Resumo
Um fabricante de classe mundial e fornecedor de tecnologias e serviços submarinos que conectam a indústria global de energia offshore (o “Fabricante”) fornece tecnologias inovadoras que permitem controle vital e fornecimento de energia para os setores de petróleo e gás e energia renovável. Os departamentos de vendas, projeto de engenharia, planejamento, fabricação e controle de qualidade da empresa trabalham juntos em muitos projetos. No entanto, as equipes dispersas globalmente precisavam de acesso a documentos do projeto e informações comerciais críticas entregues por meio de uma única fonte. Para permitir acesso e clareza em toda a empresa, o Fabricante implementou uma ferramenta automática de categorização e metadados que simplificaria os processos de captura. Isso permite que eles utilizem melhor seu investimento no SharePoint como repositório principal, além de impulsionar a adoção.
Desafio
Um dos principais desafios enfrentados pelo Fabricante foi o enorme volume de faturas a serem processadas manualmente. O departamento financeiro não estava lidando bem com o volume crescente – 15.000 faturas por ano – o que levou a atrasos nos pagamentos. Além disso, algumas faturas foram extraviadas, perdidas ou duplicadas no processo de aprovação manual. Embora estivessem executando uma intranet do SharePoint, os departamentos remotos não colaboravam em um repositório compartilhado. A plataforma de gerenciamento de documentos original da empresa foi projetada como uma solução monolítica que se tornou muito frágil e complexa para atender às expectativas comerciais atuais. Além disso, o uso do SharePoint era alarmantemente baixo, pois não havia um único ponto de entrada para todos os aplicativos de negócios.
Estratégia
O fabricante trabalhou com o provedor de soluções da Ephesoft UK IONIT para implementar o Ephesoft Transact Smart Capture para ajudar a simplificar a organização e classificação de documentos em seu ambiente SharePoint. Usando a solução, o fabricante pode integrar documentos rapidamente por meio de classificação, extração e entrega automatizadas dos documentos (em papel e formatos eletrônicos) e dados associados diretamente no fluxo de trabalho do SharePoint e no processo de aprovação.
O produto Ephesoft os ajudou imediatamente, principalmente no processamento de faturas. Por exemplo, a maioria das faturas geradas por computador do fabricante são capturadas e extraídas automaticamente usando OCR – incluindo quase todos os elementos necessários, 23 campos de dados. Como parte da solução, consultas automatizadas de pesquisa de banco de dados auxiliam na extração de metadados das faturas e documentos associados. Em casos raros de documentos ilegíveis, o software encontra a localização dos campos-chave e os apresenta a um operador para uma entrada de dados assistida manual rápida e eficiente.
É muito intuitivo e fácil de configurar e, como requer menos treinamento, nossos clientes adoram. Quando necessário, a Ephesoft oferece uma equipe de suporte muito proativa e prestativa.
Anshuman Nayak (Consultor Líder de Sistemas, IONIT)
Resultados
A solução de processamento de faturas do Fabricante ajudou a permitir pagamentos pontuais dos clientes e garantiu economia atraente. Desde a implementação da Ephesoft, eles conseguiram gerenciar um aumento de 40% nas faturas – de 15.000 para 21.000 faturas – sem problemas. Eles foram capazes de otimizar o controle de documentos do projeto e a colaboração baseada em projetos, integrando o fluxo de trabalho dos departamentos de vendas, design, planejamento, fabricação e controle de qualidade. Com um processo de aprovação de documentos robusto, o Fabricante tem confiança de que os documentos organizacionais são tratados por meio de uma cadeia de aprovação transparente antes de serem publicados/atualizados/excluídos. Isso garante a disponibilidade de versões de documentos corretas durante todo o ciclo de vida do projeto com o suporte de uma trilha de auditoria para todos os documentos-chave.
Cerca de 250 funcionários estão atualmente utilizando a solução. O Fabricante pôde ver imediatamente as vantagens da captura remota. Eles perceberam uma distribuição mais barata, acesso mais rápido aos documentos, custos de envio reduzidos e tempos de processamento mais curtos com menos registros perdidos, duplicados ou extraviados.
Leia o estudo de caso completo