Cliente
Ciudad de Brampton
Resumen
Hogar de la novena ciudad más grande de Canadá, las soluciones de administración de registros y contenido de la ciudad de Brampton (Ontario) ya no cumplían con los crecientes requisitos de cumplimiento y gobernanza. Los empleados de la Ciudad sintieron los efectos, quienes trataron de optimizar su solución obsoleta lo mejor que pudieron.
Quedó claro que la Ciudad tenía que abrirse camino a través de una transformación digital. Si bien este es un escenario común hoy en día, sus circunstancias eran todo lo contrario. La Ciudad manejó dos proyectos sustanciales en rápida sucesión: uno fue una actualización de SharePoint 2007 a SharePoint Online, el segundo fue la implementación de un sistema de administración de registros y documentos electrónicos.
Desafío
Para impulsar la transformación digital, la Ciudad necesitaba hacer el cambio a la nube. Además, la ciudad también necesitaba un sistema de administración de documentos más sustancial que funcionara sobre su entorno de SharePoint. El equipo de administración de registros de la ciudad había utilizado su instancia de SharePoint 2007 para algunas tareas de administración, pero finalmente se basó en registros físicos para realizar un seguimiento de los documentos. El equipo de gestión de la información también se involucró y se asoció con el equipo de gestión de registros para evaluar los procesos de gobierno y cumplimiento. Se hizo evidente que había lagunas en sus políticas. Mientras sucedía todo esto, la Ciudad también estaba en medio de numerosos cambios de personal que vieron a los gerentes ir y venir en una breve sucesión.
Estrategia
Para migrar sus archivos existentes a SharePoint Online e implementar la solución de administración de registros complementaria, la ciudad eligió trabajar con Gimmal. Con sus soluciones de gobierno y administración de registros, Gimmal fue la mejor opción para las necesidades de administración de información de la ciudad. La visión de la ciudad de una solución integral de administración de registros y control de contenido se alineó estrechamente con las capacidades y la experiencia del software de Gimmal.
Gimmal pudo cumplir con las necesidades de administración de información y registros de la ciudad con sus soluciones de software que funcionan sobre SharePoint. A medida que City hizo la transición a SharePoint Online, Gimmal pudo implementar su software de control de contenido para ejecutarlo. La arquitectura de SharePoint sirvió como un excelente lugar para implementar las soluciones de administración de registros y gobierno. Estas soluciones críticas para el negocio se convirtieron en la base del sistema ECM personalizado de la ciudad llamado BRiMS (Sistema de gestión de registros e información de Brampton). Con la solución implementada, la Ciudad pudo obtener más control sobre su información en todos los departamentos. Gimmal pudo apoyar el lanzamiento de BRiMS, brindando capacitación y transferencia de conocimientos a los empleados de la ciudad.
Resultados
Con BRiMS diseñado e implementado para la gestión de la información en toda la organización, la Ciudad se estableció con una solución específica que se hizo para sus necesidades exactas. Durante la migración, se movieron con éxito más de dos millones de documentos de SharePoint Server a SharePoint Online. Esto también incluyó el traslado de 3500 usuarios a Office 365, que se ejecuta en Azure. Con la accesibilidad a SharePoint Online, los equipos ahora pueden trabajar con sus dispositivos móviles. Las soluciones de gobierno y administración de registros de Gimmal han facilitado que los empleados de la ciudad encuentren lo que necesitan. Con las soluciones de Gimmal, los tipos de contenido y los metadatos se asignan en el momento en que se cargan. La Ciudad también creó sitios de intranet para equipos, y la estructura establecida por el software de Gimmal ayuda a mantener los sitios organizados y fáciles de encontrar. La adopción de los empleados fue alta, gracias a la interfaz familiar de SharePoint y la estrecha integración con Gimmal.
La Ciudad se dispuso a completar estos proyectos para probar sus operaciones en el futuro, así como permitir la innovación a través de la organización. Una vez que se completaron los proyectos, la ciudad se sintió preparada para brindar el mejor servicio posible a la gente de Brampton.
