Resumo
Para qualquer empresa que venda equipamentos ou materiais para grandes projetos globais, vencer vendas depende da captura completa das necessidades e especificações complexas dos clientes, incluindo as dezenas ou centenas de conversas de descoberta que levam à proposta de venda inicial e ao acordo de compra final. Erros na compreensão das necessidades específicas de um comprador podem custar toda a venda.
Para um fornecedor global de soluções de equipamentos para as indústrias de petróleo, gás, petroquímica, energia e processos, competir e conquistar novos negócios exigia um esforço de vendas qualificado e ágil para diagnosticar com precisão as necessidades dos clientes e trabalhar como uma equipe integrada para propor complexas vendas de equipamentos importantes e refinar os argumentos de venda até os acordos finais.
Ao longo do ciclo de vida de cada relacionamento com o comprador, os requisitos de compra são capturados em muitas conversas por e-mail, às vezes com diferentes partes interessadas do cliente e por diferentes funcionários do fabricante. Historicamente, a equipe de vendas capturava e-mails sobre a evolução das necessidades dos clientes e os compromissos assumidos pela equipe de vendas em pastas públicas do Outlook. Todos os representantes de vendas da divisão de energia poderiam acessar as pastas compartilhadas para buscar informações. Mas com a Microsoft limitando o suporte de pastas públicas em infra-estruturas mais antigas como a deles, o fornecedor global de equipamentos reconheceu a necessidade de recorrer às capacidades mais progressivas de serviços de conteúdos da Microsoft para guardar e partilhar e-mails entre a sua equipa de vendas.
Com o Microsoft SharePoint instalado no local e com mais de 6.000 usuários interagindo com o sistema todos os meses, a empresa queria utilizar essa infraestrutura central como espinha dorsal para seu gerenciamento de conhecimento. Ao mesmo tempo, a empresa reconheceu o comportamento da sua equipe de vendas, que tinha o hábito arraigado de capturar conhecimento do projeto no Microsoft Outlook. Embora a equipe de vendas reconhecesse que sua abordagem existente para salvar e-mails e anexos em pastas públicas compartilhadas não fornecia a velocidade ou a precisão da pesquisa para ajudá-los efetivamente a criar e refinar lances tão rapidamente quanto desejavam, a equipe permaneceu fiel ao seu antigo hábito de salvar e-mails em pastas públicas do Outlook. A empresa precisava encontrar um novo método de gerenciamento de e-mail que proporcionasse a mesma conveniência de salvar e compartilhar no Outlook, com nova eficácia de pesquisa e em uma infraestrutura sólida de gerenciamento de conhecimento.
Desafio
Embora o fornecedor global de equipamentos tivesse o SharePoint instalado antes de implementar o Colligo para gerenciamento de e-mail, sua equipe de vendas não o usava, preferindo salvar e-mails e anexos em pastas públicas compartilhadas no Outlook. A equipe de vendas considerou que salvar e-mails no SharePoint era muito demorado e inconveniente quando seu trabalho diário estava focado no gerenciamento de e-mails no Outlook.
A empresa estabeleceu a meta de utilizar melhor o SharePoint para armazenar conhecimento para colaboração entre equipes e divisões. A equipe de TI foi desafiada a encontrar uma maneira de tornar o uso do SharePoint mais conveniente para a equipe de vendas e superar os desafios atuais:
E-mails não marcados, difíceis de encontrar pesquisando em pastas públicas. Com centenas de conversas de vendas sendo capturadas como e-mails em pastas públicas ao longo de meses ou anos, a pesquisa do Outlook teve dificuldade para descobrir informações críticas sem metadados implementados. Ao longo de um ciclo de vendas, os representantes de vendas podem passar horas buscando conhecimento crítico do projeto, com o risco de que detalhes valiosos das propostas de vendas sejam ignorados.
As pastas públicas ficaram grandes e difíceis de gerenciar. Não só a pesquisa era difícil em pastas públicas cada vez maiores, como também o esforço de TI necessário para suportar pastas públicas extremamente grandes era exigente e dispendioso.
Os recursos do SharePoint não estavam sendo totalmente utilizados. Com o SharePoint sendo usado principalmente pela equipe de operações, o fabricante global de equipamentos reconheceu que não estava aproveitando efetivamente os recursos do SharePoint para capturar e classificar conteúdo de forma eficiente para colaboração.
“Cada membro da equipe de vendas recebe muitos e-mails de prospects de vendas, e cada representante é o dono do relacionamento com seus contatos. Conversando com usuários de vendas, eles precisavam de uma maneira de compartilhar facilmente e-mails entre si em um grupo de vendas para garantir que todos estivessem continuamente cientes do que foi discutido, comprometido e prometido. A equipe estava acostumada com a facilidade de arrastar e soltar para salvar e-mails em uma pasta pública. Eles queriam manter essa abordagem e encontrar uma maneira de capturar o conhecimento no SharePoint.”
— Analista de negócios de TI
Estratégia
A empresa precisava que a equipe de vendas aproveitasse os recursos do SharePoint para coletar conteúdo e facilitar a busca e o compartilhamento, garantindo ao mesmo tempo segurança, escalabilidade e um caminho para a conformidade das informações.
A equipe de vendas queria continuar trabalhando como no Outlook. A equipe de TI precisava encontrar uma maneira de unir os dois mundos e começou a avaliar soluções de gerenciamento de e-mail para SharePoint.
Para apoiar a implementação do Colligo, a equipe de TI da empresa trabalhou com membros da equipe de vendas para configurar bibliotecas e uma estrutura lógica simples para classificar os e-mails salvos. Colligo facilita a aplicação das classificações e a adição de metadados no Outlook.
Captura de e-mail familiar. Ao integrar o acesso à pasta SharePoint diretamente no Outlook usando o Colligo Email Manager, a equipe de vendas pôde continuar trabalhando como antes, arrastando e soltando e-mails diretamente para o SharePoint a partir de suas caixas de entrada do Outlook. Com apenas alguns cliques, os representantes de vendas podem salvar propostas de sites, informações de preços e rascunhos de contratos na biblioteca relevante no SharePoint, com o Colligo armazenando automaticamente campos-chave como assunto, remetente e data como metadados.
Recursos de pesquisa e compartilhamento mais rápidos. Qualquer pessoa da equipe de vendas agora pode pesquisar, encontrar e compartilhar rapidamente links seguros para informações essenciais de vendas, à medida que e-mails e anexos são capturados e marcados com metadados úteis. A descoberta mais rápida e segura de informações de vendas ajuda a equipe de vendas a apresentar as propostas de vendas mais competitivas e relevantes para o cliente, no menor tempo possível.
Gerenciamento de conhecimento escalável e seguro. Com o conhecimento da equipe de vendas sendo agora capturado e classificado no SharePoint, o fornecedor global de equipamentos agora tem vários departamentos que se beneficiam de informações mais fáceis de encontrar no SharePoint. À medida que seus usuários mudam, a empresa captura mais conteúdo no SharePoint, obtendo mais benefícios da plataforma de gerenciamento de conhecimento escalável e segura.
“Colligo deu à nossa empresa e à nossa equipe de vendas o que cada um deles queria: facilidade de arrastar e soltar para salvar e-mails e melhor utilização do SharePoint. Agora, os representantes de vendas apenas salvam no SharePoint de suas caixas de entrada e adicionam metadados para uma pesquisa mais rápida. A forma como o Colligo funciona é familiar para nossa equipe de vendas, então eles não precisaram de treinamento e o uso do SharePoint aumentou.”
- Arquiteto de soluções de TI
Resultados
O Colligo já está em uso há dois anos pela equipe de vendas da empresa, agilizando a captura de e-mails, anexos e documentos no SharePoint. Fornecer gerenciamento de e-mail do Outlook de arrastar e soltar integrado ao SharePoint fornece à equipe de vendas o acesso às informações e a velocidade necessária para competir melhor no mercado de equipamentos globalmente competitivo, ao mesmo tempo que coloca a empresa em uma base de gerenciamento de conhecimento moderna, segura e escalonável.
O reconhecimento de vendas compartilhado garante ganhos do cliente. Maior velocidade de pesquisa e melhores resultados de pesquisa fornecem à equipe de vendas acesso completo e oportuno a informações sobre propostas de sites em evolução, contratos e preços necessários para conquistar e manter relacionamentos vencedores com os clientes.
A funcionalidade familiar permite uma adoção rápida. A equipe de vendas do fornecedor de equipamentos queria o que a maioria dos usuários deseja: acesso melhor e mais rápido às informações, sem alterar a forma como já trabalham. Colligo Email Manager forneceu funcionalidade familiar de compartilhamento de arrastar e soltar no Outlook, mas forneceu integração SharePoint. Nenhuma mudança de comportamento ou treinamento foi necessária.
A expansão do SharePoint demonstra o gerenciamento progressivo do conhecimento. A empresa começou a trabalhar com a Colligo com a ambição de evoluir a sua gestão do conhecimento para uma abordagem mais progressiva e escalável. Com a adoção do SharePoint estendendo-se além da equipe de operações e chegando ao departamento de vendas, a organização estabeleceu um impulso em direção ao gerenciamento progressivo do conhecimento.
“Colligo nos ajudou a atender às necessidades tanto das pessoas que capturam e-mails quanto das pessoas com quem esses e-mails estão sendo compartilhados. A equipe de vendas agora sabe como salvar e categorizar e-mails em alto nível e fazer marcação de maneira eficaz com metadados. Esta é uma abordagem moderna e escalável para gerenciamento de conhecimento, muito melhor do que os velhos hábitos de camadas e pastas de camadas. E para as pessoas que acessam esses e-mails compartilhados, agora é fácil encontrar o que procuram com uma pesquisa que pode recorrer a metadados para obter resultados de pesquisa rápidos e relevantes.”
- Arquiteto de soluções de TI
