Adcock implanta nova intranet SharePoint com ajuda do Business Cloud Integration

Resumo

A Adcock Refrigeration and Air Conditioning Ltd é uma empresa familiar premiada que foi fundada em 1964. A Adcock opera em 12 centros com serviços completos e emprega mais de 230 pessoas, mais da metade das quais são engenheiros altamente qualificados. A Adcock tem uma ampla e variada base de clientes, incluindo edifícios comerciais, saúde, setor público, educação e manufatura, e oferece experiência incomparável em sistemas de ar condicionado, ventilação e aquecimento para todos os ambientes - bem como sistemas de refrigeração, resfriamento de processos e armazenamento refrigerado para aplicações especializadas. .

A Adcock adotou o Microsoft Office 365 e o Yammer rapidamente se tornou a ferramenta preferida para comunicação local e nacional com engenheiros e funcionários de escritório. No entanto, as equipes descobriram rapidamente que o Yammer não funcionaria bem como solução de gerenciamento de documentos. Depois de identificar a necessidade do SharePoint Online, eles procuraram a Business Cloud Integration para obter ajuda.

Desafio

Com a necessidade de conectar funcionários em diversas filiais com uma solução de gerenciamento de documentos, os principais desafios da Adcock com sua solução existente eram acessar e localizar versões atuais de documentos, substituir SANs para gerenciamento de documentos específicos de filiais e automatizar processos de negócios específicos. Além disso, a empresa precisava de uma solução que permitisse aos engenheiros do grupo, que atualmente não tinham licença para usar o Office 365, acessar informações do projeto de instalação, bem como documentos de serviço e manutenção.

Estratégia

Adcock trabalhou com Business Cloud Integration para projetar e implantar uma nova solução de gerenciamento de documentos. Business Cloud Integration construiu para Adcock uma nova intranet usando seu Casper365™ Plataforma de automação Office 365 e SharePoint.

Arquitetura e Design – A Business Cloud Integration projetou a intranet usando sites de hub modernos, páginas de filiais específicas e conjuntos de sites de trabalho privados. O trabalho do projeto precisava de uma abordagem de modelo específico, bem como de disponibilidade de documentos para diferentes tipos de usuários. Além disso, os serviços e funções do grupo são controlados centralmente e necessitam de um modelo de permissões simples para impedir o acesso a documentos confidenciais. A chave para o design foi a escalabilidade com novas filiais projetadas para serem sites modelo reimplementáveis para permitir que o grupo se expandisse sem desenvolvimento adicional.

SharePoint On-line - Eles exportaram dados Yammer para um conjunto de sites seguro usando o PowerShell para que a equipe interna os realocasse ainda mais para os sites apropriados. SharePoint Sites modernos fornecem páginas simples de usar e fáceis de usar. Business Cloud Integration os co-criou com a equipe Adcock para melhor usar os recursos da página sem uma grande dependência de redação. Conjuntos de sites SharePoint foram usados para cada filial com webparts SPFX personalizados implantados no catálogo de aplicativos e o serviço de automação Casper365 usado para implantação futura de sites, ativos e estilos em filiais.

PowerApps – A equipe desenvolveu um aplicativo de doença e retorno ao trabalho para gerenciar a frequência de todo o grupo e permitir relatórios sobre ela. Este substituiu um formulário em pdf, simplificando o processo de comunicação de ausências e aumentando a notificação antecipada das mesmas para permitir o planeamento de contingência.

Fluxo da Microsoft – Eles implantaram processos de aprovação e notificação de doença do PowerApps no Microsoft Flow. Além disso, o Microsoft Flow foi usado para automatizar o arquivamento correto de documentos recebidos de engenheiros usando o sistema GreenTree ERP do grupo, que salvava documentos em sistemas de arquivos locais usando uma convenção de nomenclatura conhecida.

Resultados

A Adcock agora tem uma solução completa de intranet e substituiu as unidades de armazenamento NAS pelo SharePoint Online. O tempo de TI no gerenciamento de unidades NAS foi reduzido, as informações são localizadas com mais facilidade e a empresa pode operar e colaborar melhor do que nunca. Os engenheiros agora são usuários licenciados, capazes de acessar documentos de instalação e manutenção remotamente, conforme necessário.

À medida que o negócio cresce, filiais adicionais podem ser facilmente adicionadas e sites de projetos podem ser implantados pela equipe interna usando Casper365™ sem intervenção adicional de um administrador SharePoint ou equipe de desenvolvimento.