L'État d'Hawaï augmente l'efficacité du gouvernement grâce à des services sans papier améliorés d'Adobe et de Microsoft

Publié le 1 août 2019

Sommaire

En réduisant la quantité de papier émise par le gouvernement en adoptant des processus numériques tels que la prise en charge des documents et des signatures électroniques à l'aide d'Adobe Sign avec les flux de travail SharePoint, l'État d'Hawaï a réduit ses coûts et fourni des services aux citoyens aussi efficacement que possible.

Défi

Mieux connue pour ses volcans actifs, ses plages, son surf et ses randonnées, Hawaï est un paradis pour les amoureux de plein air. À juste titre, l'État d'Hawaï adopte une initiative sans papier qui réduira, entre autres, les impacts négatifs sur l'environnement. Avec une population répartie sur plusieurs îles, Hawaï présente également des défis distincts pour le gouvernement de l'État, car il s'efforce d'atteindre les 1,4 million de citoyens rapidement et efficacement.

Mais tout aussi important, l'adoption de processus numériques, y compris les documents électroniques de support, aide le gouvernement à communiquer efficacement et à fournir des services aux citoyens plus efficacement.

Stratégie

L'État d'Aloha a adopté Adobe Sign, une solution Adobe Document Cloud, pour ses besoins de signature électronique et a réduit les allers-retours qui accompagnent généralement les processus de révision et d'approbation des documents. Par exemple, le temps nécessaire pour remplir les formalités administratives associées aux nouvelles embauches a été réduit de 80 %. Les flux de travail ont été simplifiés pour une plus grande surveillance et efficacité.

Par exemple, le ministère de la Santé d'Hawaï utilisera Adobe Sign pour gérer les formulaires de vaccination signés pour 180 000 élèves des écoles K-12. Les parents et les tuteurs peuvent signer les formulaires électroniquement, ce qui permet de se conformer plus rapidement et plus facilement à ce processus annuel. En outre, les employés de l'État utilisent des applications Adobe Creative Cloud telles qu'Adobe Acrobat Pro DC, Adobe Photoshop CC, InDesign CC et Dreamweaver CC pour créer et fournir de manière rentable des communications de haute qualité aux citoyens.

En utilisant Adobe Sign dans le cadre des services eSign d'Hawaii, nous éliminons une grande partie du temps passé auparavant à préparer et acheminer des documents. La possibilité d'intégrer Adobe Sign dans les environnements SharePoint et les flux de travail des services existants offre aux employés de l'État davantage d'options pour une solution intégrée d'envoi et de suivi des documents.

Todd Nacapuy (directeur de l'information, État d'Hawaï)

Résultats

Plus de 64 000 documents ont été signés électroniquement au cours de la première année, et les prévisions de croissance sont élevées. Pas moins de 25 000 employés interagiront avec un document à l'aide d'Adobe Sign, soit en tant que personne initiant un document pour signature, soit en tant que signataire, et ce nombre devrait également augmenter, potentiellement par dizaines de milliers.

Les autres résultats incluent les suivants :

  • 80% moins de temps pour traiter les nouvelles embauches
  • Approbations signées renvoyées en quelques heures, et non en semaines
  • Permet aux employés de signer n'importe où sur des appareils mobiles

Nacapuy ajoute : « Les solutions Adobe offrent une base solide qui nous permet de travailler plus intelligemment et de résoudre les problèmes de nouvelles façons. Grâce à notre solide partenariat avec Adobe, nous transformons la façon dont le gouvernement travaille pour fournir aux citoyens des services plus rapides et plus efficaces.

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