Резюме
Производитель и поставщик подводных технологий и услуг мирового класса, объединяющих глобальную оффшорную энергетику («Производитель»), предлагает инновационные технологии, которые обеспечивают жизненно важный контроль и подачу энергии как для нефтегазового сектора, так и для сектора возобновляемых источников энергии. Отделы продаж, инженерного проектирования, планирования, производства и контроля качества совместно работают над многими проектами. Однако командам, рассредоточенным по всему миру, требовался доступ к проектным документам и критически важной бизнес-информации из единого источника. Чтобы обеспечить доступ и ясность по всему предприятию, производитель внедрил инструмент автоматической категоризации и метаданных, который упростит процессы сбора данных. Это позволяет им лучше использовать свои инвестиции в SharePoint в качестве основного репозитория, а также ускорять внедрение.
Вызов
Одной из основных проблем, с которой столкнулся производитель, был огромный объем счетов-фактур, которые необходимо обрабатывать вручную. Финансовый отдел плохо справлялся с растущим объемом — 15 000 счетов в год — что приводило к просроченным платежам. Кроме того, некоторые счета-фактуры были потеряны или дублированы в процессе утверждения вручную. Несмотря на то, что они использовали интрасеть SharePoint, удаленные отделы не взаимодействовали в общем репозитории. Первоначальная платформа управления документами компании была разработана как монолитное решение, которое стало слишком хрупким и сложным, чтобы соответствовать текущим бизнес-ожиданиям. Кроме того, их использование SharePoint было тревожно низким, поскольку не было единой точки входа для всех бизнес-приложений.
Стратегия
Производитель работал с британским поставщиком решений Ephesoft IONIT для внедрения Ephesoft Transact Smart Capture, чтобы упростить организацию и классификацию документов в среде SharePoint. Используя это решение, производитель может быстро вводить документы посредством автоматической классификации, извлечения и доставки документов (в бумажном и электронном форматах) и связанных данных непосредственно в рабочий процесс и процесс утверждения SharePoint.
Продукт Ephesoft сразу помог им, особенно при обработке счетов. Например, большинство счетов-фактур, сгенерированных компьютером Производителя, автоматически захватываются и извлекаются с помощью OCR, включая почти все необходимые элементы, 23 поля данных. В рамках решения автоматизированные поисковые запросы к базе данных помогают извлекать метаданные из счетов-фактур и связанных документов. В редких случаях неразборчивых документов программное обеспечение находит расположение ключевых полей и представляет их оператору для быстрого и эффективного ручного ввода данных.
Он очень интуитивно понятен и прост в настройке, а поскольку требуется меньше обучения, он нравится нашим клиентам. При необходимости Ephesoft предлагает очень активную и полезную команду поддержки.
Аншуман Наяк (ведущий системный консультант, IONIT)
Полученные результаты
Решение производителя по обработке счетов помогло обеспечить своевременную оплату от клиентов и обеспечило привлекательные экономические показатели. С момента внедрения Ephesoft они смогли справиться с увеличением количества счетов 40% — с 15 000 до 21 000 — без каких-либо проблем. Они смогли оптимизировать управление проектной документацией и совместную работу на основе проекта, интегрировав рабочий процесс отделов продаж, проектирования, планирования, производства и контроля качества. Благодаря надежному процессу утверждения документов производитель может быть уверен, что организационные документы обрабатываются через прозрачную цепочку утверждения перед их публикацией/обновлением/удалением. Это обеспечивает доступность правильных версий документов в течение всего жизненного цикла проекта с поддержкой контрольного журнала для всех ключевых документов.
Около 250 сотрудников в настоящее время используют решение. Производитель смог сразу увидеть преимущества удаленного захвата. Они реализовали более дешевое распространение, более быстрый доступ к документам, снижение затрат на доставку и сокращение времени обработки с меньшим количеством потерянных, дублированных или неуместных записей.
Прочитать полное тематическое исследование