Graebel nutzt gesteuerte Automatisierung, um globale Umzugsaufträge mit Microsoft Copilot Studio zu modernisieren.

Graebel ist ein weltweit führender Anbieter von Personalmobilitätslösungen und bietet umfassende Managed Services für multinationale Unternehmen. Jedes Jahr begleitet Graebel Tausende von nationalen und internationalen Mitarbeiterversetzungen. Diese Arbeit erfordert Präzision, strikte Einhaltung aller Vorschriften und einen reibungslosen Ablauf für Kunden und Mitarbeiter.

Um der wachsenden globalen Nachfrage gerecht zu werden und operative Exzellenz zu gewährleisten, nutzt Graebel AI agents, um die Übertragung von Serviceauftragsanfragen von unstrukturierten E-Mails auf die firmeneigene Plattform Graebel globalCONNECT® zu modernisieren.

Mithilfe der KI-Dienste Microsoft Copilot Studio und Azure, einschließlich Azure AI Content Understanding, und der entsprechenden Computerfunktionen entwickelte Graebel einen KI-gestützten Workflow. Dieser kann Serviceaufträge interpretieren, Geschäftslogik anwenden und Aktionen innerhalb von globalCONNECT ausführen. Dadurch wird der manuelle Aufwand reduziert und die Teams können sich verstärkt der Unterstützung von Kunden und Mitarbeitern widmen.

Durch die Einführung von Microsoft Copilot Studio und AI agents haben wir die traditionelle Automatisierung hinter uns gelassen und ein intelligenteres, skalierbares Betriebsmodell geschaffen. Dies ermöglicht es uns, unsere Kunden schneller und präziser zu bedienen und gleichzeitig unseren Teams zu erlauben, sich auf hochwertigen Support und langfristiges Wachstum zu konzentrieren.

— Matt Brownlee, Chief Operating Officer, Graebel

Modernisierung von Umzugsaufträgen mit dem Graebel Service Order Agent

Ein Großteil der Anfragen für Umzugsdienstleistungen von Graebel erreicht uns per E-Mail von Kunden und Partnern. Diese E-Mails enthalten häufig Mitarbeiterdaten, Leistungsumfang, Zeitpläne und Compliance-Anforderungen. Die operativen Teams müssen diese Informationen prüfen und manuell in globalCONNECT eingeben.

Mit steigendem Umzugsvolumen wurde dieser Prozess immer schwieriger zu handhaben. Manuelle Prüfungen und Dateneingabe erhöhten Aufwand und Kosten. Unterschiedliche E-Mail-Formate erhöhten das Fehlerrisiko. In Spitzenzeiten verlängerten sich die Bearbeitungszeiten sowohl für Kunden als auch für interne Beteiligte – was in kritischen Momenten des Mitarbeiterumzugsprozesses zu Reibungsverlusten führte. Da globalCONNECT keine APIs für diesen Workflow bereitstellt, benötigte Graebel eine Lösung, die unstrukturierte Inhalte verarbeiten, Geschäftslogik anwenden und in die bereits von geschulten Mitarbeitern genutzte Plattformumgebung integriert werden konnte.

Graebel hat den Service Order Agent eingeführt, um Reibungsverluste an der Quelle zu minimieren und die Betriebsteams zu unterstützen. Er wandelt qualifizierte Serviceauftrags-E-Mails in präzise und konforme Transaktionen in globalCONNECT um und gewährleistet dabei gleichzeitig Governance und menschliche Kontrolle.

Ein einfacher, geregelter KI-Workflow

Der Graebel Service Order Agent, basierend auf Microsoft Copilot Studio- und Azure-KI, vereint Inhaltsanalyse, Validierung von Geschäftsregeln, Orchestrierung und Benutzerinteraktion in einem gesteuerten Automatisierungsablauf. Der Agent überwacht festgelegte E-Mail-Kanäle für Serviceaufträge, nutzt die Azure-KI zur Inhaltsanalyse, um unstrukturierte Anweisungen zu interpretieren und wichtige Datenfelder in ein strukturiertes Format zu extrahieren. Anschließend wendet er Servicelogik und Compliance-Prüfungen an und navigiert mithilfe von Computerfunktionen über die Benutzeroberfläche von globalCONNECT.

Der Agent führt Transaktionen genauso durch wie ein geschulter Mitarbeiter und leitet Fälle mit geringer Erfolgswahrscheinlichkeit, Ausnahmen und Genehmigungen zur manuellen Überprüfung weiter. Dadurch kann Graebel einen geschäftskritischen Workflow modernisieren, ohne die zugrundeliegende Plattform zu verändern. Zudem reduziert sich der Wartungsaufwand, der mit fehleranfälliger, skriptbasierter Automatisierung verbunden ist.

• Die operativen Teams können die Erfassung qualifizierter Serviceaufträge in großem Umfang an die Agenten delegieren und sich auf Ausnahmefälle und intensive Kundeninteraktionen konzentrieren.
• Die Verantwortlichen für Compliance und Governance behalten die Kontrolle durch eine menschliche Überprüfung bei Fällen mit geringem Vertrauenspotenzial, Genehmigungen und Ausnahmen.
• Verantwortliche für die Erbringung von Dienstleistungen erhalten eine wiederverwendbare Automatisierungsgrundlage, die sich im Laufe der Zeit auf mehr als 30 Kategorien von Umzugsdienstleistungen skalieren lässt.

Klaren Geschäftswert liefern

Graebel entwickelte den Service Order Agent in Zusammenarbeit mit GET AI und Microsoft. Microsoft Copilot Studio stellt die Low-Code-Agent-Entwicklungs- und Orchestrierungsschicht bereit, während die KI-Dienste von Azure die Interpretation unstrukturierter Inhalte und die strukturierte Extraktion von Serviceauftragsdetails unterstützen. Durch die direkte Integration in die globalCONNECT-Benutzeroberfläche hilft der Agent den Betriebsteams, die Kapazität zu erhöhen und gleichzeitig die Systeme, Kontrollen und Compliance-Praktiken zu erhalten, die die Bereitstellung globaler Mobilitätsdienste gewährleisten.

Das Pilotprojekt konzentriert sich auf eine kleine Anzahl häufig auftretender Serviceauftragstypen. Die Architektur ist so konzipiert, dass das gleiche Workflow-Modell im Laufe der Zeit auf weitere Umzugsdienstleistungen ausgeweitet werden kann. Erste Ergebnisse zeigen weniger manuellen Aufwand, schnellere Bearbeitungszeiten, verbesserte Konsistenz durch KI-gestützte Extraktion und Validierung sowie einen wiederholbaren Ansatz, den Graebel für andere operative Prozesse nutzen kann.

Weiterentwicklung von KI in Unternehmen im großen Maßstab

Graebel, GET AI und Microsoft haben gemeinsam gezeigt, wie die KI agents komplexe Unternehmens-Workflows unterstützen kann – insbesondere dort, wo veraltete Plattformen, unstrukturierte Eingaben und Compliance-Anforderungen die herkömmliche Automatisierung erschweren. Für Graebel ist der Service Order Agent ein Modell, das sich auf globale Mobilitätsabläufe ausweiten lässt. Er verbessert die Reaktionsfähigkeit und ermöglicht es Teams, sich auf die individuellere Betreuung von Kunden und Mitarbeitern zu konzentrieren.

Durch die Kombination der KI-Technologien Microsoft Copilot Studio und Azure sowie der Computernutzungsfunktionen mit Graebels Branchenexpertise integriert das Unternehmen KI direkt in den Arbeitsalltag. So werden unstrukturierte E-Mail-Anfragen in globalCONNECT in geregelte und konforme Transaktionen umgewandelt, und die Messlatte für KI-gestützte Dienstleistungen wird höher gelegt. Dieser Ansatz vereint intelligente Automatisierung mit menschlicher Expertise und optimiert so das Umzugserlebnis.