National Grid обеспечивает большую согласованность и эффективность в управлении юридическими вопросами с помощью Office 365 и Repstor.

Опубликовано 30 апреля 2020 г.

Резюме

National Grid plc — британская многонациональная электро- и газоснабжающая компания со штаб-квартирой в Лондоне. Это одна из крупнейших в мире коммунальных служб, принадлежащая инвесторам, и она играет жизненно важную роль в подключении миллионов людей к используемой ими энергии — безопасно, надежно и эффективно.

У National Grid есть большой внутренний юридический отдел в Великобритании. Реорганизация бизнеса побудила юридическую службу улучшить и скоординировать методы решения юридических вопросов.

После тщательного изучения рынка компания National Grid выбрала ES/Unity на базе Repstor, решение для управления жизненным циклом дел на основе Office 365, чтобы обеспечить единообразие способов хранения и доступа сотрудников к документам и электронной почте, связанным с делами.

Вызов

У National Grid есть большой внутренний юридический отдел в Великобритании. Это состоит из шести команд, которые предоставляют услуги более чем 17 бизнес-структурам и 24 бизнес-направлениям. Реорганизация бизнеса и стремление предоставлять больше с меньшими затратами в рамках National Grid в целом побудили юридическую службу улучшить и скоординировать методы решения юридических вопросов.

Руководящие группы National Grid рассредоточены географически, и многие люди работают из дома по крайней мере один день в неделю. Но пока юридические документы и электронные письма были разбросаны по Microsoft SharePoint, общим дискам и отдельным личным папкам в архивах электронной почты, эффективное сотрудничество было невозможным.

Вместо того, чтобы инвестировать в специальную систему управления юридическими документами, National Grid хотела более полно использовать стандартное программное обеспечение, которое уже было у пользователей. Проведя подробный анализ, они отказались от выделенной системы и решили стандартизировать управление документами в SharePoint.

Стратегия

После тщательного анализа рынка компания National Grid выбрала ES/Unity, Powered by Repstor, решение для управления жизненным циклом на основе Office 365, которое использует существующие в компании среды Microsoft Office/Outlook и SharePoint. Он обеспечивает единообразие способов хранения и доступа к документам и электронным письмам, связанным с делами, без необходимости менять привычный для пользователей способ работы.

Программное обеспечение, разработанное в дополнение к Office 365, позволяет сотрудникам легко проектировать и создавать рабочие области в SharePoint, а также отображать их с помощью встроенной интеграции с Microsoft Outlook. Это позволяет юристам работать со своими делами, используя знакомый пользовательский интерфейс Outlook для подачи электронной почты, управления документами и совместной работы, а также управления жизненным циклом дел.

Раньше существовало множество различных устаревших способов ведения дел, а также использовалось множество различных систем и подходов к управлению документами, и мы хотели перейти к стандартизированному подходу — для повышения производительности, простоты и эффективности.

Мо Аджаз (глава отдела юридического сопровождения, National Grid plc)

Полученные результаты

В последующем опросе пользователей, после запуска, 87 процентов членов юридической команды сказали, что их опыт работы с Repstor и новым способом работы был «отличным». Оставшиеся 13% тоже были довольны, назвав новую систему «хорошей».

Прочитать полное тематическое исследование