Office 365 和信息领导在 Central Hawke's Bay 区议会业务转型和合规方面的关键作用

概括

霍克湾中央区议会 (CHB) 是新西兰第一个使用 Office 365 进行广泛的公共记录法合规级电子文档和记录管理系统 (EDRMS) 的议会。

这一举措被 CHB 的新领导团队视为内部业务转型的基石项目。以前，理事会记录是作为临时文件共享中的纸质记录和电子文档创建和管理的。这使得员工很难全面了解决策和提供建议。它还阻碍了简化业务流程以提高效率和服务水平。

他们新的 Office 365 系统提供了一致且简单的文件和电子邮件归档方式，并提供了强大的搜索功能，包括按财产或客户进行搜索。它还与他们的评级和属性系统集成在一起。

这增强了员工在任何地方工作、协作、更有效地为选民服务的能力，并为他们未来的工作场所奠定了基础。 CHB 现在正通过数字计划进一步利用这一点，与社区和利益相关者合作并为其服务。

挑战

CHB 的大部分信息都保存在纸质文件中，以及文件共享和电子邮件中的电子文件中。文件共享文件夹的深度可达十个，并且具有临时结构。这使得很难找到有关某个主题或属性的所有信息——尤其是对于新员工。

通过解决这些问题，CHB 希望在整个组织内鼓励知识共享和传播信息，以及提高效率和提高服务水平。

要实现这一点，需要对行为和流程进行重大改变。实施计划需要融入变革管理和治理。它还需要为如何归档和查找信息创建一致的商定结构。

战略

研讨会表明，CHB 的每个部门都有非常独特的需求和工作流程，但仍需要访问相同的文件。因此，统一各种文件共享和信息源是当务之急。特别是，将所有内容都放入一个属性搜索中。

易于归档信息以及保护敏感信息是当务之急。这些设计包括使用基于 Azure 的 iWorkplace 应用程序，允许对元数据进行自动分类。另一个 iWorkplace 应用程序（智能案例文件）简化了内容管理，并让管理人员无需系统管理员权限即可轻松访问以设置细粒度的安全性和权限。这对于管理与隐私和商业敏感性相关的风险非常有用。

与 iWorkplace 智能记录应用程序耦合的 Office 365 本机文档库和元数据结构满足了公共记录法合规性需求。这个 Azure 应用程序创建了一个包含所有记录的数据集市，可用于拼接/切块报告以及创建内容保留和处置规则。这些规则可以自动化，并根据需要包括手动评估和批准处置的流程。

该项目包括与员工就他们将使用的工作空间的设计进行深入交流。还有一个互动展览活动，直观地展示了该项目的目的、它解决的问题以及其他新西兰组织和委员会如何使用 Office 365。

随着项目的进展，进一步的展览被设置为通过外部数字交互所需的关键变化——与客户、社区和利益相关者群体。这不仅有助于规划未来，还有助于加深对 Office 365 应如何为他们工作的认同和理解。

结果

SharePoint 的详细且可自定义的搜索对于现在可以查找文档的员工来说是一个立竿见影的改进 - 按部门、案例文件或文档类型进行过滤。信息保存在包含所有功能和活动的一致结构化的工作空间中。

工作人员发现了意想不到的好处，例如能够在提交听证会上远程工作。凭借他们的 EDRMS 和战略，CHB 继续发现与 SharePoint 和 Office 365 合作的新机会。这为他们的战略提供了依据，因为他们计划在未来的数字化转型阶段建立 Office 365 平台。

作为新西兰第一个采用 SharePoint 和 Office 365 以实现合规级 EDRMS 的地方政府组织，霍克湾中央区议会为其他议会敞开了大门。

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