Le North Somerset Council modernise ses communications internes avec Office 365 et Agilisys

Publié le 1 août 2019

Sommaire

Le nouvel intranet du North Somerset Council a été livré en sprints suivant une méthodologie agile, avec des séries régulières de commentaires et grâce à un partenariat étroit avec Agilisys. Le Conseil a remplacé son système de gestion de contenu (CMS) vieillissant par un intranet SharePoint moderne, avec une signalisation claire dans le reste d'Office 365. Agilisys a introduit un processus de workflow de création dans SharePoint, facilitant la modification des pages.

Défi

Avec l'ancien CMS, le Conseil s'est concentré sur l'aspect et la convivialité, notamment en veillant à ce que l'intranet porte la marque appropriée. En conséquence, le système comportait des mises en page et des pages maîtres hautement personnalisées, ce qui affectait négativement l'expérience utilisateur de création de contenu. Étant donné que les créateurs de contenu devaient naviguer dans le code personnalisé pour produire du contenu, le Conseil avait du mal à exécuter rapidement le cycle de vie de la publication du contenu.

Pour la solution de remplacement, le Conseil a demandé à Agilisys de conserver la marque personnalisée et de fournir des fonctionnalités sur une base similaire, telles que les recherches dans l'annuaire téléphonique et la navigation latérale personnalisée.

Stratégie

Pour offrir une expérience utilisateur simplifiée tout en assurant une présence en ligne professionnelle, Agilisys a décidé de scinder les fonctionnalités afin que l'une n'affecte pas l'autre.

Agilisys a développé deux collections de sites, l'image de marque personnalisée étant au centre du site de publication et la création de contenu étant au centre de l'autre. Cela a permis aux créateurs de contenu de tirer pleinement parti de fonctionnalités telles que la co-création, le partage et les flux d'approbation de contenu, sans craindre que leurs activités ne soient entravées par une plate-forme de publication personnalisée restrictive.

Sachant qu'ils n'avaient plus à travailler avec un processus de création de contenu difficile, le Conseil a pu prendre des décisions éclairées concernant leurs données héritées. Il a choisi d'archiver une grande partie du contenu dans le système hérité et de se concentrer sur la création de nouveau contenu à l'aide des outils et fonctionnalités intuitifs et faciles à utiliser de SharePoint.

À l'aide de contenu de publication intersites, les auteurs peuvent facilement créer du contenu avec l'interface utilisateur intuitive de SharePoint, puis publier du contenu approuvé à afficher sur le site de publication où l'apparence souhaitée peut être appliquée sans causer d'interruption ou de blocage aux auteurs de contenu. La solution a été déployée et mise à jour à l'aide du moteur d'approvisionnement SharePoint PnP, qui nécessitait une première configuration « manuelle » minimale.

Nous sommes désormais en mesure de nous concentrer sur la production de contenus qui répondent aux besoins de nos employés et leur permettent d'accéder plus rapidement aux informations clés. Nous pouvons être plus réactifs et productifs, et nos auteurs de contenu sont désormais en mesure de publier facilement du contenu au sein de l'organisation. Agilisys nous a permis de repenser notre approche du contenu et d'enrichir notre expérience de communication interne.

(, Conseil du Somerset du Nord)

Résultats

Avec la mise en œuvre de SharePoint, le Conseil a non seulement pu réduire sa dépendance aux serveurs physiques, mais la nouvelle technologie lui a également permis d'être plus réactif aux besoins d'information de ses principales parties prenantes. Bien que la mise en œuvre ait permis de réaliser de grandes économies sur les frais généraux opérationnels, les améliorations apportées par l'interface de création de contenu intuitive et facile à utiliser de SharePoint ont permis au Conseil de réévaluer complètement son approche et son attachement aux données héritées. améliorer l'expérience utilisateur globale.