TECE digitaliza processos baseados em documentos com d.velop e Office 365

Resumo

A TECE é uma empresa familiar de média dimensão com sede na Alemanha que produz sistemas sanitários e de instalação que receberam numerosos certificados e prémios. Com escritórios, subsidiárias e parceiros de vendas em todo o mundo, a empresa beneficia de um elevado grau de produção vertical e da adesão a exigentes padrões de qualidade.

A TECE pretendia estabelecer um sistema de gestão de informação como um repositório central de dados. O objetivo era alinhar-se com sua estratégia de nuvem e integrar-se perfeitamente com seus aplicativos CRM e ERP, garantindo ao mesmo tempo a conformidade legal.

Trabalhando com a d.velop, a TECE implementou uma solução que fornece acesso a documentos comerciais críticos no Office 365 e SharePoint no contexto das informações relevantes do objeto de negócio (clientes, fornecedores, pessoal, produtos, projetos, pedidos, casos). Isto é conseguido através de um processo automatizado e padronizado baseado em dados existentes de CRM/ERP. Todas as informações são acessíveis sem sair dos aplicativos principais, estabelecendo informações completas e transparência de documentação em todas as subsidiárias e departamentos. Os usuários podem encontrar documentos de maneira fácil e rápida e obter uma visão abrangente de todas as informações. Quando as informações estão disponíveis sem esforço, os usuários ficam livres para se concentrar no que é essencial.

Desafio

A TECE é uma empresa internacional em crescimento dinâmico. Com mais de 22 subsidiárias e unidades de produção em 5 localidades em diversos países, os silos de informações faziam parte do dia a dia dos colaboradores. As informações eram compartilhadas apenas interdepartamentalmente e exclusivamente com os funcionários diretamente afetados, restringindo a disponibilidade de informações importantes em toda a organização. Esta comunicação vertical em silos de informação tornou impossível facilitar a transparência total, resultando em pesquisas demoradas, duplicação de esforços e falta de sinergia entre vários departamentos, o que acabou por conduzir a oportunidades perdidas. Um exemplo recorrente ocorreu em canteiros de obras, quando as informações não estavam disponíveis durante comunicações importantes com parceiros de negócios. A TECE queria e precisava de acesso rápido e fácil à informação – não importa onde ou quando.

Com base nos problemas de disponibilidade do acesso móvel, bem como no uso entre subsidiárias, a empresa buscou uma estratégia que prioriza a nuvem. Em última análise, o objetivo era permitir uma digitalização completa, legal e transparente de todos os documentos, bem como o seu arquivamento. O alinhamento da estratégia de nuvem com esses objetivos permitiu escalabilidade, fácil coordenação e redução de custos devido à prestação de serviços gerenciados. Os processos e fluxos de trabalho, como o processo da aquisição ao pagamento, podem ser melhorados ainda mais porque as informações são facilmente acessíveis. Além disso, os silos de informação podem ser eliminados de forma sustentável. A transparência total produz resultados concretos em termos de economia de tempo e esforço, tanto ao melhorar a coordenação entre departamentos e locais físicos, como ao garantir que as decisões sejam tomadas com base nas versões corretas dos documentos.

O maior desafio do projeto foi migrar a solução existente onde as informações eram armazenadas em SAP, Salesforce e sistemas de arquivos para o Office 365 como local central e abrangente para informações. Além disso, essas informações armazenadas centralmente precisavam estar disponíveis diretamente por meio da integração no SAP e no Salesforce.

Estratégia

TECE depende estrategicamente do SharePoint. O requisito de estabelecer um sistema de gestão de informação como repositório central de documentos foi cumprido com a introdução do d.velop para Office 365. Esse repositório organiza documentos em pastas de arquivos com base em critérios de negócio (por cliente, fornecedor, pedido, etc.) e também armazena fichas técnicas e disponibiliza tudo isso, no contexto certo, diretamente em um processo SAP ou Salesforce. A plataforma criada pela d.velop também permite arquivamento e retenção em conformidade legal.

Estrategicamente, a utilização do Office 365 permite o intercâmbio e a colaboração online, por exemplo, em projetos com requisitos em constante mudança que exigem gestão de informações entre locais e unidades de negócio. Com a integração total de todos os sistemas, os processos da TECE podem ser simplificados e as questões de conformidade e governação podem ser abordadas de uma forma abrangente e estratégica.

Resultados

Ao introduzir um sistema de gestão de informação, a TECE conseguiu reduzir as ineficiências associadas à existência de soluções múltiplas e isoladas. Em vez disso, o d.velop para Office 365 foi usado para tornar o Office 365 o ponto focal para informações provenientes de aplicativos estrategicamente críticos, incluindo SAP como ERP e Salesforce como CRM. O maior benefício para a TECE é que cada funcionário tem agora acesso a todos os documentos relevantes, a qualquer hora e em qualquer lugar. Com mais de 1,5 milhão de documentos digitalizados por ano, a TECE agora é capaz de acessar suas informações instantaneamente – não importa se elas estão armazenadas em um arquivo de cliente, pedido ou fornecedor.

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