管理您的活動
管理成功的活動
確保這些計劃項目已提前處理,以便您的一天取得成功。
- 定義生產和支持溝通路徑
- 從排練中驗證管理視覺內容的人員
- 儘早開始確保演示者和製作人的最終測試
- 建立簽收和發布活動程序以提供清晰的結局
呼吸,補充水分,盡情享受。
管理直播活動的最佳實踐
活動團隊
- 活動團隊中有多人;理想情況下,一個人從不同的位置加入
- 如果您失去互聯網,遠程人員仍然可以控制會議
- 知道誰負責製作、呈現、主持問答等每個步驟
考慮在與會者邀請中使用重定向 URL 服務
- 例如,bit.ly
- 允許您共享更短、更易讀的 URL
- 允許您更改會議的 URL,而無需更新邀請
會議開始
- 提前 30 分鐘參加您的活動以進行最終設備檢查
- 準備好帶有精彩介紹的幻燈片(“活動即將開始”)並提前 10 分鐘開始播放
- 在前 10 分鐘內將音頻源靜音
示例事件支持層
多日/主持人/跟踪活動
- 在此表中填寫您組織中的關鍵聯繫人 (POC)
- 應該為大型活動確定所有角色,但可以為簡單的網絡研討會簡化
- 與組織中現有的 IT 支持台流程協調進行審查
等級 | 責任組/POC | 工具和註釋 |
第 0 層 | 所有者:活動組織者/(POC) 責任人:支持團隊 貢獻者:技術生產和 IT 團隊 |
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第一層 | 所有者:支持團隊 (POC) 貢獻者:技術團隊 |
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2級 | 所有者:活動製作人/(POC) 貢獻者:IT 管理員 |
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第 3 層 | 所有者:活動平台服務所有者(技術) (POC) 貢獻者:微軟支持 |
活動期間的常見問題和故障排除路徑
這些問題代表了在會議或現場活動中遇到的大多數報告的問題。儘管它們可能看起來很基本,但它們會引起聽眾和演講者的不滿。通過監控已發布的支持渠道並擁有版主和/或專門的與會者支持渠道(如果使用 Teams 作為您的活動體驗),提供快速簡單的方法來快速解決這些問題。
類別 | 問題/用戶聲明 | 故障排除路徑 |
調度 | “我無法安排現場活動。” | 租戶政策: 與您的 IT 管理員聯繫,為您的用戶身份啟用實時事件功能。通常,您需要被添加到一個用於管理有多少人可以安排他們的組中。政策更改後,此功能需要 24-48 小時才能生效。 |
會議加入 | “我無法加入會議/現場活動。” | 身份: 他們是否需要或是否已登錄體驗?他們是作為與會者而不是製片人加入的,反之亦然? 信息: 他們是否在正確的時間為正確的會話提供正確的鏈接? 設備/客戶端: 他們使用什麼瀏覽器或客戶端?他們在手機上嗎? |
聲音的 | “我聽不到演示者的聲音。” | 客戶端設置: 檢查他們的音頻揚聲器設置。他們是正確的設備嗎?如果是,請從會議體驗之外進行測試,以確保它們適用於其他應用程序。音量是否調整正確? |
視頻 | “我無法打開我的視頻。” | 客戶端設置: 檢查他們的音頻揚聲器設置。他們是正確的設備嗎?如果是,請從會議體驗之外進行測試,以確保它們適用於其他應用程序。 設備: 視頻驅動器最近是否已更新?設備需要重啟嗎? |
內容 | “我看不到任何幻燈片。”又名“我看不到演示者的內容。” | 演講者分享: 確保演講者在會議中共享他們的屏幕或正確的窗口。讓演講者在會議中重新分享內容。 |
聊天 | “我無法訪問聊天。” | 租戶政策: 是否為此類用戶啟用了聊天功能? (客人,聯邦?) 客戶端設置: 用戶是否是舉行頻道會議的團隊的成員? |
製作您的現場活動
以製作人身份加入 - 從 Teams 或 Outlook
加入現場活動作為 製片人 或者 主持人 從您的團隊日曆或您的 Outlook 日曆。
加入製作人或演示者
活動團隊成員將作為他們分配的角色加入(製片人 或者 主持人).
生產者觀點概述
- 監控連接到現場活動的與會者數量。 在整個會話期間查看與會者指示器。
- 查看現場製作屏幕。 當您準備好開始直播活動時,將內容髮送到製作屏幕並選擇開始。
- 確定您在活動中分享的內容。 選擇您要分享的內容。它可以是執行現場演示的文檔或應用程序。
- 啟用您的攝像頭和/或麥克風與演示者和主持人團隊以及與會者進行評論。 在活動開始前與演示者和主持人團隊分享,並在活動開始後與與會者分享。
- 與演示者和主持人團隊以及與會者共享您的屏幕。 查看與活動主持人或製作人角色相關聯的人員。如果他們打開相機,您可以看到他們的視頻。
- 在發送到現場活動之前管理內容。 準備好後,先管理要在直播活動中呈現的內容,然後再將內容髮送到直播活動屏幕。
製作人的控制——問答、聊天、設備等。
- 會議健康
- QA經理
- 會議記錄(僅限活動團隊)
- 在活動期間與活動團隊成員聊天(與會者不可見)
- 活動團隊成員名單
- 設備控制
- 僅限活動團隊的會議信息
製作人視角——直播前畫面
- 隊列和實時事件窗口允許您準備要實時發送到實時事件的視頻(攝像機)和內容。
- 請注意,您可以看到受邀演示者何時加入。
- 作為製作人,您可以將演示者的音頻靜音。他們必須自己取消靜音。
Producer 的觀點 - 管理 Presenters
- 在此處訪問您的製作人和演示者列表。
- 需要臨時添加演示者?如果他們是租戶的外部成員或聯合成員,您可以在上線之前在此處執行此操作。
- 您的一位受邀演講者遲到了嗎?通過單擊他們姓名旁邊的菜單並選擇“請求加入”來邀請他們加入會議。
製作人的觀點——準備演講者和內容
- 讓您的演示者打開他們的視頻(攝像頭),然後選擇它們以將它們添加到隊列窗口。
- 您的演示者的視頻(攝像機)隨後將出現在“隊列”窗口中。
製作人的觀點——準備演講者和內容
- 要同時演示內容(PowerPoint 等)和演示者的視頻,請更改為此佈局。
- 要演示內容,例如 PowerPoint 演示文稿,請讓您的演示者共享他們的屏幕。然後,他們的共享屏幕將出現在底部的內容托盤中。
- 使用製作人/演示者聊天與您的內容團隊進行協調。
- 選擇演示者和內容後,兩者都將出現在隊列窗口中。
重要的提示 - 任何活動演示者都可以在現場活動期間共享他們的屏幕,他們的屏幕將 覆蓋 活躍的演示者。因此,在準備現場活動期間協調內容演示者的任何更改非常重要。
製作人的觀點 - 將 Presenter 和 Content 發送到現場活動
- 現在您在隊列窗口中有演示者的視頻和內容,您可以按 實時發送 按鈕發送到實時事件窗口。
- 的內容 隊列 窗口現在已轉移到實時事件窗口。您現在可以開始活動了。通過單擊 開始 按鈕,活動將開始向所有與會者廣播您的演示者的音頻、視頻和內容。
製片人視圖 - 切換到新的演示者相機
- 如果您想切換到其他演示者的相機,您可以在 隊列 通過選擇所需的演示者的相機窗口。在此示例中,我們還將佈局更改為僅相機源,而不是共享屏幕(內容)。通過點擊 實時發送,我們將用來自 隊列 窗戶。
製作人的觀點——在活動期間與演示者聊天
- 如果您需要與其他製作人或演示者聊天,您可以通過聊天窗口進行。 筆記 – 您的與會者看不到這些聊天。
製作人的觀點 – 主持與會者問答
- 如果您啟用 問答 在設置您的現場活動時,您的與會者將能夠發布問題。這 生產者 和 演講者 然後可以在 QA經理.新問題將出現在新區域中。您可以私下回复這些內容並發布它們,或發布然後在 發表 區域。您還可以關閉消息,將它們移動到 被解僱 區域。
製作人的觀點 – 結束您的現場活動
- 當您準備好結束活動時,將所有人的音頻靜音,等待大約 20-30 秒,然後選擇 結尾.這將使您的最後結束語能夠傳達給您的與會者。
版主最佳做法
版主——成功的秘訣
主持人是管理虛擬物流和觀眾的一組額外的眼睛、耳朵和雙手,因此演示者可以專注於內容,確保會議順利進行。除了出現、良好的音頻/視頻質量和交付內容之外,演示者不必考慮其他任何事情。主持人提高了與會者的參與度,最大限度地減少了技術支持人員的負擔,並在大型活動中通過預先設計的介紹和結束信息提供活動潤色。分享我們的 主持人清單 與您的員工一起開始。
對演講者的支持
- 解決基本技術問題
- 在 Teams 會議中管理觀眾靜音/取消靜音
- 主持小組會議
- 做會話筆記
- 下載/傳輸錄音和成績單
- 收集會話數據
對與會者的支持
- 分類和匯總類似問題
- 回答基本技術問題
- 提供指向內容的鏈接/指針
- 為特定與會者提供跟進
- 打開/關閉會話和問答環節
現場活動演示者體驗
機器設置
- 如果可能的話,硬連線您的互聯網連接
- 通過隱藏額外的圖標來清潔桌面
- 從系統托盤中刪除日期和時間
- 將分辨率設置為 1920×1080
- 將縮放級別設置為 125%
- 關閉 Windows 更新
軟件設置
- 關閉您不使用的所有應用程序(Outlook、瀏覽器等)
- 清除瀏覽器歷史記錄或使用單獨的演示配置文件
- 預加載必要的網頁
- 關閉通知
- 從系統任務欄中刪除日期和時間
- 使用適當的憑據登錄會議。根據活動設計,它們可能與您的日常帳戶不同。
- 測試音頻、視頻、共享和任何背景(團隊會議)
- 讓自己靜音,直到你開始
團隊會議演示者體驗
加入 Teams 會議之前的屏幕
接下來,您將看到以下屏幕,在加入會議之前您將在其中進行以下選擇。
- 相機 – 如果您打開相機,您可能會注意到右側的圖標。這是為了啟用背景效果。如果您使用的是 Teams Web 客戶端,這將不可用。
- 麥克風 – 如果三 (3) 人或更多人已加入會議,您將以靜音方式加入會議。選擇滑塊以激活您的麥克風。
- 設備設置 – 選擇音頻設備和攝像頭設置以調整您的音頻或攝像頭源。
- 現在加入 – 使用計算機揚聲器和麥克風或連接到計算機的耳機(有線/藍牙)加入並連接到音頻。
- 音頻關閉 – 如果您所在的房間已經有活動的麥克風和揚聲器,請選擇此選項。這將確保沒有迴聲。
- 電話音頻 – 使用您的桌面電話或手機加入並連接到音頻。視頻只會顯示在屏幕上。這包括:“打電話給我”選項 和 手動撥入信息
- 添加房間 – 加入會議室並將音頻連接到會議室。您的設備將在沒有音頻的情況下連接以防止迴聲。
會議中可用的選項
顯示參與者 |
打開/關閉相機 |
顯示會議聊天 |
靜音/取消靜音 |
舉手或通過表情符號做出反應 |
共享屏幕:選項包括桌面、窗口、特定應用程序 |
更多操作 |
掛斷/離開會議 |
有關共享屏幕和更多操作的更多詳細信息,請繼續閱讀。
更多操作菜單選項
- 設備設置: 選擇音頻設備和相機設置。設置限制以允許各方自行瀏覽共享演示文稿。
- 顯示會議記錄: 您所做的筆記將與他人共享,並且在會議之前、期間和之後都可以訪問。
- 會議詳情: 加入會議鏈接信息或撥入信息。
- 打電話給我: 將呼叫轉移到另一台設備。
- 應用背景效果: 應用模糊背景或應用自定義背景,這樣當您的攝像頭打開時,會議參與者就不會被您身後發生的事情分心。
- 打開實時字幕: 實時字幕可以使您的會議對耳聾或聽力障礙的參與者、語言水平不同的人以及在嘈雜場所的參與者更具包容性。
- 開始錄製: 當您錄製會議時,會出現一個橫幅,讓與會者知道錄製已經開始。會議結束後,您可以在會議聊天或 Stream 中訪問錄製文件。
- 鍵盤: 使用 Teams 音頻會議服務從 Teams 會議中撥出。
- 關閉傳入視頻: 通過關閉視頻來幫助提高傳入視頻的音頻質量。
Teams 會議和現場活動的與會者體驗
現場活動與會者體驗
與會者體驗包括暫停和播放控件,以及通過事件快進。如果您的活動已啟用隱藏式字幕,您也可以打開隱藏式字幕,並且問答會顯示在右側。
筆記: 可以通過多種方式將指向您的現場活動的鏈接提供給與會者。您可以將其放在佔位符約會的正文中,通過格式化的邀請電子郵件進行共享,或放置在內部活動網頁上。您不能簡單地轉發 Producer/Presenter 約會。
團隊會議 - 從 Outlook 加入
- 選項 A: 點擊立即在線加入 會議請求中的鏈接。*
- 選項 B: 在會議提醒中單擊 在線加入.
*如果邀請中出現會議號碼,則僅當您無法通過 Web 訪問 Teams 應用程序或 Teams 時,才應使用該號碼和 ID。
現場活動演示者的視圖
演示者角色以發言、演示內容和主持聊天的能力參與活動。最好的做法是在活動之前加入以完成您的最終技術準備情況檢查。
- 在您的會議邀請中選擇加入 Microsoft Teams 會議將被帶到一個頁面,您可以在該頁面上選擇加入網絡或下載桌面應用程序。 請通過完整的 Teams 應用程序加入。
- 記下會議邀請中的電話號碼和會議 ID,以便在連接中斷的情況下撥打該號碼加入。
- 加入 Teams 通話後,打開麥克風和攝像頭,然後共享您的桌面。
- 確保 Teams 面板在第二台顯示器上隱藏或最小化。
- 密切關注另一台顯示器或另一台設備上的 Teams 會議聊天。版主、製作人和切換操作員將在您的會話期間使用此聊天與您交流。
筆記: 您只能通過 Windows 或 Mac 桌面設備在現場活動中進行演示。目前不支持在現場活動中進行移動演示。
現場活動演示者在講話和演示時的視圖
紅色邊框向演示者表明其相機已啟用並正在共享。
現場活動演示者的視圖 - 其他詳細信息
演示者角色以發言和演示內容以及主持問答的能力參與活動(可能會邀請多個演示者參加活動)。演示者可以在活動期間與其他演示者和製作人進行私人聊天。此聊天對活動的參加者不可見。
- 啟用 Chat Private 以與版主/製作人團隊互動 - 在整個活動期間保持此聊天開放,以便與製作人和演示者團隊私下協調。與會者將看不到此聊天。
- 使您的麥克風和/或攝像頭能夠與其他演示者和製作人互動 - 查看已連接到活動的演示者或製作者角色的人員。如果他們打開相機,您就可以看到您的圖像。
- 與 Producer 共享您的屏幕 – 與 Producer 共享您的屏幕以完成活動詳細信息。如果製作人願意,他們可以在現場活動中展示他們的屏幕。
- 見製片人和其他演示者—— 查看已連接到活動的製作者或演示者角色的人員。如果他們打開相機,您可以看到他們的圖像。
- 主持與會者的問答窗口 – 此窗口將顯示活動期間與會者提出的問題。請記住,與會者無權使用麥克風。他們的問題將部署在 新標籤.然後,您可以將其發佈到整個事件,這會將其移動到 已發布標籤, 或將您的答案保密。您還可以忽略任何多餘或不相關的問題,這會將它們移至 丟棄的標籤.
來賓與會者加入 Teams 會議的體驗
加入 Teams 會議的外部用戶
以下部分提供了有關外部用戶在加入 Teams 會議時的體驗的示例。只要有電子郵件地址,任何人都可以加入 Teams 會議。可以通過 Mac、iOS、Android 和 Windows 設備訪問 Teams。的
隨著 Teams 的發展,請繼續參考以下鏈接以獲取應用程序的新功能更新。的
作為外部用戶從桌面加入
Teams 允許您邀請組織外部的人員,包括那些沒有 Teams 許可證的人員。加入 Teams 會議唯一需要的是電子郵件地址。右側是發送 Teams 會議邀請後最終用戶將在其收件箱中看到的內容的快照。的
- 要接受會議邀請,參與者需要選擇是。
- 如果參與者選擇 立即在線加入 鏈接,如果他們沒有安裝 Teams 應用程序,他們將看到右側的屏幕。
- 如果用戶沒有 Teams 應用程序,他們將有兩個選擇:
- 下載 Teams 應用程序,或
- 改為在網絡上加入。 詳細了解支持的 Web 瀏覽器。
- 如果參與者改為選擇在網絡上加入,他們將看到此屏幕。這是在請求訪問麥克風和攝像頭。的
- 選擇允許。
- 接下來,參與者將看到以下屏幕。他們將需要輸入他們的 姓名 並選擇立即加入按鈕。他們還可以選擇在加入會議之前關閉攝像頭和/或將自己靜音。
- 要離開會議,請選擇用戶欄中列出的紅色電話圖標。
作為外部用戶從手機加入
Teams 允許您邀請組織外部的人員,包括那些沒有 Teams 許可證的人員。加入 Teams 會議唯一需要的是電子郵件地址。右側是發送 Teams 會議邀請後最終用戶將在其移動電子郵件收件箱中看到的內容的快照。
- 要接受會議邀請,參與者需要選擇 是的.
- 如果參與者選擇 立即在線加入 鏈接,如果他們沒有安裝 Teams 應用程序,他們將看到右側的屏幕。
- 要加入會議,參與者可以選擇:
- 立即在線加入 電子郵件中列出的鏈接,或
- 加入 按鈕列在他們的日曆中。
- 如果參與者沒有 Teams 移動應用程序,他們將被定向到一個屏幕以 下載應用程序.的
- 接下來,參與者將看到以下屏幕。要加入會議,請選擇 現在加入 圖標。參加者在加入會議之前有以下選擇選項。
- 現在加入 – 選擇使用當前會議選項加入會議。
- 模糊的背景 – 選擇此選項可模糊視頻通話的背景。
- 相機 – 選擇此選項可打開或關閉相機。
- 麥克風 – 選擇此按鈕可打開或關閉麥克風。如果關閉,其他人將聽不到您的聲音。
- 揚聲器 – 打開揚聲器以聽到對話。
- 要離開會議,請選擇用戶欄中列出的紅色電話圖標。