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Repórter
A Repstor, Microsoft Gold Partner e classificada entre as 15 principais empresas da Deloitte Fast 50 na Irlanda, fornece soluções integradas do Microsoft Office 365/Outlook que transformam a forma como os profissionais da informação gerenciam e compartilham conteúdo onde quer que estejam. Nesta era digital, em que as equipas estão mais dispersas do que nunca, a Repstor resolve o problema crescente da governação da gestão da informação - sem exigir que os utilizadores mudem a forma como trabalham instintivamente. Melhor ainda, o Repstor os ajuda a fazer uso completo e compatível de recursos de colaboração como SharePoint e Microsoft Teams.
Resumo
A National Grid plc é uma empresa multinacional britânica de eletricidade e gás com sede em Londres. É uma das maiores empresas de serviços públicos do mundo propriedade de investidores e desempenha um papel vital na ligação de milhões de pessoas à energia que utilizam – de forma segura, fiável e eficiente.
A National Grid possui um grande departamento jurídico interno no Reino Unido. A reorganização do negócio levou a função jurídica a melhorar e coordenar a forma como gere as questões jurídicas.
Após uma análise minuciosa do mercado, a National Grid escolheu ES/Unity, Powered by Repstor, uma solução de gerenciamento do ciclo de vida de assuntos baseada no Office 365 para trazer consistência à forma como seus funcionários armazenam e acessam documentos e e-mails relacionados a assuntos.
Desafio
A National Grid possui um grande departamento jurídico interno no Reino Unido. É constituída por seis equipas que prestam serviços a mais de 17 entidades empresariais e 24 áreas de negócio. Uma reorganização do negócio e um esforço para fornecer mais com menos em toda a National Grid como um todo levaram a função jurídica a melhorar e coordenar a forma como gere as questões jurídicas.
As equipes líderes da National Grid estão dispersas geograficamente e muitos indivíduos trabalham em casa pelo menos um dia por semana. Mas enquanto documentos legais e rastros de e-mails estivessem espalhados pelo Microsoft SharePoint, unidades compartilhadas e pastas pessoais individuais em arquivos de e-mails, a colaboração eficaz não era realmente possível.
Em vez de investir em um sistema dedicado de gerenciamento de documentos jurídicos, a National Grid queria fazer uso mais completo do software padrão que os usuários já possuíam. Após realizar uma análise detalhada, eles optaram por um sistema dedicado e optaram por padronizar o gerenciamento de documentos no SharePoint.
Estratégia
Após uma análise completa do mercado, a National Grid escolheu ES/Unity, Powered by Repstor, uma solução de gerenciamento de ciclo de vida de matéria baseada no Office 365 que aproveita os ambientes Microsoft Office/Outlook e SharePoint existentes de uma empresa. Traz consistência à forma como os indivíduos armazenam e acessam documentos e e-mails relacionados a assuntos, sem exigir que os usuários alterem a maneira como trabalham naturalmente.
Projetado para complementar o Office 365, o software permite que os funcionários projetem e criem facilmente espaços de trabalho importantes no SharePoint e também os apresentem por meio da integração nativa com o Microsoft Outlook. Isso permite que os advogados trabalhem com seus assuntos usando uma experiência de usuário familiar do Outlook para arquivamento de e-mails, gerenciamento e colaboração de documentos e gerenciamento do ciclo de vida do caso.
Anteriormente, havia muitas formas legadas diferentes de fazer as coisas e vários sistemas e abordagens diferentes de gestão de documentos em uso, e queríamos mudar para uma abordagem padronizada – para melhorar a produtividade, a simplicidade e a eficiência.
Mo Ajaz (Chefe de Excelência Operacional Jurídica, National Grid plc)
Resultados
Uma pesquisa de acompanhamento com usuários mostrou que, após a entrada em operação, 87% dos membros da equipe jurídica disseram que sua experiência com o Repstor e a nova forma de trabalhar foi “excelente”. Os restantes 13 por cento também ficaram satisfeitos, descrevendo a nova configuração como “boa”.
Leia o estudo de caso completo