Resumo
O cliente descobre, desenvolve, produz e vende petróleo e gás natural para os setores de energia e industrial na África. A organização tinha um requisito urgente para encerrar seus servidores de arquivos e migrar todos os seus documentos para o SharePoint.
A Intelogy analisou o ambiente atual da organização e propôs um plano de arquitetura de informações de alto nível adequado, estratégia de migração e estratégia de gerenciamento de documentos em alinhamento com seus requisitos, permitindo melhorar a experiência do usuário.
Desafio
O principal desafio para a organização era um prazo iminente e difícil, pois sua infraestrutura de servidor de arquivos atual estava definida para ser desativada e seu escritório transferido para novas instalações em menos de um mês.
O segundo desafio foi a complexa estrutura de pastas utilizada no compartilhamento de arquivos de origem e um grande volume de dados contendo várias versões de documentos e um grande volume de dados arquiváveis.
A combinação do cronograma apertado e do ambiente legado complexo desafiou a Intelogy a projetar e arquitetar um novo ambiente que permanecesse familiar, proporcionando uma experiência de usuário aprimorada. A Intelogy queria garantir uma adoção suave do usuário, minimizando a interrupção dos negócios como de costume, ao mesmo tempo em que proporcionava uma experiência aprimorada promovendo colaboração e comunicação.
Estratégia
A estratégia era construir a nova arquitetura de informações aproveitando os sites de hub do SharePoint e uma mistura de metadados e pastas gerenciados para garantir o equilíbrio adequado entre flexibilidade e governança. Os consultores da Intelogy trabalharam ao lado das partes interessadas do cliente para propor uma solução que atendesse a todas as divisões do negócio.
Para atender à restrição de tempo do cliente, a Intelogy adotou a abordagem pragmática de migrar todo o conteúdo para um site SharePoint “Arquivo”, onde os usuários poderiam encontrar documentos e movê-los para os sites ativos relevantes quando necessário. Isso promoveu a propriedade dos dados e serviu para “limpar” os dados no site ativo.
A Intelogy também criou um site inicial moderno em alinhamento com os requisitos de marca da organização para servir como um portal para o conteúdo principal do site.
As tecnologias usadas para entregar este projeto de migração incluíram:
SharePoint – usado para criar o portal de intranet para distribuição de conteúdo, fornecendo um back-end seguro que é globalmente acessível em vários dispositivos, garantindo que todos os dados sejam armazenados com segurança.
OneDrive – usado para facilitar a necessidade do cliente de trabalhar remotamente. Os clientes de sincronização OneDrive, implantados como parte da distribuição dos serviços do Office 365 aos usuários, permitem o download e a sincronização de arquivos na área de trabalho local.
Resultados
Com a entrega bem-sucedida do projeto de migração no período desafiador pela Intelogy, o cliente conta com uma nova Intranet colaborativa que proporciona aos colaboradores uma experiência mais moderna e personalizada para refletir a marca do seu negócio. A nova arquitetura de informações permite que o usuário final compartilhe conteúdo com terceiros de maneira fácil e segura. Os usuários agora podem acessar dados de qualquer lugar, a qualquer momento, permitindo que armazenem arquivos localmente usando o cliente OneDrive Sync quando necessário e vejam atualizações em tempo real ao colaborar com colegas de trabalho internos e externos.
