廣告巨頭通過雲協作解決方案提高員工生產力和滿意度

概括

全球廣告巨頭 Wavemaker 總部位於英國倫敦，在 90 個國家設有 138 個辦事處。為了幫助員工在全球範圍內高效溝通和工作，該公司使用 Microsoft Office 365 制定了新的工作方式。Wavemaker 在生產力、安全性、移動性和員工滿意度方面都看到了好處。該公司認為，快樂的員工更有創造力和生產力，因此很高興看到他們對可用的新工具和流程感到多麼興奮。

Wavemaker 由兩家成功的廣告公司 MEC 和 Mexus 合併而成，Wavemaker 的員工在合併兩個 IT 基礎架構時遇到了許多業務挑戰。 Wavemaker 在尋找能夠在整個企業中實現更好的協作和知識共享的解決方案時，向值得信賴的 Microsoft 合作夥伴 AddIn365 尋求幫助。

挑戰

Wavemaker 由兩家成功的廣告公司 MEC 和 Maxus 合併而成，而兩家 IT 基礎設施的合併也帶來了挑戰。很多公司溝通都是通過電子郵件完成的，效率很低——文件作為附件來回傳輸，多個版本可能會混淆。定位和訪問文件也可能很困難。 “每家公司都有自己的文件存儲系統，”Wavemaker 數據和技術總監 Lily McCann 解釋道。 “所以為了打開一個文件並查看它，你需要先找到它，然後獲得訪問它的權限。效率真的很低。”

Wavemaker 可以通過其母公司 Group M 訪問 Microsoft Office 365，Group M 是 WPP 的全球媒體投資管理分支機構，是廣告和營銷服務的全球領導者。 Wavemaker 看到了 Microsoft OneDrive for Business、SharePoint Online 和 Teams 在幫助建立新的工作方法方面的巨大潛力。 “我們決定將所有東西都遷移到雲端”，Kaganovsky 說。 “它為我們提供了前所未有的敏捷性。如果我們想傳輸一個 100 兆字節的文件，我們只需將它放在 OneDrive 中——我們不用拇指驅動器，或者更糟糕的是，使用互聯網上不安全的免費文件傳輸方法。”

該公司還希望通過將員工從繁瑣的任務中解放出來，讓他們有更多時間專注於讓他們每天都興奮地上班的事情，從而讓他們的工作更有回報。 “在舊的工作方式中，你會編寫一份文檔，然後通過電子郵件將其發送給所有利益相關者，”Kaganovsky 說。 “然後每個人都會進行編輯，保存本地副本，然後通過電子郵件發送回去。然後，您必須獲取所有這些版本，將它們組合起來，然後再次發送回去。那隻是無聊的浪費時間。如果有一種方法可以讓每個人同時協作處理一個文檔版本會怎樣？”

戰略

Wavemaker 將 Office 365 視為一套集成良好的工具，可以讓員工更輕鬆地完成日常任務。為了向員工提供一個簡單直接的 Office 365 套件入口點，該公司部署了來自 Microsoft 合作夥伴 AddIn365 的 AddIn Work Hub。除了公司的內部通信平台外，Work Hub 還為每位員工提供了訪問所有 Office 365 應用程序的個性化門戶。 Wavemaker 業務轉型負責人 Anastasia Donchenko 說：“Work Hub 就像是通往我們一直在使用的 Office 365 各個房間的大門。” “沒有人需要記住應用程序在哪里或如何到達那裡。”

在 Wavemaker，所有員工都必須能夠在需要時輕鬆訪問他們需要的文件——無論是用於客戶廣告活動的創意內容還是用於內部運營的業務文件。 Wavemaker 發現 OneDrive 是一種出色的解決方案，可以實現這種訪問並高度安全地進行。入職員工可以使用 OneDrive 從任何設備保存和訪問文件——即使他們沒有連接到 Intranet——使用 Windows 或 Macintosh 操作系統的同步客戶端。

因此，入職員工可以在客戶站點花費更多時間，並且仍然可以訪問他們的所有內容。 “有一天，我在一個客戶辦公室，我們的首席財務官給我發了一封電子郵件，告訴我他找不到一份重要的合同，”Wavemaker 的高級合夥人 Caroline Tran 說。 “我使用 OneDrive 保存了它，因此我能夠登錄並將其轉發給他。它挽救了一天，讓他看起來很好，因為我能夠如此快速和輕鬆地將它交給他。”

已經 100% 的入職員工使用 OneDrive 和 Teams，這意味著不再通過電子郵件發送附件或因版本控制問題而冒著生產力的風險。 “我關注的關鍵績效指標之一是人們不再花費時間打開附件、保存它們、重新保存它們並重新發送它們，”McCann 說。 “我估計每天大約需要 20 分鐘，我希望隨著每個人都更習慣於新工具，這種情況會有所改善。我可以看到所有員工通過更高效的溝通工具每週節省半天時間。對我來說，這是一個非常容易實現的目標。”

Wavemaker 團隊還使用 SharePoint 通信網站發佈內容，供業務團隊用作工作中的參考資料。他們還建立了一個安全的通信站點，在那裡他們可以為客戶提供持續的項目更新，而不是讓他們在周末等待摘要電子郵件。他們還可以使用這些站點來控制項目信息的分發和安全性。

“個別團隊還可以使用 Teams 與客戶共享他們尚未準備好與整個部門共享的工作，”McCann 說。這些網站讓我們可以查看文件是否已打開，它們在我們共享的內容方面給予了我們更多的所有權和控制權。”

結果

Wavemaker 於 2017 年 11 月開始向 Office 365 過渡，在一個英國市場與三個廣告團隊一起使用 AddIn Work Hub 和 AddIn365 入職方法試點。在成功部署後，這些策略和軟件被推廣到公司另外 8 個市場，占公司收入的 80%。 Wavemaker 現在已經讓 50% 的員工入職——在短短六個月內就超過 3,500 人——併計劃在 2018 年底之前完成部署。

通過 Office 365 獲得的效率，入職 Wavemaker 員工擁有更大的靈活性和更好的工作體驗。 “我們希望我們的員工能夠很好地平衡工作/生活，”Kaganovsky 說。 “這個項目為我們提供了靈活性——Office 365 支持移動性——因此他們可以找到平衡。人們現在可以在家、咖啡店、藝術畫廊或任何他們想去的地方工作。他們以前無法做到這一點，這有助於他們更有創造力。”

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