커뮤니티 교회는 Office 365, SharePoint 및 KnowledgeLake를 사용하여 백오피스 운영을 간소화합니다.

요약

센터포인트교회(CPC)는 일리노이주 콜린스빌 지역사회를 10년 이상 섬겨온 초교파 교회입니다. 교회는 백오피스 운영보다는 사명에 집중할 수 있는 더 나은 방법이 필요했습니다. 문서 관리 프로세스의 대부분은 종이 기반이었고, 교회가 성장함에 따라 시스템의 격차가 더욱 눈에 띄게 되었습니다. 결국 교회는 기본적인 문서 저장 및 공동 작업을 위해 Office 365에 투자했습니다. Office 365에 대한 투자를 더욱 확대하기 위해 CenterPointe Church는 KnowledgeLake에 문의하여 Office 365 및 SharePoint의 문서 관리 기능을 최대한 활용했습니다.

도전

2001년에 설립된 CPC는 다른 교회와의 합병, 여러 번의 이름 변경 등 여러 가지 변화를 겪었습니다. CPC는 성장 과정에서 기술을 활용하여 사역을 지속적으로 발전시켜 왔으며, 특히 젊은 회원을 유치하기 위해 노력해 왔습니다. 그러나 기술에 대한 열정이 항상 백오피스 운영으로 이어진 것은 아닙니다. 이로 인해 CPC 문서를 관리하는 오래된 종이 기반 시스템이 탄생하게 되었습니다. 새로운 회계 패키지와 교회 관리 소프트웨어를 사용한 후에도 문서 관리 및 지급 계정 처리 요구 사항을 충족하지 못하는 상당한 격차가 여전히 있었습니다. 시간이 지남에 따라 CPC는 거의 15년 전의 종이 파일 더미를 축적했습니다. 종이가 필요한 공간을 많이 차지했을 뿐만 아니라 직원이 즉시 문서를 찾는 데 방해가 되었습니다. 지급 계정도 오프사이트에서 처리되므로 더 나은 시스템에 대한 필요성이 분명해졌습니다.

전략

백오피스 운영을 최신 상태로 유지하려는 목표를 달성하기 위해 CPC는 Microsoft Office 365에 투자하여 교회가 SharePoint 온라인에서 문서를 저장하고 직원 간의 협업을 촉진할 수 있도록 했습니다. Office 365가 대부분의 요구 사항을 충족했지만 교회는 여전히 문서 관리 및 지급 계정 워크플로를 위한 더 나은 솔루션을 원했습니다.

CPC 문서 관리 프로세스의 공백을 메우기 위해 KnowledgeLake는 입증된 솔루션을 구현했습니다. KnowledgeLake는 처음에 교회에 오는 모든 종이 문서를 스캔하고 태그를 지정하는 기능을 도입했습니다. 다음 기능은 전자 문서를 업로드하고 태그를 지정하는 것이었습니다. 교회는 이를 사용하여 미결제 송장과 장기 보존이 필요한 문서를 식별합니다.

결과

Office 365에 대한 기존 투자와 함께 KnowledgeLake 콘텐츠 관리 솔루션을 배포함으로써 CPC는 안정적인 문서 관리 및 지급 계정 워크플로를 구축하여 백오피스 운영을 개선할 수 있었습니다. Ballard는 "우리 문서 아카이브의 품질은 더 이상 다른 사람이 파일링 책임을 맡을 때마다 바뀌는 다양한 파일링 전략에 좌우되지 않습니다."라고 말했습니다. “과거에는 역사적 문서를 찾는 것이 사실상 불가능했어요. 이 솔루션을 사용하면 방법론이 특정 자원봉사자에게 의존하지 않습니다. 기술이 프로세스를 안내합니다.” KnowledgeLake ECM 솔루션을 통해 문서는 쉽고 빠르게 캡처, 태그 지정 및 저장됩니다. 이 간소화된 프로세스는 배우기 쉽고 가르치기 쉬우며 콘텐츠를 스캔하는 CPC 자원봉사자에게는 부담이 적은 작업입니다. 이제 CPC에는 디지털 워크플로우가 있으므로 교회 장부 담당자는 종이 문서를 가져오기 위해 출장을 갈 필요가 없습니다. 사무실 직원은 매주 문서를 스캔할 수 있으므로 장부 담당자는 KnowledgeLake를 사용하여 처리해야 하는 문서를 식별할 수 있습니다. 이는 CPC의 시간을 절약할 뿐만 아니라 사무실 직원의 연료비도 절약합니다.

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