North Somerset Council moderniza las comunicaciones internas con Office 365 y Agilisys

Publicado el 1 de agosto de 2019

Resumen

La nueva intranet de North Somerset Council se entregó en sprints siguiendo una metodología ágil, con rondas periódicas de comentarios y mediante una estrecha asociación con Agilisys. El Consejo reemplazó su antiguo sistema de administración de contenido (CMS) con una intranet de SharePoint moderna, con una señalización clara en el resto de Office 365. Agilisys introdujo un proceso de flujo de trabajo de creación en SharePoint, lo que facilita la edición de páginas.

Desafío

Con el CMS anterior, el Consejo se centró en la apariencia, incluida la garantía de que la intranet tuviera la marca adecuada. Como resultado, el sistema tenía diseños de página altamente personalizados y páginas maestras que afectaban negativamente la experiencia del usuario de creación de contenido. Debido a que los creadores de contenido tenían que navegar por el código personalizado para producir contenido, el Consejo tuvo problemas para ejecutar rápidamente el ciclo de vida de publicación de contenido.

Para la solución de reemplazo, el Consejo exigió que Agilisys mantuviera la marca personalizada y ofreciera funciones de igual a igual, como búsquedas en la guía telefónica y navegación lateral personalizada.

Estrategia

Para brindar una experiencia de usuario simplificada y garantizar una presencia en línea profesional, Agilisys decidió dividir la funcionalidad para que una no afectara a la otra.

Agilisys desarrolló dos colecciones de sitios, siendo la marca personalizada el foco del sitio de publicación y la creación de contenido el foco del otro. Esto permitió a los creadores de contenido aprovechar al máximo funciones como la coautoría, el intercambio y los flujos de aprobación de contenido, sin preocuparse de que sus actividades se vieran afectadas por una plataforma de publicación personalizada restrictiva.

Sabiendo que ya no tenían que trabajar con un proceso de creación de contenido desafiante, el Consejo pudo tomar decisiones informadas sobre sus datos heredados. Optó por archivar gran parte del contenido en el sistema heredado y centrarse en crear contenido nuevo mediante las herramientas y funciones intuitivas y fáciles de usar de SharePoint.

Mediante el uso de contenido de publicación entre sitios, los autores pueden crear fácilmente contenido con la interfaz de usuario intuitiva de SharePoint y luego publicar contenido aprobado para que aparezca en el sitio de publicación donde se puede aplicar la apariencia deseada sin causar interrupciones o bloqueos a los autores de contenido. La solución se implementó y actualizó mediante el motor de aprovisionamiento PnP de SharePoint, que requería una configuración 'manual' inicial mínima.

Ahora podemos concentrarnos en producir contenido que satisfaga las necesidades de nuestros empleados y les permita acceder a información clave más rápidamente. Podemos ser más receptivos y productivos, y nuestros autores de contenido ahora pueden publicar fácilmente contenido dentro de la organización. Agilisys nos permitió repensar nuestro enfoque del contenido y mejorar nuestra experiencia de comunicación interna.

(Consejo de Somerset del Norte)

Resultados

Con la implementación de SharePoint, el Consejo no solo pudo reducir su dependencia de los servidores físicos, sino que la nueva tecnología también le permitió ser más receptivo a las necesidades de información de sus partes interesadas clave. Si bien la implementación puede haber facilitado grandes ahorros en los gastos generales operativos, las mejoras obtenidas de la interfaz de creación de contenido intuitiva y fácil de usar de SharePoint permitieron al Consejo reevaluar por completo su enfoque y vinculación a los datos heredados. mejorando la experiencia general del usuario.