セントラル ホークス ベイ ディストリクト カウンシルでのビジネス変革とコンプライアンスにおける Office 365 と情報リーダーシップの重要な役割

2020年4月21日公開

概要

セントラル ホークス ベイ ディストリクト カウンシル (CHB) は、広範な公記録法コンプライアンス グレードの電子文書および記録管理システム (EDRMS) に Office 365 を使用する最初のニュージーランド カウンシルです。

この動きは、CHB の新しいリーダーシップ チームによって、社内のビジネス変革の基礎となるプロジェクトであると見なされました。以前は、評議会の記録は紙の記録や電子ドキュメントとして作成され、アドホック ファイル共有で管理されていました。これにより、スタッフが意思決定やアドバイスを行う際に全体像を把握することが難しくなりました。また、効率とサービス レベルを向上させるためのビジネス プロセスの合理化も妨げられていました。

同社の新しい Office 365 システムは、文書や電子メールをファイリングするための一貫した簡単な方法を提供し、プロパティや顧客による検索を含む強力な検索を提供します。また、評価およびプロパティ システムとも統合されています。

これにより、スタッフは場所を問わず作業し、共同作業を行い、より効率的に住民にサービスを提供し、将来の職場の基盤を形成する能力が強化されました。 CHB は現在、コミュニティや利害関係者と協力してサービスを提供するために、デジタル イニシアチブを通じてこれをさらに活用しています。

チャレンジ

CHB の情報の多くは、ファイル共有や電子メール内の電子ファイルだけでなく、紙の文書にも保持されていました。 Fileshare フォルダは最大 10 の深さで、アドホックな構造を持っていました。これにより、特に新しいスタッフにとって、トピックまたはプロパティに関するすべての情報を見つけることが困難になりました。

これらの問題に対処することで、CHB は知識の共有を促進し、組織全体に情報を広め、効率性を高め、サービス レベルを向上させたいと考えていました。

これを実現するには、動作とプロセスを大幅に変更する必要があります。変更管理とガバナンスを組み込むために必要な実装計画。また、情報をファイリングして検索する方法について、合意された一貫した構造を作成する必要もありました。

ストラテジー

ワークショップでは、CHB の各部門が非常に独自のニーズとワークフローを持っているにもかかわらず、同じドキュメントにアクセスする必要があることがわかりました。このため、さまざまなファイル共有と情報ソースを統合することが優先事項でした。特に、すべてを 1 つのプロパティ検索にまとめます。

機密性の高い情報を保護するだけでなく、情報のファイリングを容易にすることが優先事項でした。設計には、メタデータの自動分類を可能にする Azure ベースの iWorkplace アプリの使用が含まれていました。もう 1 つの iWorkplace アプリ (Smart Case Files) は、コンテンツ管理を簡素化し、管理スタッフがシステム管理者権限なしできめ細かいセキュリティとアクセス許可を簡単に設定できるようにします。これは、プライバシーや商業上の機密性に関連するリスクを管理するのに非常に役立ちます。

Public Records Act コンプライアンスのニーズは、Office 365 のネイティブ ドキュメント ライブラリと、iWorkplace Smart Records アプリに結合されたメタデータ構造によって満たされました。この Azure アプリは、スプライス/ダイス レポートに使用できるすべてのレコードのデータマートを作成し、コンテンツの保持と廃棄のルールを作成します。ルールは自動化することができ、必要に応じて、手動の評価と廃棄の承認のプロセスを含めることができます。

このプロジェクトには、スタッフが使用するワークスペースの設計に関するスタッフとの深い関わりが含まれていました。プロジェクトの目的、解決した問題、ニュージーランドの他の組織や評議会が Office 365 をどのように利用しているかを視覚的に示すインタラクティブな展示会イベントもありました。

プロジェクトが進行するにつれて、顧客、コミュニティ、および利害関係者グループとの外部のデジタル対話に必要な主要な変更を処理するために、さらなる展示会が設定されました。これは、将来の計画を立てるのに役立つだけでなく、Office 365 がどのように機能するかについての賛同と理解を深めるのにも役立ちました。

私たちは、単なるデジタル ファイル ストレージを超えたものを求めていました。私たちは、よりスマートに考え、よりよく連携し、カスタマー エクセレンスを実現するという目標を達成できるように、デジタル ジャーニーの触媒となるものを求めていました。 Office 365 は、未来の職場へのアクセスと、デジタルの未来へのアクセスを提供してくれました。

モニーク・デビッドソン（セントラルホークスベイ地区評議会CEO）

結果

SharePoint の詳細でカスタマイズ可能な検索は、部門、ケース ファイル、またはドキュメントの種類でフィルター処理されたドキュメントを検索できるようになったスタッフにとってすぐに改善されました。情報は、すべての機能と活動を含む一貫して構造化されたワークスペースに保持されます。

スタッフは、提出物の公聴会でリモートで作業できるなど、予想外の利点を発見しました。 EDRMS と戦略を策定した CHB は、SharePoint と Office 365 を使用する新しい機会を引き続き発見しています。これは、デジタル トランスフォーメーションの将来の段階で Office 365 プラットフォーム上に構築することを計画する際の戦略に役立ちます。

コンプライアンス グレードの EDRMS に SharePoint と Office 365 を採用したニュージーランドで最初の地方自治体組織として、セントラル ホークス ベイ ディストリクト カウンシルは、他のカウンシルに門戸を開きました。

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