Rol clave de Office 365 y Liderazgo de la información en la transformación empresarial y el cumplimiento en el consejo del distrito de Central Hawke's Bay

Resumen

El Consejo del Distrito de Central Hawke's Bay (CHB) es el primer Consejo de Nueva Zelanda en utilizar Office 365 para el Sistema de Gestión de Documentos y Registros Electrónicos (EDRMS) de grado de cumplimiento generalizado de la Ley de Registros Públicos.

Este movimiento fue visto por el nuevo equipo de liderazgo de CHB como un proyecto fundamental para la transformación empresarial interna. Anteriormente, los registros del consejo se creaban y administraban como registros en papel y documentos electrónicos en archivos compartidos ad-hoc. Esto dificultó que el personal tuviera una visión completa al tomar decisiones y dar consejos. También obstaculizó la racionalización de los procesos comerciales para mejorar la eficiencia y los niveles de servicio.

Su nuevo sistema Office 365 brinda formas consistentes y sencillas de archivar documentos y correos electrónicos y proporciona una búsqueda poderosa, incluida la búsqueda por propiedad o cliente. También está integrado con su calificación y sistema de propiedad.

Esto ha mejorado la capacidad del personal para trabajar en cualquier lugar, colaborar, atender a sus electores de manera más eficiente y constituye la base para el lugar de trabajo del futuro. CHB ahora está aprovechando esto aún más a través de iniciativas digitales para trabajar y servir a la comunidad y las partes interesadas.

Desafío

Gran parte de la información de CHB se mantuvo en documentos en papel, así como en archivos electrónicos en archivos compartidos y dentro del correo electrónico. Las carpetas de archivos compartidos tenían hasta diez de profundidad y tenían estructuras ad-hoc. Esto dificultó la localización de toda la información sobre un tema o propiedad, especialmente para el personal nuevo.

Al abordar estos problemas, CHB deseaba fomentar el intercambio de conocimientos y la difusión de información en toda la organización, así como impulsar mejoras en la eficiencia y aumentar los niveles de servicio.

Lograr esto requeriría cambios significativos en el comportamiento y el proceso. El plan de implementación necesitaba incorporar la gestión del cambio y la gobernanza. También necesitaba la creación de estructuras consistentes acordadas sobre cómo se archivaría y encontraría la información.

Estrategia

Los talleres demostraron que cada uno de los departamentos de CHB tenía necesidades y flujos de trabajo únicos, pero aun así necesitaban acceder a los mismos documentos. Debido a esto, la unificación de varios recursos compartidos de archivos y fuentes de información era una prioridad. En particular, reunir todo en una sola búsqueda de propiedades.

La facilidad para archivar la información, así como la seguridad de la información confidencial, era una prioridad. Los diseños incluyeron el uso de aplicaciones iWorkplace basadas en Azure que permiten la clasificación automática de metadatos. Otra aplicación de iWorkplace (Smart Case Files) simplifica la gestión de contenido y brinda al personal de administración un fácil acceso para establecer permisos y seguridad detallados sin derechos de administrador del sistema. Esto es muy útil para gestionar los riesgos relacionados con la privacidad y la sensibilidad comercial.

Las necesidades de cumplimiento de la Ley de registros públicos se cumplieron con la biblioteca de documentos nativos de Office 365 y las estructuras de metadatos acopladas a la aplicación iWorkplace Smart Records. Esta aplicación Azure crea un datamart de todos los registros que se pueden usar para informes de empalme/corte, así como para crear reglas para la retención y eliminación de contenido. Las reglas se pueden automatizar e incluir procesos de evaluación manual y aprobaciones para desechar, según sea necesario.

El proyecto incluyó un compromiso profundo con el personal en el diseño de los espacios de trabajo que utilizarían. También hubo un evento de exposición interactivo que mostró visualmente el propósito del proyecto, los problemas que resolvió y cómo otras organizaciones y consejos de Nueva Zelanda habían utilizado Office 365.

A medida que avanzaba el proyecto, se organizó una exposición adicional para trabajar en los cambios clave necesarios para la interacción digital externa, con clientes, comunidad y grupos de partes interesadas. Esto ayudó no solo a planificar para el futuro, sino también a profundizar la aceptación y la comprensión de cómo Office 365 debería funcionar para ellos.

Resultados

La búsqueda detallada y personalizable de SharePoint fue una mejora inmediata para el personal que ahora puede encontrar documentos, filtrados por: departamento, archivo de caso o tipo de documento. La información se mantiene en espacios de trabajo estructurados consistentemente que incluyen todas las funciones y actividades.

El personal ha encontrado beneficios inesperados, como poder trabajar de forma remota en las audiencias de presentaciones. Con su EDRMS y estrategia implementados, CHB continúa descubriendo nuevas oportunidades de trabajar con SharePoint y Office 365. Esto informa su estrategia a medida que planean desarrollar su plataforma Office 365 en las fases futuras de su transformación digital.

Como la primera organización de gobierno local en Nueva Zelanda en adoptar SharePoint y Office 365 para EDRMS de grado de cumplimiento, el consejo del distrito de Central Hawke's Bay ha abierto la puerta a otros consejos.

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