกับความท้าทายด้านความทันสมัยและพระอาทิตย์ตกดินแบบดั้งเดิมบนแพลตฟอร์มเดียว การปรับใช้ Records365 ช่วยให้องค์กรปฏิบัติตามข้อกำหนดและคุ้มต้นทุน
การปรับใช้บนคลาวด์ที่สอดคล้องกับแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของ GDS และกลยุทธ์ด้านไอทีขององค์กร
คุณสมบัติกลไกกฎและระบบอัตโนมัติของ Records365 มีความสำคัญต่อกลยุทธ์ด้านไอทีและการปฏิบัติตามกฎระเบียบขององค์กรเก็บถาวรของรัฐบาล กลไกจัดการกฎนี้เข้าใจบริบทของเรกคอร์ดจากแหล่งที่มา จากนั้นจับคู่ข้อมูลกับนโยบายการปฏิบัติตามข้อกำหนดเพื่อทำให้การจัดประเภทเรกคอร์ดเป็นแบบอัตโนมัติ
การควบคุมการจัดการบันทึกอย่างละเอียดจะแสดงผ่านชุดแดชบอร์ดการจัดการบันทึกภาพและความสามารถในการค้นหาขั้นสูง ช่วยให้มั่นใจว่าสอดคล้องกับนโยบายการจัดการบันทึกและผลลัพธ์ทางธุรกิจที่ต้องการ
ปรับปรุงประสบการณ์ผู้ใช้ปลายทาง ทำให้มั่นใจถึงการยอมรับของผู้ใช้และประหยัดประสิทธิภาพการทำงาน
อินเทอร์เฟซผู้ใช้ที่ทันสมัยของ Records365 ช่วยให้เจ้าหน้าที่องค์กรใช้งานและปรับใช้ได้ง่าย Records365 ขยายความสามารถดั้งเดิมของ SharePoint ด้วยฟีเจอร์ที่ควบคุมและทำให้วงจรการจัดการบันทึกเป็นอัตโนมัติได้อย่างราบรื่น
กระบวนการอัตโนมัตินี้ ทำให้ผู้ใช้ปลายทางมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้ง่ายขึ้นช่วยให้เจ้าหน้าที่ขององค์กรจัดเก็บข้อมูลของรัฐบาลสามารถทำงานร่วมกันและมีประสิทธิผลมากขึ้น ขณะเดียวกันก็รับประกันความถูกต้องและสมบูรณ์ของข้อมูล
เรารู้สึกตื่นเต้นที่ได้มุ่งหน้าไปสู่การเดินทางของการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลและความทันสมัยที่เปิดใช้งานโดย Office 365 และ Records365
ผู้สนับสนุนโครงการ (, )
ผลลัพธ์
ประหยัดได้ถึง 60% ต่อปีสำหรับโซลูชัน EDRMS สมัยใหม่
- โซลูชันการโอนย้ายที่สอดคล้องที่ดีที่สุดไปยัง SharePoint
- ผลิตภัณฑ์ที่ใช้งานง่ายซึ่งปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและให้อำนาจแก่ผู้ใช้ปลายทางในการใช้และนำไปใช้
- กลไกกฎแบบไดนามิกที่เข้าใจบริบทของบันทึกทำให้เนื้อหาเป็นไปตามข้อกำหนดและจัดประเภทบันทึกโดยอัตโนมัติ
RecordPoint มีความภูมิใจที่จะจัดหาโซลูชันสำหรับองค์กรจัดเก็บข้อมูลของรัฐบาลที่จะช่วยให้พวกเขาสามารถย้ายไปยังสถานที่ทำงานสมัยใหม่ แทนที่ระบบเดิมที่มีอยู่ และปลดล็อกความสามารถของระบบคลาวด์ ด้วยแนวทางที่ง่าย ทันสมัย และเชื่อถือได้ของ RecordPoint ในการจัดการข้อมูลและบันทึก ข้อเสนอที่โฮสต์บนคลาวด์ของ RecordPoint และบริการโยกย้ายที่เป็นไปตามข้อกำหนดจะช่วยเร่งการเดินทางขององค์กรสู่ระบบคลาวด์
