Airways New Zealand sorgt mit Office 365 für die richtige Compliance

Veröffentlicht am 11. Juli 2018

Zusammenfassung

Airways New Zealand ist Neuseelands Anbieter von Flugsicherungs- und Navigationsdiensten und ein staatliches Unternehmen. Sie bieten Beratungs- und Schulungsdienste für Flugnavigation und Flugverkehrsmanagement in ganz Neuseeland und in mehr als 65 Ländern an. Sie unterliegen dem Public Records Act von 2005 (PRA) der Regierung sowie strengen Vorschriften in der Zivilluftfahrt sowie in der Gesundheits- und Sicherheitsbranche. Ab 2015 begann das Unternehmen mit dem Wechsel von einer veralteten On-Premise-Infrastruktur in die Cloud und erreichte gleichzeitig die Einhaltung strenger ziviler Luftfahrt- und Regierungsvorschriften wie der PRA und des Health and Safety Reform Bill von 2016.

Herausforderung

Beim Wechsel in die Cloud musste Airways sicherstellen, dass elektronische Aufzeichnungen konform sind und die verbindlichen Standards für öffentliche Aufzeichnungen von Archive New Zealand erfüllen. Der Schutz vor dem Verlust von Datensätzen durch unbeabsichtigte Benutzerfehler wie versehentliches Löschen war für die Regierungsbehörde ebenfalls unternehmenskritisch.

Compliance war nicht das einzige Ziel des Teams von Airways Digital Information. Sie mussten auch die Effizienz der Audit-Berichte, die Akzeptanz durch die Endbenutzer und die Aufrechterhaltung einer organisierten Umgebung für die Zusammenarbeit steigern. „Unsere Rolle besteht darin, Menschen dabei zu helfen, in Office 365 proaktiv zu sein“, sagte Jenny Ryan, Digital Information Analyst bei Airways.

Strategie

Airways prüfte eine Vielzahl von Lösungen von Drittanbietern, bevor es sich schließlich an AvePoint wandte. Airways entschied sich für AvePoint aufgrund seiner umfassenden Lösungssuite für seine Office 365-Umgebung. Airways erkannte, dass diese Lösungen den Wert ihrer Investition in Office 365 erhöhen würden, indem sie strenge Compliance-Kontrollen und ein umfassendes Lebenszyklusmanagement für Dokumente ermöglichten. Bei der Vorführung der AvePoint-Produkte waren die Entscheidungsträger von Airways von der Benutzerfreundlichkeit beeindruckt und wussten, dass das Team von Digital Information dabei helfen würde, die Akzeptanz zu fördern.

AvePoint hat seine Governance- und Compliance-Lösungen für Aufzeichnungen implementiert, um Airways mit seinen Geschäftsinitiativen auf Kurs zu halten. In Office 365 musste Airways die nativen Sicherungsfunktionen ergänzen. „Wir müssen die Möglichkeit haben, E-Mails auf Elementebene und OneDrive-Inhalte zusätzlich zu den in SharePoint gespeicherten Dokumenten wiederherzustellen“, sagte Ryan. Der Wert der Lösungen von AvePoint wurde sofort erkannt, als ein Mitarbeiter das Unternehmen mit kritischen Informationen verließ, die noch auf seinem OneDrive gespeichert waren. Dank AvePoint Cloud Backup konnte das Airways Digital Information Team wichtige Dokumente wiederherstellen, die andernfalls verloren gegangen wären.

Die Cloud Governance- und GroupHub-Lösungen von AvePoint wurden auch implementiert, um die Airways Groups-Umgebung zu organisieren, zu löschen, zu verwalten und zu bereinigen, bevor das Cloud Governance-Tool verwendet wird, damit Benutzer ihre eigenen, PRA-konformen Gruppen erstellen können, ohne das Digital Workplace-Team einbeziehen zu müssen. „Wir möchten die Verwendung einer konformen Umgebung vereinfachen“, sagte Ryan. „Unser Plan ist, dass, wenn jemand eine SharePoint-Site oder -Gruppe haben möchte, Cloud Governance ihm helfen kann, einen Fragebogen auszufüllen, um alles für ihn zu kennzeichnen und eine Genehmigung zu erhalten, damit er sich selbst bedienen kann, um die Produktivität zu verbessern.“

Ergebnisse

Airways New Zealand wollte eine benutzerfreundliche, konforme Umgebung. Sie freuen sich darauf, Zeit zu sparen und Dinge tun zu können, die sie vorher nicht tun konnten, mit mehr Reporting, Kapazität und Flexibilität. Airways New Zealand will dank Office 365- und AvePoint-Lösungen ein Paradebeispiel für richtige Compliance sein. Hier sind einige der Ergebnisse, die sie bisher erzielt haben:

  • Auf dem Weg, bis 2019 eine konforme Migration mit einem gründlichen Erkennungsprozess durchzuführen
  • Wichtige Dateien wiederhergestellt, die auf dem OneDrive eines ehemaligen Mitarbeiters gestrandet sind
  • Führend bei der Erreichung von PRA-Compliance in einer Cloud-Umgebung
  • Erhöhte Effizienz bei der Verwaltung von Aufzeichnungen und Berichterstattung
  • Proaktive Verwaltung der Bereitstellung, des Lebenszyklus und des Ablaufs von mehr als 280 Office 365-Gruppen
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