Robertson Group agiliza la gobernanza y la gestión de la información con SharePoint y Bridgeall

Resumen

Robertson es una de las mayores empresas independientes de servicios de apoyo, infraestructura y construcción del Reino Unido. Cubriendo todo el ciclo de vida del entorno construido, Robertson comprende 22 empresas en todo el Reino Unido y emplea a más de 3000 personas. Robertson opera en construcción, ingeniería civil, desarrollo inmobiliario, administración de instalaciones, ingeniería de la madera y más.

Desafío

Al embarcarse en una revisión de todo el Grupo de sus sistemas y gobierno, Robertson buscaba desarrollar un sistema de Microsoft SharePoint mediante el cual se administrarían sus documentos de gobierno. Además, su negocio de construcción deseaba maximizar la funcionalidad de SharePoint en la gestión de la información de su proyecto.

Estrategia

Robertson contactó a Bridgeall para desarrollar una solución que cumpliera con su gobierno general y las necesidades específicas del proyecto. Bridgeall hizo uso de Microsoft Office 365 y SharePoint Online y utilizó Content Type Hub para crear una solución que proporcionaría un sistema de gestión de gobierno seguro con enlaces directos a su solución de gestión de información de proyectos.

Resultados

Los desarrollos simplificaron la aprobación de documentos de gobierno a través del desarrollo de un flujo de trabajo de aprobaciones que se basó en la identificación de propietarios responsables y responsables. Estos propietarios se identificaron cuando se creó el documento en SharePoint y, cuando se publicó una versión principal, se envió al propietario responsable para su revisión y aprobación mediante el flujo de trabajo de SharePoint. Una vez aprobado por el propietario responsable, se puso a disposición de cada uno de los sitios del proyecto existente.

Como los formularios se aprobaron y compartieron a través de SharePoint antes de distribuirse a los sitios del proyecto, los usuarios podían estar seguros de que estaban utilizando la plantilla de formulario más reciente. El uso de metadatos, conjuntos de términos y tipos de contenido contribuyó a que el sistema de administración fuera fácil de usar para los usuarios finales, permitiéndoles encontrar la fuente única de la verdad y los propietarios que eran responsables de ello.

Esta solución de SharePoint permite que Robertson Construction Group se concentre en cada proyecto con el pleno conocimiento de que todos los formularios que requieren son la última versión autorizada. Además, los propietarios de contenido pueden crear y actualizar todos los documentos rectores con pleno conocimiento de que solo estarán disponibles en toda la empresa una vez que el propietario responsable haya aprobado su contenido.