Riepilogo
Questa organizzazione di archivi governativi è un archivio ufficiale e un editore per il loro governo. Detengono atti ufficiali e sono custodi di documenti significativi a livello nazionale. Il loro ruolo è quello di raccogliere e proteggere il futuro della documentazione del governo, sia digitale che fisica, per preservarla per le generazioni a venire e per renderla il più accessibile e disponibile al pubblico.
All'interno dell'organizzazione è stata preferita l'utilizzo delle licenze del contratto aziendale Microsoft esistente e la conversione alle licenze di Office 365. L'organizzazione ha inoltre deciso di utilizzare RecordPoint Records365 per estendere le capacità di Office 365 per soddisfare i requisiti di gestione avanzata dei record.
Sfida
In tutto il settore pubblico, le organizzazioni stanno cercando di migliorare il modo in cui collaborano nei team e all'interno dell'azienda. Stanno anche mettendo in discussione il valore delle implementazioni EDRM esistenti e stanno esplorando nuovi modi per migliorare il controllo, la produttività e il risparmio sui costi.
Sono stati individuati quattro requisiti principali per la soluzione:
- Migrazione conforme da Objective a SharePoint
- Conformità alla legislazione sulla gestione dei record
- Implementazione basata su cloud in linea con le best practice per i servizi digitali governativi (GDS) e la strategia IT dell'organizzazione
- Migliorata l'esperienza dell'utente finale, garantendo l'adozione da parte degli utenti e l'efficienza della produttività
Modernizzazione era una considerazione essenziale per l'organizzazione dell'archivio del governo.
Era anche importante farlo a un prezzo che non superasse il costo di manutenzione di 3 anni della loro soluzione EDRMS legacy.
“RecordPoint è stato l'unico fornitore che ha soddisfatto tutti i nostri criteri. È fantastico lavorare con un fornitore in grado di fornire una migrazione conforme a turni e ascensori e, successivamente, risparmiarci 60% all'anno per una moderna soluzione EDRMS” -Sponsor del progetto
Strategia
Migrazione conforme da Objective a SharePoint
La prima fase della consegna prevedeva la migrazione da Objective a SharePoint Online tramite la migrazione conforme fornita da RecordPoint come servizio (CMaaS). Poiché l'organizzazione di archiviazione governativa ha svolto un ottimo lavoro nel mantenere il piano di file esistente, la migrazione a SharePoint utilizzerà il lavoro esistente svolto nell'ambiente Obiettivo. Come valore aggiunto, man mano che l'organizzazione matura con l'uso di Office 365, Records365 sarà in grado di gestire centralmente carichi di lavoro aggiuntivi come Microsoft Teams, Gruppi, Exchange e altro.
SharePoint offre all'organizzazione la possibilità di creare siti strutturati in cui acquisire, gestire e far emergere le informazioni aziendali. Records365 gestisce quindi il contenuto senza essere invadente per l'utente finale e applicando il controllo dei record in background.
Conformità alla legislazione sulla gestione dei record
Records365 è la soluzione perfetta dell'organizzazione archivistica governativa per il suo desiderio di essere rigorosamente conforme alla legislazione sulla gestione dei record. Progettato per essere conforme agli standard europei, ISO15489, ISO16175 e altro, Records365 offre la piattaforma ideale per le organizzazioni del settore pubblico per affrontare le sfide della modernizzazione e del tramonto dell'eredità su un'unica piattaforma. La distribuzione di Records365 consente all'organizzazione di essere conforme e conveniente.
Implementazione basata su cloud in linea con le best practice GDS e la strategia IT dell'organizzazione
Il motore delle regole e le funzionalità di automazione di Records365 sono fondamentali per le strategie IT e di conformità dell'organizzazione di archiviazione governativa. Questo motore di regole comprende il contesto del record dall'origine e quindi abbina i dati alle politiche di conformità per automatizzare la classificazione dei record.
I controlli dettagliati sulla gestione dei record vengono visualizzati tramite una serie di dashboard visivi di gestione dei record e funzionalità di ricerca avanzate garantiscono la conformità con le politiche di gestione dei record e i risultati aziendali desiderati.
Migliorata l'esperienza dell'utente finale, garantendo l'adozione da parte degli utenti e il risparmio di produttività
La moderna interfaccia utente di Records365 semplifica l'utilizzo e l'adozione da parte del personale dell'organizzazione. Records365 estende le funzionalità native di SharePoint, con funzionalità che controllano e automatizzano senza problemi il ciclo di vita della gestione dei record.
Questo processo di automazione rende più facile per gli utenti finali essere più efficienti, consentendo al personale dell'organizzazione di archiviazione governativa di essere più collaborativo e produttivo, garantendo al contempo l'accuratezza e l'integrità dei propri dati.
Siamo entusiasti di intraprendere questo viaggio di trasformazione e modernizzazione digitale consentito da Office 365 e Records365.
Sponsor del progetto (, )
Risultati
Risparmio previsto fino a 60% all'anno per una moderna soluzione EDRMS.
- La migliore soluzione di migrazione conforme a SharePoint
- Prodotto di facile utilizzo che migliora la produttività e consente agli utenti finali di utilizzarlo e adottarlo
- Il motore di regole dinamiche che comprende il contesto dei record rende il contenuto conforme e automatizza la classificazione dei record
RecordPoint è orgogliosa di fornire una soluzione per l'organizzazione di archivi governativa che consentirà loro di trasferirsi in un ambiente di lavoro moderno, sostituire i sistemi legacy esistenti e sbloccare le capacità del cloud. Con l'approccio semplice, moderno e affidabile di RecordPoint alla gestione delle informazioni e dei record, l'offerta in hosting su cloud di RecordPoint e il servizio di migrazione conforme accelereranno il viaggio dell'organizzazione verso il cloud.
