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Conoscenza Lago
KnowledgeLake è una piattaforma di automazione intelligente che aiuta le organizzazioni impegnate ad automatizzare i loro processi documentali più importanti. Consentiamo alle organizzazioni di acquisire, classificare, etichettare, gestire e proteggere i contenuti in Microsoft Azure, Teams e SharePoint. KnowledgeLake Robotic process automation (RPA) consente alle organizzazioni di automatizzare le attività manuali e integrare diversi sistemi aziendali.
Scopri di piùRiepilogo
Il PRO Club di Bellevue, Washington, è un premiato club e salone di salute e benessere. Fondata dal famoso chirurgo cardiovascolare, il dottor Mark Dedemenico, la destinazione in stile resort è in prima linea per quanto riguarda la salute e la longevità. La struttura di 272.000 piedi quadrati ospita una vasta gamma di campi specifici per lo sport, piscine e palestre all'avanguardia, ristoranti e un centro termale.
Essendo uno dei principali centri benessere degli Stati Uniti, PRO Club aveva bisogno di un approccio diverso alla gestione dei documenti che consentisse loro di stare al passo con le innovazioni nella tecnologia aziendale, in particolare con Microsoft SharePoint. PRO Club ha utilizzato KnowledgeLake per migrare da SharePoint in locale a Office 365 nel cloud.
Sfida
PRO Club ha recentemente migrato da SharePoint in locale a Office 365 e SharePoint Online per sfruttare numerosi vantaggi basati sul cloud, come risparmio sui costi, scalabilità e servizio. Di conseguenza, aveva bisogno di strumenti di gestione dei documenti per la scansione e l'acquisizione dei dati che integrassero il trasferimento e consentissero l'efficienza dei processi e le innovazioni in tutta l'azienda.
"Il sistema doveva essere facile da usare, ma soprattutto funzionare con il nostro repository di documenti di SharePoint Online", ha affermato Aaron Withington, ITS Senior Technician presso PRO Club.
Ciò ha reso indispensabile trovare uno strumento complementare che consentisse agli utenti di cercare e interagire facilmente con SharePoint. Fortunatamente, secondo Withington, il PRO Club non aveva bisogno di guardare lontano. "Siamo venuti a conoscenza di KnowledgeLake per la prima volta nel 2007, quando stavamo cercando un sostituto per il nostro vecchio sistema di gestione dei documenti Docuware", spiega. "Abbiamo studiato diversi sistemi di gestione dei documenti e ci è piaciuto ciò che KnowledgeLake aveva da offrire in termini di tipi di documenti personalizzabili e flussi di lavoro di indicizzazione".
Nonostante molte altre opzioni disponibili, Withington spiega che la scelta di una soluzione a livello aziendale è stata facile. "Siamo soddisfatti dei clienti KnowledgeLake e i prezzi per sistemi comparabili erano almeno pari o superiori alla soluzione KnowledgeLake, quindi abbiamo deciso di espandere il nostro uso di KnowledgeLake piuttosto che adottare un'altra soluzione".
Strategia
PRO Club ha utilizzato KnowledgeLake per migrare da SharePoint in locale a Office 365 nel cloud. Lo sforzo comprendeva circa 250.000 documenti e ha richiesto circa 60 giorni dall'inizio alla fine. Ma oltre alla migrazione, PRO Club utilizza la piattaforma KnowledgeLake come risorsa centralizzata e organizzata in modo logico per l'intera organizzazione. I dipartimenti, inclusi Contabilità fornitori, Eventi di appartenenza, Sicurezza e Retribuzioni, dispongono tutti di file indicizzati, classificati e archiviati elettronicamente in SharePoint Online tramite KnowledgeLake. Ciò ha notevolmente semplificato le operazioni e aiuta a estendere l'uso di SharePoint, trasformandolo in una piattaforma preziosa per l'efficienza futura e l'innovazione dei processi.
"La soluzione KnowledgeLake funziona perfettamente con SharePoint Online", afferma Withington. “Ha un'app di ricerca di SharePoint completamente personalizzabile e facile da usare. E non vediamo l'ora che arrivi la prossima versione che consentirà la ricerca e il recupero dalla stessa interfaccia utente attualmente utilizzata per la scansione e l'indicizzazione".
KnowledgeLake funziona perfettamente con SharePoint Online. Dispone di un'app di ricerca di SharePoint che ci consente di personalizzare la funzionalità di ricerca delle raccolte documenti in modo rapido e semplice, utilizzando qualsiasi campo dati che scegliamo.
Aaron Withington (Tecnico senior ITS, PRO Club)
Risultati
La piattaforma KnowledgeLake sta aiutando PRO Club rendendo molto più facile e veloce per i dipendenti l'acquisizione e l'indicizzazione di documenti con metadati. L'utilizzo aziendale in più reparti aumenta l'acquisizione e la condivisione delle informazioni tramite SharePoint e migliora l'efficienza in tutta l'azienda. L'interfaccia familiare e di facile apprendimento funziona perfettamente con SharePoint, apportando nuovo valore e ROI.
Facile formazione per la scansione, l'indicizzazione e il recupero dei documenti. Una volta configurato, il sistema è molto facile da usare per importare documenti, e-mail e altri record in SharePoint. L'interfaccia è semplice e intuitiva. Ciò riduce al minimo la formazione per un compito che viene spesso svolto da lavoratori temporanei.
Perfetta integrazione con Office 365. Dopo la migrazione a Office 365 e SharePoint, PRO Club ha scoperto che l'applicazione di ricerca KnowledgeLake per Office 365 aiuta gli utenti a personalizzare la funzionalità di ricerca delle raccolte documenti in modo rapido e semplice. Gli utenti possono indicizzare e cercare su qualsiasi campo di dati che scelgono e salvare le ricerche per un facile accesso.
Proteggi nel cloud. Utilizzando sia la sicurezza inclusa in KnowledgeLake che le impostazioni di sicurezza di Azure AD/SharePoint, PRO Club è stato in grado di creare flussi di lavoro e raccolte di documenti a cui possono accedere solo gli utenti autorizzati.
