Штат Гавайи повышает эффективность работы правительства за счет улучшенных безбумажных услуг от Adobe и Microsoft

Опубликовано 1 августа 2019 г.

Резюме

Сократив количество бумажных документов, выдаваемых правительством, внедрив цифровые процессы, такие как поддержка электронных документов и подписей с помощью Adobe Sign вместе с рабочими процессами SharePoint, штат Гавайи сократил расходы и максимально эффективно предоставляет услуги гражданам.

Вызов

Гавайи, известные своими активными вулканами, пляжами, серфингом и пешим туризмом, — рай для любителей активного отдыха. Вполне уместно, что штат Гавайи поддерживает безбумажную инициативу, которая, среди прочего, уменьшит негативное воздействие на окружающую среду. Поскольку население рассредоточено по нескольким островам, Гавайи также ставят перед правительством штата определенные задачи, поскольку оно работает над тем, чтобы быстро и эффективно охватить все 1,4 миллиона граждан.

Но не менее важно и то, что внедрение цифровых процессов, включая поддержку электронных документов, помогает правительству эффективно общаться и более эффективно предоставлять услуги гражданам.

Стратегия

Штат Алоха внедрил Adobe Sign, решение Adobe Document Cloud, для удовлетворения своих потребностей в электронной подписи и сократил количество операций, которые обычно сопровождают процессы проверки и утверждения документов. Например, время оформления документов, связанных только с новыми сотрудниками, сократилось на 80 процентов. Рабочие процессы были упрощены для большего контроля и эффективности.

Например, Департамент здравоохранения Гавайев будет использовать Adobe Sign для управления подписанными формами иммунизации для 180 000 учащихся в школах K-12. Родители и опекуны могут подписывать формы в электронном виде, что ускоряет и упрощает выполнение этого ежегодного процесса. Кроме того, государственные служащие используют приложения Adobe Creative Cloud, такие как Adobe Acrobat Pro DC, Adobe Photoshop CC, InDesign CC и Dreamweaver CC, для экономичного создания и доставки высококачественных сообщений гражданам.

Используя Adobe Sign как часть службы eSign на Гавайях, мы избавляемся от большей части времени, затрачиваемого ранее на подготовку и маршрутизацию документов. Возможность интегрировать Adobe Sign в существующие среды SharePoint и рабочие процессы отделов дает государственным служащим больше возможностей для интегрированного решения для отправки и отслеживания документов.

Тодд Накапуй (директор по информационным технологиям, штат Гавайи)

Полученные результаты

За первый год было подписано более 64 000 документов в электронном виде, и ожидается, что этот показатель будет расти. До 25 000 сотрудников будут взаимодействовать с документом с помощью Adobe Sign либо в качестве лица, инициирующего документ для подписи, либо в качестве подписывающего лица, и ожидается, что это число также увеличится — потенциально на десятки тысяч.

Другие результаты включают следующее:

  • 80% меньше времени на обработку новых сотрудников
  • Подписанные утверждения возвращаются в течение часов, а не недель
  • Позволяет сотрудникам подписывать документы в любом месте на мобильных устройствах

Накапуи добавляет: «Решения Adobe предлагают прочную основу, которая позволяет нам работать эффективнее и решать проблемы новыми способами. Благодаря нашему прочному партнерству с Adobe мы меняем методы работы правительства, чтобы предоставлять гражданам более быстрые и эффективные услуги».

Прочитать полное тематическое исследование