Cliente
Inovação Noruega
Resumo
A Innovation Norway é o instrumento mais importante do governo norueguês para inovação e desenvolvimento de empresas e indústrias norueguesas. Eles apoiam as empresas no desenvolvimento de sua vantagem competitiva e no aprimoramento da inovação. Eles também são o representante comercial oficial do governo norueguês no exterior, com 700 funcionários em mais de 30 países.
As empresas norueguesas têm acesso a um amplo sistema de apoio empresarial, bem como a meios financeiros através da Innovation Norway. A organização fornece competência, serviços de consultoria, serviços promocionais e de rede. A comercialização da Noruega como destino turístico também é considerada uma das tarefas importantes da organização.
Ao combinar o conhecimento da indústria local e as redes internacionais com as ideias de negócios e a motivação dos empreendedores, cria-se a base para novos negócios de sucesso.
Desafio
A Innovation Norway teve a visão de uma nova plataforma de compartilhamento baseada no Office 365, para melhorar a colaboração interna e externa, e procurou o suporte da Puzzlepart.
A primeira etapa foi estabelecer uma solução de autoprovisionamento controlado de Grupos do Office 365 para auxiliar na colaboração do projeto. A solução começou usando Azure e PowerShell, mas mudou para o Microsoft Flow e Azure Functions com chamadas para o Microsoft Graph e o uso dos modelos e mecanismo de provisionamento PnP do SharePoint.
Estratégia
Plataforma de colaboração
Um dos objetivos mais importantes da solução era fornecer uma maneira fácil de arquivar documentos do SharePoint para uma solução de arquivamento externa devido às leis e regulamentações norueguesas. Essa solução de arquivamento é criada com o uso da Estrutura do SharePoint, apoiada por um serviço Azure para proxy dos dados para o datacenter que hospeda a solução de arquivamento, onde um usuário final pode iniciar o processo de arquivamento diretamente de uma biblioteca de documentos. As salas do projeto também têm governança em vigor se um projeto permitir membros externos ou não. Soluções adicionais da Estrutura do SharePoint foram adicionadas para fornecer metadados de projeto e soluções de governança.
Paralelamente a permitir a colaboração do projeto, a Puzzlepart criou material de treinamento e realizou vários cursos e webinars internamente para o usuário final. O material se concentra no uso eficaz das diferentes ferramentas fornecidas pelas ferramentas do Office 365, além de como as soluções personalizadas funcionam. Parte do material de treinamento é um curso de autoavaliação de 13 etapas, onde é acompanhado o progresso de cada funcionário, dando visibilidade no Power BI sobre a adoção da empresa. Hoje, mais de 70% dos funcionários iniciaram ou concluíram este curso.
Após o lançamento inicial da colaboração do projeto, a Innovation Norway também criou uma equipe de propósito geral para colaboração. Tanto o novo modelo quanto o modelo de projeto habilitam automaticamente o Microsoft Teams, dando aos usuários a escolha de como desejam colaborar no grupo do Office 365 subjacente.
Intranet
Além disso, uma nova Intranet foi criada e lançada, construída usando sites de comunicação e páginas modernas migrando conteúdo manualmente da antiga solução SharePoint local. Um mega menu personalizado com suporte para anúncios de serviço foi adicionado usando a Estrutura do SharePoint para melhorar a navegação de colaboração e intranet.
Rede de Embaixadores
Uma função do Puzzlepart é estabelecer uma rede de embaixadores para as empresas que implementam o Office 365. Os embaixadores são funcionários que assumem a responsabilidade de comunicar com colegas e outras pessoas na organização os benefícios que a nova solução pode proporcionar à organização. Os embaixadores criam dedicação e entusiasmo que levam a uma melhor adoção de novas maneiras de trabalhar, impactam suas próprias equipes ou seu próprio departamento de maneira positiva, contribuindo para que novas formas de trabalho sejam aplicadas em grupos de trabalho e dispositivos. Além disso, eles encontram soluções para os desafios e fornecem feedback para a equipe do projeto. Aprender ferramentas digitais com e por colegas de trabalho é mais fácil e eficiente. Portanto, os embaixadores são os principais colaboradores quando uma empresa adota o Office 365.
Na Innovation Norway, os embaixadores têm uma função de coordenador (e, portanto, são chamados de coordenadores). Esses usuários não são necessariamente superusuários, mas cumprem o importante papel de transmitir atualizações aos usuários locais e relatar ao grupo de trabalho do Office 365 sobre quaisquer problemas, preocupações, melhorias ou casos interessantes que sejam úteis para comunicar à organização.
Durante as etapas iniciais de implementação do Office 365 e, em particular, do SharePoint, os coordenadores ajudaram na organização dos sites de suas Divisões. Normalmente, eles também forneceram informações à equipe do projeto para quaisquer modificações técnicas ou funcionais que seriam benéficas para o local de sua divisão.
Durante o período de implantação, os coordenadores receberam cursos extras presenciais (ou online). Além disso, eles tinham seu próprio grupo Yammer para levantar quaisquer preocupações, compartilhar experiências ou discutir tópicos relevantes que também seriam escolhidos pelo grupo do projeto. O grupo do projeto e os coordenadores se reuniam uma vez por mês para reuniões de uma hora.
Após um período pós-lançamento com menos atividade, o grupo coordenador foi reativado, e agora se reúne quinzenalmente. Esses webinars são hospedados pela Puzzlepart e dois funcionários da Innovation Norway. O objetivo dos webinars é continuar o processo de aprendizado e adoção.
Na Innovation Norway, a Puzzlepart se encontra com os embaixadores a cada duas semanas e realiza webinars para continuar o processo de aprendizado e adoção.
