State of Hawaii steigert die Effizienz der Regierung durch erweiterte papierlose Dienste von Adobe und Microsoft

Veröffentlicht am 1. August 2019

Zusammenfassung

Durch die Reduzierung der Papiermenge, die die Regierung durch die Einführung digitaler Prozesse wie die Unterstützung elektronischer Dokumente und Unterschriften mit Adobe Sign zusammen mit SharePoint-Workflows ausgibt, senkt der Bundesstaat Hawaii die Kosten und stellt Bürgerdienste so effizient wie möglich bereit.

Herausforderung

Hawaii ist vor allem für aktive Vulkane, Strände, Surfen und Wandern bekannt und ein Paradies für Outdoor-Liebhaber. Passenderweise begrüßt der Bundesstaat Hawaii eine papierlose Initiative, die unter anderem negative Auswirkungen auf die Umwelt reduzieren wird. Da die Bevölkerung auf mehrere Inseln verteilt ist, stellt Hawaii auch die Landesregierung vor besondere Herausforderungen, da sie daran arbeitet, alle 1,4 Millionen Bürger schnell und effizient zu erreichen.

Aber ebenso wichtig ist, dass die Einführung digitaler Prozesse, einschließlich der Unterstützung elektronischer Dokumente, der Regierung hilft, effektiver zu kommunizieren und den Bürgern Dienstleistungen effektiver zu erbringen.

Strategie

Der Bundesstaat Aloha hat Adobe Sign, eine Adobe Document Cloud-Lösung, für seine elektronischen Signaturanforderungen eingeführt und das Hin und Her reduziert, das normalerweise mit Dokumentenüberprüfungs- und Genehmigungsprozessen einhergeht. Beispielsweise wurde die Zeit für die Erledigung von Papierkram allein im Zusammenhang mit Neueinstellungen um 80 Prozent reduziert. Die Arbeitsabläufe wurden für eine bessere Übersicht und Effizienz vereinfacht.

Beispielsweise wird das Gesundheitsministerium von Hawaii Adobe Sign verwenden, um unterzeichnete Impfformulare für 180.000 Schüler in K-12-Schulen zu verwalten. Eltern und Erziehungsberechtigte können die Formulare elektronisch unterschreiben, wodurch dieser jährliche Prozess schneller und einfacher durchgeführt werden kann. Darüber hinaus verwenden Staatsbedienstete Adobe Creative Cloud-Apps wie Adobe Acrobat Pro DC, Adobe Photoshop CC, InDesign CC und Dreamweaver CC, um kostengünstig qualitativ hochwertige Kommunikation für die Bürger zu erstellen und bereitzustellen.

Durch die Verwendung von Adobe Sign als Teil der eSign-Dienste von Hawaii sparen wir einen Großteil der Zeit, die zuvor für das Vorbereiten und Weiterleiten von Dokumenten aufgewendet wurde. Die Möglichkeit, Adobe Sign in bestehende SharePoint-Umgebungen und Abteilungs-Workflows zu integrieren, gibt Staatsangestellten mehr Optionen für eine integrierte Lösung zum Senden und Verfolgen von Dokumenten.

Todd Nacapuy (Chief Information Officer, Bundesstaat Hawaii)

Ergebnisse

Mehr als 64.000 Dokumente wurden im ersten Jahr elektronisch signiert, und die Wachstumserwartungen sind hoch. Bis zu 25.000 Mitarbeiter werden mit Adobe Sign mit einem Dokument interagieren, entweder als Person, die ein Dokument zur Signatur einreicht, oder als Unterzeichner, und diese Zahl wird voraussichtlich noch steigen – möglicherweise um Zehntausende.

Weitere Ergebnisse umfassen Folgendes:

  • 80% weniger Zeit für die Bearbeitung von Neueinstellungen
  • Unterschriebene Genehmigungen werden innerhalb von Stunden und nicht von Wochen zurückgesendet
  • Ermöglicht es Mitarbeitern, überall auf Mobilgeräten zu unterschreiben

Nacapuy fügt hinzu: „Adobe-Lösungen bieten eine solide Grundlage, die es uns ermöglicht, intelligenter zu arbeiten und Probleme auf neue Weise zu lösen. Durch unsere starke Partnerschaft mit Adobe verändern wir die Arbeitsweise der Regierung, um den Bürgern schnellere und effektivere Dienste bereitzustellen.“

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