Resumen
Una organización benéfica de ciencias de la vida, enfocada en mejorar la salud humana agregando valor a la investigación científica en etapa inicial, miró a Proventeq para ayudar a migrar a Microsoft 365. La organización quería migrar de su sistema Documentum ECM y aprovechar la funcionalidad, la movilidad y la seguridad mejorada que ofrecen los servicios Microsoft 365 como SharePoint, OneDrive for Business y Teams. Este proyecto de migración y adopción de Office 365 de un año de duración permite que la organización benéfica de ciencias de la vida colabore con sus socios científicos y benéficos mientras protege la propiedad intelectual en su investigación.
Desafío
Si bien la organización benéfica de ciencias de la vida tenía un sistema Documentum ECM, sus usuarios carecían de la motivación para interactuar con él. Les resultaba engorroso acceder a los documentos en el sistema de origen debido a las restricciones y pre–requisitos en torno a complementos y software del navegador. Los usuarios también querían un entorno más conectado donde pudieran compartir y colaborar en espacios de trabajo virtuales accesibles desde cualquier lugar y desde múltiples puntos de partida (por ejemplo, aplicaciones de Office 365, aplicaciones de iOS, navegadores, etc.).
Además, la organización quería reducir los costos de licencia, infraestructura y soporte asociados con tener un sistema de administración de contenido.
Se dieron cuenta de que era hora de hacer un cambio. Sin embargo, pasar del sistema local heredado a Office 365 presentó sus propios desafíos.
Requeriría una reestructuración significativa de los sistemas de archivos y procesos para alinearse con la forma en que se deben almacenar y acceder los registros en SharePoint. Además, el proyecto requeriría un cronograma de migración estricto para evitar costos adicionales debido a los costos de renovación de la licencia y el soporte de Documentum.
Migrar desde Documentum no sería un proceso fácil debido a problemas relacionados con los formatos y etiquetas patentados de las ubicaciones originales. Esto incluyó que los sistemas de gestión de la propiedad intelectual de la organización benéfica estuvieran estrechamente integrados con los activos almacenados en Documentum, lo que requería una actualización para la migración. Además, el proceso empresarial dependía de sistemas externos que tienen una estrecha integración con los documentos almacenados en Documentum.
Estrategia
La organización benéfica de ciencias de la vida recurrió a Proventeq para ayudar con este proyecto de migración y adopción. Como parte de una estrategia integral de adopción de Office 365, el equipo del proyecto creó planes de gestión de proyectos adecuados, acordados y ejecutados por ambas partes. Establecieron la gobernanza necesaria dentro de Office 365 y pusieron en marcha un plan de capacitación y comunicaciones claro y efectivo para garantizar la adopción exitosa de Office 365.
El equipo migró todo el contenido empresarial de los gabinetes del sistema Documentum a sitios de departamentos especialmente aprovisionados en SharePoint, mientras migraban todo el contenido de los usuarios a sus asignaciones individuales de OneDrive.
El equipo del proyecto aseguró el contenido traduciendo las políticas de seguridad (de acuerdo con los estrictos requisitos reglamentarios de los departamentos de finanzas y recursos humanos) de Documentum a SharePoint.
Proporcionaron una interfaz fácil de usar para todos los usuarios que incluía la capacidad de coautoría de documentos y aprovechar soluciones integradas para etiquetar contenido automáticamente, especialmente para el departamento Legal.
Crearon un área dedicada para que el equipo de Proyectos trabajara en proyectos activos y cerrados, junto con componentes SPFx personalizados para facilitar un mejor trabajo con proyectos. La implementación de Microsoft Teams para estos proyectos proporcionó a los usuarios una plataforma para una mejor colaboración en el proyecto.
Para garantizar la integridad de los datos, el equipo resolvió la corrupción de datos en el origen utilizando el Acelerador de migración de Proventeq y también actualizó los sistemas de terceros que se integran a Documentum (como la plataforma de administración de propiedad intelectual).
Pasar a Office 365 fue un componente clave de nuestro plan continuo para centralizar y mejorar la accesibilidad y obtener información más significativa de nuestros datos comerciales y científicos. Al trabajar en estrecha colaboración con Proventeq como nuestro socio técnico especializado, pudimos migrar de nuestra plataforma de administración de contenido heredada a Office 365 con confianza.
(Administrador de TI, Servicios comerciales, )
Resultados
La organización benéfica de ciencias de la vida está viendo una colaboración y un cumplimiento mejorados del sistema de administración de documentos porque SharePoint y Microsoft Teams, junto con la suite Office 365, crean un lugar de trabajo virtual donde los equipos pueden reunirse, colaborar y completar tareas., y trabajar en documentos desde un repositorio central. SharePoint permite a los empleados acceder al contenido empresarial desde cualquier lugar y desde múltiples puntos de partida.
Al hacer la transición a Office 365, la organización benéfica de ciencias de la vida ha podido lograr ahorros de costos significativos (hasta 60%) al reducir los costos de licencia, infraestructura y soporte.
Ahora, la organización tiene una administración y una gestión más sencillas y potentes, junto con disposiciones para la prevención de pérdida de datos para proteger su investigación académica.
