Graebel utiliza automatización controlada para modernizar los pedidos de servicios de reubicación global con Microsoft Copilot Studio.

Graebel es líder mundial en la gestión del talento, ofreciendo servicios integrales de movilidad laboral y gestión de personal para organizaciones multinacionales. Cada año, Graebel gestiona miles de traslados de empleados, tanto nacionales como internacionales. Este trabajo exige precisión, un estricto cumplimiento normativo y una experiencia fluida tanto para el cliente como para los empleados.

Para dar respuesta a la creciente demanda mundial y mantener la excelencia operativa, Graebel está utilizando la IA agents para modernizar la forma en que las solicitudes de órdenes de servicio pasan del correo electrónico no estructurado a su plataforma propia Graebel globalCONNECT®.

Mediante los servicios de IA Microsoft Copilot Studio y Azure, incluyendo la comprensión de contenido con IA Azure, y las capacidades informáticas, Graebel creó un flujo de trabajo impulsado por IA capaz de interpretar las solicitudes de órdenes de servicio, aplicar lógica empresarial y completar acciones dentro de globalCONNECT. Esto reduce el trabajo manual y permite a los equipos dedicar más tiempo a brindar soporte a clientes y empleados.

Al adoptar Microsoft Copilot Studio y la IA agents, hemos superado la automatización tradicional y hemos adoptado un modelo operativo más inteligente y escalable. Esto nos permite brindar un servicio más rápido y preciso a nuestros clientes, al tiempo que posibilita que nuestros equipos se enfoquen en brindar soporte de alto valor y en el crecimiento a largo plazo.

— Matt Brownlee, Director de Operaciones de Graebel

Modernización de las órdenes de servicio de reubicación con el Agente de Órdenes de Servicio de Graebel

Una parte importante de las solicitudes de servicios de reubicación de Graebel llega por correo electrónico de clientes y socios. Estos correos suelen incluir detalles de los empleados, el alcance del servicio, los plazos y los requisitos de cumplimiento. Los equipos de operaciones deben revisar esta información e introducirla manualmente en globalCONNECT.

A medida que aumentaba el volumen de reubicaciones, este proceso se volvía más difícil de gestionar. La revisión manual y la introducción de datos incrementaban el esfuerzo y el coste. Los diferentes formatos de correo electrónico aumentaban la probabilidad de errores. Durante los periodos de mayor actividad, los tiempos de respuesta se ralentizaban tanto para los clientes como para las partes interesadas internas, lo que generaba fricciones en momentos críticos del proceso de reubicación de empleados. Dado que globalCONNECT no expone API para este flujo de trabajo, Graebel necesitaba una solución que pudiera comprender el contenido no estructurado, aplicar la lógica empresarial y funcionar dentro de la experiencia de plataforma que ya utilizaban los operadores capacitados.

Graebel presentó el Agente de Órdenes de Servicio para eliminar fricciones en el origen y brindar soporte a los equipos de operaciones. Este agente convierte los correos electrónicos de órdenes de servicio que cumplen con los requisitos en transacciones precisas y conformes a la normativa en globalCONNECT, preservando al mismo tiempo la gobernanza y la supervisión humana.

Un flujo de trabajo de IA simple y controlado

Desarrollado con IA Microsoft Copilot Studio y Azure, el Agente de Órdenes de Servicio de Graebel combina la comprensión del contenido, la validación de reglas de negocio, la orquestación y la interacción con la interfaz de usuario en un flujo de automatización controlado. El agente supervisa los canales de correo electrónico de órdenes de servicio designados, utiliza la comprensión del contenido mediante IA Azure para interpretar instrucciones no estructuradas y extraer campos de datos clave en un formato estructurado. A continuación, aplica la lógica de servicio y las comprobaciones de cumplimiento, y utiliza las capacidades informáticas para navegar por globalCONNECT a través de su interfaz de usuario.

El agente completa las transacciones del mismo modo que lo haría un operador capacitado, derivando los casos de baja confianza, las excepciones y las aprobaciones para su revisión humana. Esto permite a Graebel modernizar un flujo de trabajo crítico sin modificar la plataforma subyacente. Además, reduce la carga de mantenimiento asociada a la automatización basada en scripts, que suele ser poco robusta.

• Los equipos de operaciones pueden delegar la entrada de pedidos de servicio de alto volumen y que requieren cualificación al agente, y centrarse en las excepciones y las interacciones personalizadas con los clientes.
• Las partes interesadas en materia de cumplimiento y gobernanza mantienen el control mediante la revisión manual de casos de baja confianza, aprobaciones y excepciones.
• Los responsables de la prestación de servicios obtienen una base de automatización reutilizable que puede ampliarse a más de 30 categorías de servicios de reubicación con el tiempo.

Generar un valor empresarial claro

Graebel desarrolló el Agente de Órdenes de Servicio en colaboración con GET AI y Microsoft. Microsoft Copilot Studio proporciona la capa de creación y orquestación de agentes de bajo código, mientras que los servicios de IA de Azure permiten la interpretación de contenido no estructurado y la extracción estructurada de los detalles de las órdenes de servicio. Al trabajar directamente con la interfaz de usuario de globalCONNECT, el agente ayuda a los equipos de operaciones a aumentar la capacidad, preservando al mismo tiempo los sistemas, controles y prácticas de cumplimiento que respaldan la prestación de servicios de movilidad global.

El proyecto piloto se centra en un pequeño conjunto de tipos de órdenes de servicio de alto volumen, con una arquitectura diseñada para extender el mismo modelo de flujo de trabajo a servicios de reubicación adicionales con el tiempo. Los primeros resultados muestran menor esfuerzo manual, tiempos de respuesta más rápidos, mayor consistencia gracias a la extracción y validación basadas en IA, y un enfoque repetible que Graebel puede utilizar para otros procesos operativos.

Impulsando la IA empresarial a gran escala

Graebel, GET AI y Microsoft han demostrado, en conjunto, cómo la IA agents puede respaldar flujos de trabajo empresariales complejos, especialmente en entornos donde las plataformas heredadas, las entradas no estructuradas y los requisitos de cumplimiento dificultan la automatización tradicional. Para Graebel, el Agente de Órdenes de Servicio es un modelo que puede extenderse a operaciones de movilidad global. Mejora la capacidad de respuesta y permite que los equipos se enfoquen en brindar una atención más personalizada a clientes y empleados.

Al combinar las capacidades de IA de Microsoft Copilot Studio y Azure con la experiencia de Graebel en el sector, la empresa está integrando la IA directamente en las operaciones diarias. Transforma las solicitudes de correo electrónico no estructuradas en transacciones controladas y conformes a la normativa en globalCONNECT, elevando así el nivel de la prestación de servicios con IA. Este enfoque combina la automatización inteligente con la experiencia humana para optimizar la experiencia de reubicación.