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Répteur
Repstor, un partenaire Microsoft Gold et classé dans le Top 15 des entreprises Deloitte Fast 50 en Irlande, fournit des solutions Microsoft Office 365/Outlook intégrées qui transforment la façon dont les travailleurs de l'information gèrent et partagent du contenu où qu'ils se trouvent. En cette ère numérique, où les équipes sont plus dispersées que jamais, Repstor résout le problème en spirale de la gouvernance de la gestion de l'information - sans exiger que les utilisateurs changent leur façon de travailler instinctivement. Mieux encore, Repstor les aide à utiliser de manière complète et conforme les aides à la collaboration telles que SharePoint et Microsoft Teams.
Sommaire
National Grid plc est une multinationale britannique de services publics d'électricité et de gaz dont le siège est à Londres. C'est l'un des plus grands services publics au monde appartenant à des investisseurs et joue un rôle vital dans la connexion de millions de personnes à l'énergie qu'elles utilisent - de manière sûre, fiable et efficace.
National Grid dispose d'un important service juridique interne au Royaume-Uni. Une réorganisation de l'entreprise a incité la fonction juridique à améliorer et coordonner sa gestion des affaires juridiques.
Après un examen approfondi du marché, National Grid a choisi ES/Unity, Powered by Repstor, une solution de gestion du cycle de vie des affaires basée sur Office 365 pour uniformiser la façon dont ses employés stockent et accèdent aux documents et e-mails liés à l'affaire.
Défi
National Grid dispose d'un important service juridique interne au Royaume-Uni. Celui-ci est composé de 6 équipes qui interviennent auprès de plus de 17 entités métiers et 24 métiers. Une réorganisation de l'entreprise et une volonté de fournir plus avec moins dans l'ensemble de National Grid ont incité la fonction juridique à améliorer et à coordonner la manière dont elle gérait les questions juridiques.
Les équipes dirigeantes du National Grid sont dispersées géographiquement et de nombreuses personnes travaillent à domicile au moins un jour par semaine. Mais tant que les documents juridiques et les traces d'e-mails étaient répartis sur Microsoft SharePoint, les lecteurs partagés et les dossiers personnels individuels dans les archives d'e-mails, une collaboration efficace n'était pas vraiment possible.
Plutôt que d'investir dans un système de gestion de documents juridiques dédié, National Grid souhaitait tirer pleinement parti des logiciels standard dont les utilisateurs disposaient déjà. Après avoir mené une analyse détaillée, ils ont décidé de ne pas utiliser un système dédié et ont choisi de standardiser la gestion des documents dans SharePoint.
Stratégie
Après un examen approfondi du marché, National Grid a choisi ES/Unity, Powered by Repstor, une solution de gestion du cycle de vie des affaires basée sur Office 365 qui exploite les environnements Microsoft Office/Outlook et SharePoint existants d'une entreprise. Il apporte de la cohérence à la façon dont les individus stockent et accèdent aux documents et e-mails liés à un sujet, sans exiger que les utilisateurs modifient leur façon de travailler naturellement.
Conçu pour compléter Office 365, le logiciel permet aux employés de concevoir et de créer facilement des espaces de travail importants dans SharePoint, ainsi que de les faire apparaître via une intégration native avec Microsoft Outlook. Cela permet aux avocats de travailler sur leurs affaires en utilisant une expérience utilisateur Outlook familière pour le classement des e-mails, la gestion des documents et la collaboration, ainsi que la gestion du cycle de vie des affaires.
Auparavant, il existait de nombreuses façons différentes de faire les choses, ainsi qu'un certain nombre de systèmes et d'approches de gestion de documents différents, et nous voulions passer à une approche standardisée - pour améliorer la productivité, la simplicité et l'efficacité.
Mo Ajaz (responsable de l'excellence opérationnelle juridique, National Grid plc)
Résultats
Une enquête de suivi auprès des utilisateurs, après la mise en service, 87 % des membres de l'équipe juridique ont déclaré que leur expérience de Repstor et de la nouvelle méthode de travail était "excellente". Les 13 % restants étaient également satisfaits, décrivant la nouvelle configuration comme « bonne ».
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