Adcock implementa una nueva intranet de SharePoint con la ayuda de Business Cloud Integration

Resumen

Adcock Refrigeration and Air Conditioning Ltd es una empresa familiar galardonada fundada en 1964. Adcock opera desde 12 centros con todos los servicios y emplea a más de 230 personas, más de la mitad de las cuales son ingenieros altamente calificados. Adcock tiene una base de clientes amplia y variada que incluye edificios comerciales, salud, sector público, educación y fabricación, y ofrece una experiencia inigualable en sistemas de aire acondicionado, ventilación y calefacción para todos los entornos, así como sistemas de refrigeración, enfriamiento de procesos y almacenamiento en frío para aplicaciones especializadas. .

Adcock adoptó Microsoft Office 365 y Yammer se convirtió rápidamente en la herramienta preferida para la comunicación local y nacional con ingenieros y personal de oficina. Sin embargo, los equipos descubrieron rápidamente que Yammer no iba a funcionar bien como solución de gestión de documentos. Después de identificar la necesidad de SharePoint Online, se comunicaron con Business Cloud Integration para obtener ayuda.

Desafío

Con la necesidad de conectar a los empleados en varias sucursales con una solución de administración de documentos, los desafíos clave de Adcock con su solución existente eran acceder y ubicar las versiones actuales de los documentos, reemplazar las SAN para la administración de documentos específicos de la sucursal y automatizar procesos comerciales específicos. Además, la empresa necesitaba una solución que permitiera a los ingenieros del grupo, que actualmente no tenían licencia para usar Office 365, acceder a la información del proyecto de instalación, así como a los documentos de servicio y mantenimiento.

Estrategia

Adcock trabajó con Business Cloud Integration para diseñar e implementar una nueva solución de gestión de documentos. Business Cloud Integration construyó para Adcock una nueva Intranet usando su Casper365™ Plataforma de automatización Office 365 y SharePoint.

Diseño arquitectónico - Business Cloud Integration diseñó la Intranet utilizando sitios centrales modernos, páginas de sucursales específicas y colecciones de sitios de trabajo privados. El trabajo del proyecto necesitaba un enfoque de plantilla específico, así como la disponibilidad de documentos entre diferentes tipos de usuarios. Además, los servicios y funciones del grupo se controlan de forma centralizada y necesitan un modelo de permisos sencillo para evitar el acceso a documentos confidenciales. La clave del diseño fue la escalabilidad con nuevas sucursales diseñadas para ser sitios de plantilla reubicables para permitir que el grupo se expanda sin más desarrollo.

SharePoint en línea – Exportaron datos de Yammer a una colección de sitios seguros mediante PowerShell para que el equipo interno se trasladara a los sitios apropiados. Los sitios modernos de SharePoint proporcionan páginas fáciles de usar y fáciles de usar. Business Cloud Integration los co-creó con el equipo de Adcock para utilizar mejor las funciones de la página sin una gran dependencia de la redacción. Las colecciones de sitios de SharePoint se usaron para cada sucursal con elementos web de SPFX personalizados implementados en el catálogo de aplicaciones y el servicio de automatización Casper365 se usó para la futura implementación de sucursales de sitios, activos y estilos.

PowerApps – El equipo desarrolló una aplicación de enfermedad y regreso al trabajo para administrar la asistencia de todo el grupo y permitir informar sobre ella. Esto reemplazó un formulario pdf, simplificando el proceso de informar ausencias y aumentando la notificación temprana de las mismas para permitir la planificación de contingencias.

Flujo de Microsoft – Implementaron procesos de notificación de PowerApps de aprobación y enfermedad en Microsoft Flow. Además, se usó Microsoft Flow para automatizar el archivo correcto de los documentos entrantes de los ingenieros que usaban el sistema ERP GreenTree del grupo, que guardaba los documentos en sistemas de archivos locales usando una convención de nomenclatura conocida.

Resultados

Adcock ahora tiene una solución de Intranet completa y han reemplazado las unidades de almacenamiento NAS con SharePoint Online. Se ha reducido el tiempo de TI en la administración de unidades NAS, la información se encuentra más fácilmente y la empresa puede operar y colaborar mejor que nunca. Los ingenieros ahora son usuarios con licencia, capaces de acceder a los documentos de instalación y mantenimiento de forma remota según sea necesario.

A medida que el negocio crece, se pueden agregar fácilmente sucursales adicionales y el equipo interno puede implementar sitios de proyectos usando Casper365™ sin más intervención de un administrador o equipo de desarrollo de SharePoint.